International sale contracts: beware of implied warranties!

12 février 2023

Italie

Contrats

Summary

To avoid disputes with important suppliers, it is advisable to plan purchases over the medium and long term and not operate solely on the basis of orders and order confirmations. Planning makes it possible to agree on the duration of the ‘supply agreement, minimum volumes of products to be delivered and delivery schedules, prices, and the conditions under which prices can be varied over time.
The use of a framework purchase agreement can help avoid future uncertainties and allows various options to be used to manage commodity price fluctuations depending on the type of products , such as automatic price indexing or agreement to renegotiate in the event of commodity fluctuations beyond a certain set tolerance period.

I read in a press release: “These days, the glass industry is sending wine companies new unilateral contract amendments with price changes of 20%…”

What can one do to avoid the imposition of price increases by suppliers?

Know your rights and act in an informed manner
Plan and organise your supply chain

Does my supplier have the right to increase prices?

If contracts have already been concluded, e.g., orders have already been confirmed by the supplier, the answer is often no.

It is not legitimate to request a price change. It is much less legitimate to communicate it unilaterally, with the threat of cancelling the order or not delivering the goods if the request is not granted.

What if he tells me it is force majeure?

That’s wrong: increased costs are not a force majeure but rather an unforeseen excessive onerousness, which hardly happens.

What if the supplier canceled the order, unilaterally increased the price, or did not deliver the goods?

He would be in breach of contract and liable to pay damages for violating his contractual obligations.

How can one avoid a tug-of-war with suppliers?

The tools are there. You have to know them and use them.

It is necessary to plan purchases in the medium term, agreeing with suppliers on a schedule in which are set out:

the quantities of products to be ordered
the delivery terms
the durationof the agreement
the pricesof the products or raw materials
the conditions under which prices can be varied

There is a very effective instrument to do so: a framework purchase agreement.

Using a framework purchase agreement, the parties negotiate the above elements, which will be valid for the agreed period.

Once the agreement is concluded, product orders will follow, governed by the framework agreement, without the need to renegotiate the content of individual deliveries each time.

For an in-depth discussion of this contract, see this article.

“Yes, but my suppliers will never sign it!”

Why not? Ask them to explain the reason.

This type of agreement is in the interest of both parties. It allows planning future orders and grants certainty as to whether, when, and how much the parties can change the price.

In contrast, acting without written agreements forces the parties to operate in an environment of uncertainty. Suppliers can request price increases from one day to the next and refuse supply if the changes are not accepted.

How are price changes for future supplies regulated?

Depending on the type of products or services and the raw materials or energy relevant in determining the final price, there are several possibilities.

The first option is to index the price automatically. E.g., if the cost of a barrel of Brent oil increases/decreases by 10%, the party concerned is entitled to request a corresponding adjustment of the product’s price in all orders placed as of the following week.
An alternative is to provide for a price renegotiation in the event of a fluctuation of the reference commodity. E.g., suppose the LME Aluminium index of the London Stock Exchange increases above a certain threshold. In that case, the interested party may request a price renegotiationfor orders in the period following the increase.

What if the parties do not agree on new prices?

It is possible to terminate the contract or refer the price determination to a third party, who would act as arbitrator and set the new prices for future orders.

Summary

The framework supply contract is an agreement that regulates a series of future sales and purchases between two parties (customer and supplier) that take place over a certain period of time. This agreement determines the main elements of future contracts such as price, product volumes, delivery terms, technical or quality specifications, and the duration of the agreement.

The framework contract is useful for ensuring continuity of supply from one or more suppliers of a certain product that is essential for planning industrial or commercial activity. While the general terms and conditions of purchase or sale are the rules that apply to all suppliers or customers of the company. The framework contract is advisable to be concluded with essential suppliers for the continuity of business activity, in general or in relation to a particular project.

What I am talking about in this article:

What is the supply framework agreement?
What is the function of the supply framework agreement?
The difference with the general conditions of sale or purchase
When to enter a purchase framework agreement?
When is it beneficial to conclude a sales framework agreement?
The content of the supply framework agreement
Price revision clause and hardship
Delivery terms in the supply framework agreement
The Force Majeure clause in international sales contracts
International sales: applicable law and dispute resolution arrangements

What is a framework supply agreement?

It is an agreement that regulates a series of future sales and purchases between two parties (customer and supplier), which will take place over a certain period.

It is therefore referred to as a « framework agreement » because it is an agreement that establishes the rules of a future series of sales and purchase contracts, determining their primary elements (such as the price, the volumes of products to be sold and purchased, the delivery terms of the products, and the duration of the contract).

After concluding the framework agreement, the parties will exchange orders and order confirmations, entering a series of autonomous sales contracts without re-discussing the covenants already defined in the framework agreement.

Depending on one’s point of view, this agreement is also called a sales framework agreement (if the seller/supplier uses it) or a purchasing framework agreement (if the customer proposes it).

What is the function of the framework supply agreement?

It is helpful to arrange a framework agreement in all cases where the parties intend to proceed with a series of purchases/sales of products over time and are interested in giving stability to the commercial agreement by determining its main elements.

In particular, the purchase framework agreement may be helpful to a company that wishes to ensure continuity of supply from one or more suppliers of a specific product that is essential for planning its industrial or commercial activity (raw material, semi-finished product, component).

By concluding the framework agreement, the company can obtain, for example, a commitment from the supplier to supply a particular minimum volume of products, at a specific price, with agreed terms and technical specifications, for a certain period.

This agreement is also beneficial, at the same time, to the seller/supplier, which can plan sales for that period and organize, in turn, the supply chain that enables it to procure the raw materials and components necessary to produce the products.

What is the difference between a purchase or sales framework agreement and the general terms and conditions?

Whereas the framework agreement is an agreement that is used with one or more suppliers for a specific product and a certain time frame, determining the essential elements of future contracts, the general purchase (or sales) conditions are the rules that apply to all the company’s suppliers (or customers).

The first agreement, therefore, is negotiated and defined on a case-by-case basis. At the same time, the general conditions are prepared unilaterally by the company, and the customers or suppliers (depending on whether they are sales or purchase conditions) adhere to and accept that the general conditions apply to the individual order and/or future contracts.

The two agreements might also co-exist: in that case; it is a good idea to specify which contract should prevail in the event of a discrepancy between the different provisions (usually, this hierarchy is envisaged, ranging from the special to the general: order – order confirmation; framework agreement; general terms and conditions of purchase).

When is it important to conclude a purchase framework agreement?

It is beneficial to conclude this agreement when dealing with a mono-supplier or a supplier that would be very difficult to replace if it stopped selling products to the purchasing company.

The risks one aims to avoid or diminish are so-called stock-outs, i.e., supply interruptions due to the supplier’s lack of availability of products or because the products are available, but the parties cannot agree on the delivery time or sales price.

Another result that can be achieved is to bind a strategic supplier for a certain period by agreeing that it will reserve an agreed share of production for the buyer on predetermined terms and conditions and avoid competition with offers from third parties interested in the products for the duration of the agreement.

When is it helpful to conclude a sales framework agreement?

This agreement allows the seller/supplier to plan sales to a particular customer and thus to plan and organize its production and logistical capacity for the agreed period, avoiding extra costs or delays.

Planning sales also makes it possible to correctly manage financial obligations and cash flows with a medium-term vision, harmonizing commitments and investments with the sales to one’s customers.

What is the content of the supply framework agreement?

There is no standard model of this agreement, which originated from business practice to meet the requirements indicated above.

Generally, the agreement provides for a fixed period (e.g., 12 months) in which the parties undertake to conclude a series of purchases and sales of products, determining the price and terms of supply and the main covenants of future sales contracts.

The most important clauses are:

the identification of products and technical specifications (often identified in an annex)
the minimum/maximum volume of supplies
the possible obligation to purchase/sell a minimum/maximum volume of products
the schedule of supplies
the delivery times
the determination of the price and the conditions for its possible modification (see also the next paragraph)
impediments to performance (Force Majeure)
cases of Hardship
penalties for delay or non-performance or for failure to achieve the agreed volumes
the hierarchy between the framework agreement and the orders and any other contracts between the parties
applicable law and dispute resolution (especially in international agreements)

How to handle price revision in a supply contract?

A crucial clause, especially in times of strong fluctuations in the prices of raw materials, transport, and energy, is the price revision clause.

In the absence of an agreement on this issue, the parties bear the risk of a price increase by undertaking to respect the conditions initially agreed upon; except in exceptional cases (where the fluctuation is strong, affects a short period, and is caused by unforeseeable events), it isn’t straightforward to invoke the supervening excessive onerousness, which allows renegotiating the price, or the contract to be terminated.

To avoid the uncertainty generated by price fluctuations, it is advisable to agree in the contract on the mechanisms for revising the price (e.g., automatic indexing following the quotation of raw materials). The so-called Hardship or Excessive Onerousness clause establishes what price fluctuation limits are accepted by the parties and what happens if the variations go beyond these limits, providing for the obligation to renegotiate the price or the termination of the contract if no agreement is reached within a certain period.

How to manage delivery terms in a supply agreement?

Another fundamental pact in a medium to long-term supply relationship concerns delivery terms. In this case, it is necessary to reconcile the purchaser’s interest in respecting the agreed dates with the supplier’s interest in avoiding claims for damages in the event of a delay, especially in the case of sales requiring intercontinental transport.

The first thing to be clarified in this regard concerns the nature of delivery deadlines: are they essential or indicative? In the first case, the party affected has the right to terminate (i.e., wind up) the agreement in the event of non-compliance with the term; in the second case, due diligence, information, and timely notification of delays may be required, whereas termination is not a remedy that may be automatically invoked in the event of a delay.

A useful instrument in this regard is the penalty clause: with this covenant, it is established that for each day/week/month of delay, a sum of money is due by way of damages in favor of the party harmed by the delay.

If quantified correctly and not excessively, the penalty is helpful for both parties because it makes it possible to predict the damages that may be claimed for the delay, quantifying them in a fair and determined sum. Consequently, the seller is not exposed to claims for damages related to factors beyond his control. At the same time, the buyer can easily calculate the compensation for the delay without the need for further proof.

The same mechanism, among other things, may be adopted to govern the buyer’s delay in accepting delivery of the goods.

Finally, it is a good idea to specify the limit of the penalty (e.g.,10 percent of the price of the goods) and a maximum period of grace for the delay, beyond which the party concerned is entitled to terminate the contract by retaining the penalty.

The Force Majeure clause in international sales contracts

A situation that is often confused with excessive onerousness, but is, in fact, quite different, is that of Force Majeure, i.e., the supervening impossibility of performance of the contractual obligation due to any event beyond the reasonable control of the party affected, which could not have been reasonably foreseen and the effects of which cannot be overcome by reasonable efforts.

The function of this clause is to set forth clearly when the parties consider that Force Majeure may be invoked, what specific events are included (e.g., a lock-down of the production plant by order of the authority), and what are the consequences for the parties’ obligations (e.g., suspension of the obligation for a certain period, as long as the cause of impossibility of performance lasts, after which the party affected by performance may declare its intention to dissolve the contract).

If the wording of this clause is general (as is often the case), the risk is that it will be of little use; it is also advisable to check that the regulation of force majeure complies with the law applicable to the contract (here an in-depth analysis indicating the regime provided for by 42 national laws).

Applicable law and dispute resolution clauses

Suppose the customer or supplier is based abroad. In that case, several significant differences must be borne in mind: the first is the agreement’s language, which must be intelligible to the foreign party, therefore usually in English or another language familiar to the parties, possibly also in two languages with parallel text.

The second issue concerns the applicable law, which should be expressly indicated in the agreement. This subject matter is vast, and here we can say that the decision on the applicable law must be made on a case-by-case basis, intentionally: in fact, it is not always convenient to recall the application of the law of one’s own country.

In most international sales contracts, the 1980 Vienna Convention on the International Sale of Goods (« CISG ») applies, a uniform law that is balanced, clear, and easy to understand. Therefore, it is not advisable to exclude it.

Finally, in a supply framework agreement with an international supplier, it is important to identify the method of dispute resolution: no solution fits all. Choosing a country’s jurisdiction is not always the right decision (indeed, it can often prove counterproductive).

A case recently decided by the Italian Supreme Court clarifies what the risks are for those who sell their products abroad without having paid adequate attention to the legal part of the contract (Order, Sec. 2, No. 36144 of 2022, published 12/12/2022).

Why it’s important: in contracts, care must be taken not only with what is written, but also with what is not written, otherwise there is a risk that implied warranties of merchantability will apply, which may make the product unsuitable for use, even if it conforms to the technical specifications agreed upon in the contract.

The international sales contract and the first instance decision

A German company had sued an Italian company in Italy (Court of Chieti) to have it ordered to pay the sales price of two invoices for supplies of goods (steel).

The Italian purchasing company had defended itself by claiming that the two invoices had been deliberately not paid, due to the non-conformity of three previous deliveries by the same German seller. It then counterclaimed for a finding of defects and a reduction in the price, to be set off against the other party’s claim, as well as damages.

In the first instance, the Court of Chieti had partially granted both the German seller’s demand for payment (for about half of the claim) and the buyer’s counterclaim.

The court-appointed technical expertise had found that the steel supplied by the seller, while conforming to the agreed data sheet, had a very low silicon value compared to the values at other manufacturers’ steel; however, the trial judge ruled out this as a genuine defect.

The judgment of appeal

The Court of Appeals of L’Aquila, appealed to the second instance by the buyer, had reached a different conclusion than the Court of First Instance, significantly reducing the amount owed by the Italian buyer, for the following reasons:

the regime of « implied warranties » under Article 35 of the Vienna Convention on the International Sale of Goods of 11.4.80 (« CISG, » ratified in both Italy and Germany) applied, as the companies had business headquarters in two different countries, both of which were parties to the Convention;
in particular, the chemical composition of the steel supplied by the seller, while not constituting a « defect » in the product (i.e., an anomaly or imperfection) was nonetheless to be considered a « lack of conformity » within the meaning of Articles 35(2)(a) and 36(1) of the CISG, as it rendered the steel unsuitable for the use for which goods of the same kind would ordinarily serve (also known as « warranty of merchantability »).

The ruling of the Supreme Court

The German seller then appealed to the Supreme Court against the Court of Appeals’ ruling, stating in summary that, according to the CISG, the conformity or non-conformity of the goods must be assessed against what was agreed upon in the contract between the parties; and that the « warranty of merchantability » should apply only in the absence of a precise agreement of the parties on the characteristics that the product must have.

However, the seller’s defense continued, in this case the Italian buyer had sent a data sheet including a summary table of the various chemical elements, where it was stated that silicon should be present in a percentage not exceeding 0.45, but no minimum percentage was indicated.

So, the fact that the percentage of silicon was significantly lower than that found on average in steel from other suppliers could not be considered a conformity defect, since, at the contract negotiation stage, the parties exchanging the data sheet had expressly agreed only on the maximum values, thus not considering the minimum values relevant to conformity.

The Supreme Court, however, disagreed with this reasoning and essentially upheld the Court of Appeals’ ruling, rejecting the German seller’s appeal.

The Court recalled that, according to Article 35 first paragraph of the CISG, the seller must deliver goods whose quantity, quality and kind correspond to those stipulated in the contract and whose packaging and wrapping correspond to those stipulated in the contract; and that, for the second paragraph, « unless the parties agree otherwise, goods are in conformity with the contract only if: a) they are suitable for the uses for which goods of the same kind would ordinarily serve. »

Other guarantees are enumerated in paragraphs (b) to (d) of the same standard[1] . They are commonly referred to collectively as « implied warranties. »

The Court noted that the warranties in question, including the one of « merchantability » just referred to, do not stand subordinate or subsidiary to contractual covenants; on the contrary, they apply unless expressly excluded by the parties.

It follows that, according to the Supreme Court, any intention of the parties to a sales contract to disapply the warranty of merchantability must « result from a specific provision agreed upon by the parties.«

In the present case, although the data sheet that was part of the contractual agreements was analytical and had included among the chemical characteristics of the material the percentage of silicon, the fact that only a maximum percentage was indicated and not also the minimum percentage was not sufficient to exclude the fact that, by virtue of the « implied guarantee » of marketability, the minimum percentage should in any case conform to the average percentage of similar products existing on the market.

Since the « warranty of merchantability » had not been expressly excluded between the parties by a specific contractual clause, the conformity of the goods to the contract still had to be evaluated in consideration of this implied warranty as well.

Conclusions

What should businesses that sell abroad keep in mind?

In contracts for the sale of goods between companies based in two different countries, the CISG automatically applies in many cases, in preference to the domestic law of either the seller’s country or the buyer’s country.
The CISG contains very important rules for the relationship between sellers and buyers, on warranties of conformity of goods with the contract and buyer’s remedies for breach of warranties.
One can modify or even exclude these rules by drafting appropriate contracts or general conditions in writing.
Parties may agree not to apply all or some of the « implied warranties » (possibly replacing them with contractual warranties) just as they may exclude certain remedies (e.g., exclude or limit liability for damages, within certain limits). However, they must do so in clear and explicit clauses.
For the « warranty of merchantability » not to apply, according to the reasoning of the Italian Supreme Court, it is not enough not to mention it in the contract.
It is not sufficient to attach an analytical description of the characteristics of the goods to the contract to exclude certain characteristics not mentioned but nevertheless present in similar products of other manufacturers, which can be used as a parameter for the conformity of the goods.
Instead, it is necessary to include a clause in the contract expressly excluding this type of guarantee.

In other words, in contracts, one must pay attention not only to what is written but also to what is not written.

This case once again demonstrates the importance of drafting a proper and complete contract not only from a commercial, technical, and financial point of view but also from a legal point of view, using the expertise of a lawyer experienced in international commercial contracts.

Finally, it is important not to overlook applicable law and jurisdiction clauses. These aspects are unfortunately often overlooked, even in high-value negotiations, considering these clauses unimportant or even blocking for negotiation, only to regret them when litigation arises or even threatened. See an in-depth discussion here.

Many people think that the non-disclosure agreement (NDA) is the one and only necessary precaution in a negotiation. This is wrong, because this agreement only refers to a facet of the business relationship that the parties want to discuss or manage.

Why is it important

The function of the NDA is to maintain the confidentiality of certain information that the parties intend to exchange and to prevent it from being used for purposes on which the parties did not agree. However, many aspects of the negotiation are not regulated in the NDA.

The main issues that the parties should agree on in writing are the following:

why do the parties want to exchange information?
what is the ultimate scope to be achieved?
on what general points do the parties already agree?
how long will negotiations last?
who will participate in the negotiations, and with what powers?
what documents and information will be shared?
are there any exclusivity and/or non-compete obligations during and after the negotiation?
what law applies to the negotiations and how are potential disputes resolved?

If these questions are not answered, it is likely that misunderstandings and disputes will arise over time, especially in lengthy and complex negotiations with foreign counterparts.

How to proceed?

It is advisable that the above agreements be set down in a Letter of Intent (« LoI ») or Memorandum of Understanding (« MoU »). These are preliminary agreements whose function is determining the scope of future negotiations, the timetable, and the rules to be observed during and after the negotiations.

Common objection

« These are non-binding contracts, so what is the point of using them if the parties are free not to comply?

Some covenants may be binding (exclusivity during negotiation, non-competition, dispute settlement agreements), and some may not (with the freedom to conclude or not to conclude the agreement).
In any case, agreeing on the negotiating roadmap is an advantage over operating without having set the negotiating guidelines.

What happens if no agreement is reached?

The MoU usually expressly provides for each party to be free not to finalize the negotiation as long as that party behaves, keeps acting in good faith during the negotiations and preserves the other party’s rights.
It should be noted that in case of early or unjustified termination of the negotiations by one of the parties, the other party may be entitled to damages (so-called pre-contractual liability) if the agreement and/or the law applicable to the contract so provide.

Then, when should a non-disclosure agreement be concluded?

It can be executed at the same time as the MoU / LoI or immediately afterwards so that the specification of confidential information, the way it is used, the duration of confidentiality obligations, etc. are defined in a way that is consistent with the project the parties have agreed upon.

For more information on the content of confidentiality agreements, see this article.

Après plus de 30 ans de négociations, le monde a désormais les yeux rivés sur le premier accord commercial panafricain, qui est entré en vigueur en 2019: la Zone de libre-échange continentale africaine (African Continental Free Trade Area – AfCFTA).

Avec ses 55 pays et ses quelque 1,3 milliard d’habitants, l’Afrique est le deuxième plus grand continent du monde après l’Asie. Le potentiel du continent est énorme: plus de 50 % de la population africaine a moins de 20 ans et sa croissance démographique est la plus rapide au monde. D’ici 2050, on estime qu’un nouveau-né sur quatre sera africain. En outre, le continent est riche en sols fertiles et en matières premières.

Pour les investisseurs occidentaux, l’Afrique a considérablement gagné en importance au cours des dernières années. Un volume considérable d’échanges internationaux a ainsi vu le jour, notamment grâce à l’initiative «Compact with Africa», également connue sous le nom de «Plan Marshall avec l’Afrique», adoptée en 2017 par les pays du G20. L’accent est mis sur le développement de la coopération économique de l’Afrique avec les pays du G20 par le renforcement des investissements privés.

En ce qui est du commerce intra-africain, par contre, celui-ci stagnait jusqu’à présent : les droits de douane élevés, les barrières non tarifaires (non-tariff barriers – NTBs), l’infrastructure faible, la corruption, la lourdeur de la bureaucratie et le manque de transparence et de cohérence des réglementations ont empêché les exportations interrégionales de se développer et ne représentaient dernièrement que 17 % du commerce intra-africain et seulement 0,36 % du commerce mondial. C’est pourquoi l’Union Africaine (UA) avait depuis longtemps inscrit la création d’une zone commerciale commune à son agenda.

Qu’est-ce qui se cache derrière l’AfCFTA?

La création d’une zone commerciale panafricaine a été précédée par des décennies de négociations qui ont finalement abouti à l’entrée en vigueur de l’AfCFTA le 30 mai 2019.

L’AfCFTA est une zone de libre-échange établie par ses membres qui couvre l’ensemble du continent africain (à l’exception de l’Érythrée), ce qui en fait la plus grande zone de libre-échange au monde après l’Organisation Mondiale du Commerce (OMC) en termes de nombre d’États membres.

L’organisation du marché commun a fait l’objet de plusieurs négociations individuelles, menées au cours des phases I et II.

La phase I comprend les négociations sur trois protocoles et est presque terminée.

Le protocole sur le commerce des marchandises

Ce protocole prévoit la suppression de 90 % de tous les droits de douane intra-africains dans toutes les catégories de produits dans les cinq ans suivant son entrée en vigueur. Parmi ceux-ci, jusqu’à 7 % des produits peuvent être considérés comme sensibles et bénéficier d’une période de dix ans pour l’élimination des droits de douane. Pour les pays les moins avancés (Least Developed Countries – LDCs), la période de préparation est portée de cinq à dix ans et, pour les produits sensibles, de dix à treize ans, à condition qu’ils démontrent leur besoin. Les 3 % de droits restants sont totalement exclus du démantèlement tarifaire.

La condition préalable au démantèlement tarifaire est une délimitation claire des règles d’origine. Dans le cas contraire, les importations en provenance de pays tiers pourraient bénéficier des avantages tarifaires négociés. Un accord a déjà été trouvé sur la plupart des règles d’origine.

Le protocole sur le commerce des services

Jusqu’à présent, l’Assemblée Générale de l’UA s’est mise d’accord sur cinq domaines prioritaires (transport, communication, tourisme, services financiers et services aux entreprises) et sur des lignes directrices pour les engagements correspondants. 47 États membres de l’UA ont déjà soumis leurs offres d’engagements spécifiques et l’examen de 28 d’entre eux est terminé. En outre, les négociations, par exemple sur la reconnaissance des qualifications professionnelles, sont toujours en cours.

Le protocole sur le règlement des différends

Avec le protocole relatif aux règles et procédures de règlement des différends, l’AfCFTA crée un système de règlement des différends sur le modèle du mémorandum d’accord sur le règlement des différends de l’OMC. L’Organe de règlement des différends (Dispute Settlement Body – DSB) gère le protocole de règlement des différends de l’AfCFTA et met en place un panel arbitral (Adjudicating Panel – Panel) et un organe d’appel (Appellate Body – AB). Le DSB est composé d’un représentant de chaque État membre et intervient dès qu’il y a un désaccord entre les États contractants sur l’interprétation et/ou l’application de l’accord en ce qui concerne leurs droits et obligations.

Pour la phase II restante, des négociations sont prévues sur la politique d’investissement et de concurrence, les questions de propriété intellectuelle, le commerce en ligne et les femmes et les jeunes dans le commerce, dont les résultats seront intégrés dans d’autres protocoles.

La mise en œuvre de l’AfCFTA

En principe, le commerce dans le cadre d’un accord commercial ne peut commencer qu’une fois le cadre juridique définitivement établi. Toutefois, les chefs d’État et de gouvernement de l’UA ont convenu en décembre 2020 que le commerce pouvait commencer pour les produits pour lesquels les négociations ont été conclues. Dans le cadre de ce régime transitoire, après un report dû à la pandémie, la première transaction commerciale de l’AfCFTA a eu lieu le 4 janvier 2021 du Ghana vers l’Afrique du Sud.

Éléments constitutifs de l’AfCFTA

Les 55 membres de l’UA ont tous participé aux négociations de l’AfCFTA. Parmi eux, 47 appartiennent à au moins une des communautés économiques régionales (Regional Economic Communities – RECs) reconnues, qui, selon le préambule de l’AfCFTA, continueront à servir d’éléments constitutifs de l’accord commercial. Par conséquent, ce sont les RECs qui ont représenté leurs membres respectifs dans les négociations de l’AfCFTA. L’accord AfCFTA prévoit que les RECs conservent leurs instruments juridiques, leurs institutions et leurs mécanismes de règlement des différends.

Au sein de l’UA, il existe huit communautés économiques régionales reconnues, qui se chevauchent dans certains pays et qui sont soit des accords commerciaux préférentiels (Free Trade Areas – FTAs), soit des unions douanières.

Dans le cadre de l’AfCFTA, les RECs ont différentes missions. Ce sont notamment:

la coordination des positions de négociation et le soutien aux États membres dans la mise en œuvre de l’accord;
la médiation orientée vers la recherche de solutions en cas de désaccord entre les États membres;
l’aide aux États membres afin d’harmoniser les droits de douane et d’autres règles de protection des frontières;
la promotion de l’utilisation de la procédure de notification de l’AfCFTA pour réduire les NTBs.

Perspectives de l’AfCFTA

L’AfCFTA a le potentiel de faciliter l’intégration de l’Afrique dans l’économie mondiale et crée une réelle opportunité de réorienter les modèles d’intégration et de coopération internationales.

Un accord commercial ne garantit pas à lui seul le succès économique. Pour que l’accord réalise la percée prévue, les États membres doivent avoir la volonté politique de mettre en œuvre les nouvelles règles de manière cohérente et de créer les capacités nécessaires à cet effet. La suppression à court terme des obstacles au commerce et la mise en place d’une infrastructure physique et numérique durable devraient notamment être déterminantes.

Si vous êtes intéressé par l’AfCFTA, vous pouvez lire ici une version étendue de cet article.

Le Legalmondo African Desk

Avec nos experts en Algérie, au Cameroun, en Côte d’Ivoire, en Égypte, au Ghana, en Libye, au Maroc, au Sénégal, au Soudan, en Tunisie et au Malawi, nous soutenons les entreprises dans leurs investissements et leurs projets commerciaux en Afrique.

Nous pouvons également soutenir les entreprises étrangères dans les pays africains où nous ne sommes pas directement représentés par un bureau, par le biais de notre réseau de partenaires locaux.

Comment cela fonctionne

Nous organisons une rencontre (en personne ou en ligne) avec l’un de nos experts afin de comprendre les besoins du client.
Une fois que nous avons commencé à travailler ensemble, nous accompagnons le client avec un avocat dans toutes ses affaires juridiques (cas individuels ou assistance juridique continue).

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Résumé

Comment le contrat de distribution commerciale est-il réglementé en Chine ?

Voyons quelles sont les clauses importantes, comment négocier des accords de distribution et de concession de vente, et quels sont les aspects de la relation commerciale auxquels il faut prêter le plus d’attention: exclusivité, durée et période de préavis, accords de non-concurrence, gestion de la marque et de la propriété intellectuelle, ventes en ligne et modalités de règlement des litiges.

Ce dont je parle dans cet article:

La loi applicable aux contrats de distribution en Chine
La forme du contrat de distribution et sa conclusion
Le contrat de vente international en Chine
Négociations contractuelles avec les clients et les distributeurs en Chine
Exclusivité territoriale dans un accord de distribution sur le marché chinois
L’accord de non-concurrence
Distribution omnicanale
Protéger la propriété intellectuelle en Chine
Licences de marques, magasins phares et franchisage sur le marché chinois
Durée et résiliation d’un accord de distribution
Comment gérer le stock de produits après la fin du contrat
La loi applicable à l’accord de distribution en Chine
Clauses de règlement des litiges (tribunaux chinois ou italiens et arbitrage)

Comment les accords de distribution commerciale sont-ils réglementés en Chine?

Il n’existe pas de réglementation spécifique applicable aux contrats de distribution en Chine.

Un contrat de distribution international est un contrat par lequel une partie (le fabricant, dans notre cas basé en Italie) accorde à une autre partie (le distributeur, basé en Chine) le droit d’acheter certains produits et de les revendre ensuite sur le marché chinois.

Lorsque nous parlons d’un accord de concession de vente, nous faisons référence à un contrat de distribution dans lequel le fabricant-concédant confie au distributeur-licencié non seulement le droit d’acheter et de vendre les produits, mais aussi l’obligation de promouvoir les ventes d’une manière convenue par les parties, souvent en échange d’une exclusivité territoriale.

Il existe également des formes mixtes d’accords de distribution, dans lesquelles le distributeur chinois peut également agir en tant qu’agent commercial: je n’en parle pas dans ce billet, mais ceux qui souhaitent en savoir plus sur les contrats d’agence en Chine peuvent lire ce rapport sur Legalmondo.

Les accords de distribution en Chine sont régis par la loi sur les contrats (1999), qui est un hybride comportant des éléments des systèmes socialiste, romain et allemand ainsi que des conventions internationales.

Les principes importants à garder à l’esprit lors de la rédaction d’accords de distribution avec un partenaire chinois sont l’égalité (« pingdeng » – article 3), le libre arbitre (« ziyuan » – article 4), l’équité (« gongping » – article 5) et la bonne foi (« chengshixinyong » – article 6).

Pour cette raison, même si un contrat de distribution est valablement conclu verbalement ou par un comportement concluant, il est important de rédiger un contrat écrit, clair, équilibré et complet, car ce document sera la principale source de réglementation des obligations des parties.

Ceux qui préfèrent que la relation commerciale soit réglée par des accords verbaux justifient généralement ce choix par la conviction que cela est préférable car cela laisse les parties plus libres: c’est faux et déconseillé, car un accord verbal ne permet pas d’avoir des certitudes sur des éléments fondamentaux de la relation de distribution, notamment, pour ne citer que les plus importants: le territoire attribué au distributeur, l’exclusivité, la durée, le délai de préavis pour la résiliation, le contenu de l’activité de promotion du produit, le droit d’utiliser les marques et autres éléments de la propriété intellectuelle du fabricant, la loi applicable et les modalités de résolution des litiges.

La forme du contrat de distribution en Chine

Les contrats de distribution et de vente ne sont également valables qu’en anglais, mais il est conseillé de négocier et de signer un accord bilingue (anglais-chinois): fournir une version chinoise évite les malentendus sur le contenu de l’accord et est important dans tous les cas où le contrat doit être utilisé devant un organe administratif ou en cas de litige en Chine, puisque le chinois est la seule langue officielle admise dans les tribunaux et devant les organismes publics.

Il est également bon de savoir que la pratique en Chine consiste non seulement à signer le contrat mais aussi à apposer le cachet de la société: le cachet en Chine est un exemplaire unique en bois, réalisé lors de la création de la société, qui est détenu par la personne ayant le pouvoir de représenter la société et constitue donc une indication importante que le signataire est un représentant autorisé de la société.

Le contrat de vente international en Chine

En ce qui concerne les contrats de vente individuels dans le cadre de l’accord de distribution, il convient de rappeler que, comme l’Italie, la Chine est membre de la Convention de Vienne de 1980 sur la vente internationale de marchandises (CVIM).

Pour appliquer ce droit international de la vente aux contrats avec le distributeur basé en Chine, il suffit de ne pas exclure l’application de la CVIM, qui s’applique automatiquement et qui est un droit équilibré, clair, commun aux parties et facilement disponible.

La question de savoir si Hong Kong et Macao doivent être considérés comme des États contractants après le transfert de souveraineté à la Chine n’est toutefois pas tout à fait claire: il est donc conseillé, lors de la conclusion de contrats avec des entreprises établies dans ces territoires, de prévoir expressément l’application de la CVIM (« opt in »).

L’exclusion de l’application de la CVIM aux contrats de vente est une erreur assez fréquente, fondée sur la croyance que la loi italienne offre un plus grand degré de protection au vendeur: ce n’est pas vrai (également parce que l’on peut déroger à la CVIM par des accords entre les parties) et cela entraîne des complications inutiles.

En ce qui concerne la forme et le contenu du contrat de vente ou des conditions générales de vente, ces contrats doivent également être rédigés dans les deux langues: les principales clauses concernent les modalités d’envoi et d’acceptation des commandes, les conditions de paiement et de livraison, les modalités et conditions de signalement des défauts et de leurs conséquences, les éventuelles limitations de la responsabilité du vendeur, la durée et le contenu de la garantie de bon fonctionnement.

Négociations contractuelles avec les clients et les distributeurs en Chine

La première chose à faire si le distributeur potentiel n’est pas une entreprise déjà connue du fabricant est de vérifier la validité des informations commerciales reçues.

Pour ce faire, il est nécessaire de demander une copie de la licence d’exploitation de l’entreprise, puis d’accéder au portail de l’Administration nationale de l’industrie et du commerce (SAIC), où les principales données de l’entreprise peuvent être vérifiées: nom, objet social, capital social, siège social et actionnaires.

Il est également conseillé de vérifier les références commerciales du distributeur, surtout s’il a déjà travaillé avec des entreprises étrangères, et de demander une présentation avec le plan de développement du marché et les objectifs qu’il compte atteindre.

La dernière recommandation est d’être très prudent en cas de réception de candidatures spontanées pour l’achat ou la distribution de produits en Chine: ces manifestations d’intérêt, qui passent souvent par le site web de la société italienne, peuvent cacher des fraudes petites ou grandes: j’en parle longuement dans ce billet sur Legalmondo.

Négociations et accords précontractuels en Chine: protocole d’accord et accord de non-divulgation (NDA)

Négocier avec une contrepartie chinoise est généralement difficile, en raison d’un certain nombre de facteurs, dont les principaux sont les différences de langue, de culture et de manière de faire des affaires.

Un conseil pour mener des négociations de manière aussi fluide, sûre et efficace que possible est d’utiliser certains outils contractuels très utiles.

Le premier est l’accord de non-divulgation (NDA) ou l’accord de confidentialité, qui doit être utilisé lors du partage d’informations confidentielles de nature technique ou commerciale : il est important que cet accord soit rédigé de telle sorte qu’il puisse être valable en Chine et qu’il puisse être appliqué en cas de violation par le partenaire chinois potentiel: j’en parle en détail dans ce billet sur Legalmondo.

Le deuxième accord est le protocole d’accord (MoU) ou la lettre d’intention (LoI), qui est une feuille de route de la négociation dans laquelle les parties partagent les objectifs de la négociation, la durée des négociations, l’éventuelle obligation de négocier de manière exclusive et confidentielle, les points saillants des futurs accords, qu’elles s’engagent à négocier de bonne foi, le mode de résolution des éventuels différends.

Le protocole d’accord peut également prévoir différentes étapes du projet commercial, en fixant des objectifs, des délais et des conditions dans lesquels les parties acceptent de négocier d’autres étapes de la relation, telles que la création d’une coentreprise avec le distributeur chinois ou le début de la production en Chine de certains composants du produit.

Pour ceux qui souhaitent en savoir plus sur les négociations contractuelles et l’utilité du protocole d’accord, voir ce billet sur Legalmondo.

Accords de distribution exclusive en Chine

Exclusif ou non exclusif en faveur du distributeur?

C’est souvent le principal point de discorde lors des négociations contractuelles.

Le distributeur insiste généralement pour obtenir le droit exclusif de promouvoir et de vendre dans toute la Chine, tandis que le fabricant veut éviter la concentration de toutes les ventes dans une seule entité, surtout s’il s’agit d’une nouvelle relation contractuelle et qu’il existe une incertitude quant aux véritables capacités commerciales du distributeur.

Il est donc conseillé, au moins dans une première phase, de limiter l’exclusivité géographique à une ou plusieurs provinces et de prévoir, le cas échéant, que le territoire accordé en exclusivité pourra être étendu si le distributeur atteint certains objectifs commerciaux sur lesquels les parties se sont mises d’accord.

Dans le cas où l’exclusivité est accordée, une autre bonne pratique consiste à fixer des objectifs de chiffre d’affaires minimum, c’est-à-dire à établir des objectifs commerciaux minimums à atteindre dans un certain laps de temps, avec l’accord exprès qu’en cas de non-réalisation de ces objectifs, le fabricant a le droit de retirer l’exclusivité ou de résilier le contrat.

Les clauses relatives au chiffre d’affaires minimum, surtout en ce qui concerne les années futures, et les conséquences de leur violation sont des clauses délicates, qui doivent être soigneusement structurées et gérées : pour ceux qui souhaitent approfondir ce sujet, je renvoie à cet article sur Legalmondo.

Enfin, même si Hong Kong et Macao sont sous souveraineté chinoise, il est conseillé de prévoir expressément si le contrat accorde au distributeur le droit de vendre des produits dans ces territoires également.

Pechino - Legalmondo

L’accord de non-concurrence dans un accord de distribution en Chine

Une autre clause importante d’un accord de distribution en Chine concerne la non-concurrence, notamment lorsque le distributeur représente et vend déjà des produits similaires à ceux du fabricant.

Il est conseillé de joindre à l’accord une liste des produits d’autres entreprises que le distributeur est autorisé à vendre et de préciser les produits que le distributeur ne peut pas vendre, en prévoyant expressément que tout changement doit être convenu par écrit.

Dans le cas des groupes de sociétés, cette disposition devrait également être étendue aux filiales du groupe du distributeur.

Il s’agit d’une disposition essentielle pour le début et la poursuite d’une relation commerciale claire et équitable, c’est pourquoi il est également nécessaire de prévoir que le fabricant est autorisé à accéder aux comptes du distributeur et à inspecter ses entrepôts et d’établir le droit de résilier l’accord en cas de violation de l’accord de non-concurrence par le distributeur ou ses affiliés.

Distribution omnicanale en Chine

Les ventes sur Internet en Chine ont connu une croissance exponentielle au cours des vingt dernières années: la Chine est désormais de loin le plus grand marché du commerce électronique et les ventes numériques jouent également un rôle important dans les transactions interentreprises.

Il y a quelques années encore, un contrat de distribution pouvait être structuré de manière assez simple, c’est-à-dire que le fabricant désignait un ou plusieurs distributeurs, chargés d’importer des produits en Chine et de les vendre aux clients finaux dans certaines zones géographiques.

Schématiquement, le cadre d’une relation de distribution commerciale « traditionnelle » peut donc être décrit comme ci-dessous.

distribuzione - legalmondo

Aujourd’hui, on ne peut ignorer l’existence des canaux numériques, sur lesquels diverses entités, y compris celles qui se trouvent en dehors du réseau de distribution, peuvent promouvoir les ventes.

Il existe de nombreuses façons de vendre des produits par le biais du commerce électronique en Chine (places de marché on-shore et off-shore, sites de commerce électronique transfrontaliers et on-shore, réseaux sociaux) et le système, pour être efficace et éviter les conflits entre les différents acteurs du système de distribution, doit être transparent en ligne/hors ligne.

eCommerce - legalmondo

La possibilité de vendre par l’intermédiaire de plateformes de commerce électronique peut être exclue d’un accord de distribution, mais les produits finissent souvent par être vendus sur des places de marché. Il est donc préférable de se concentrer sur la mise en place d’un système de distribution équilibré et bien intégré, dans lequel les distributeurs se voient attribuer des canaux de vente en ligne et/ou hors ligne spécifiques et où le fabricant a la possibilité de contrôler le fonctionnement du système de distribution et le respect des accords.

Lors de la rédaction d’un accord de distribution, il est important que les obligations de promotion, les budgets, les investissements, les activités de développement commercial et la gestion des médias sociaux chinois soient cohérents avec la stratégie omnicanale globale et soient coordonnés entre les différents acteurs.

Droit d’utilisation et protection de la marque dans les accords de distribution en Chine

Le droit du distributeur d’utiliser les marques du fabricant en Chine doit être réglementé de manière spécifique, en indiquant quelles utilisations des marques sont autorisées et en prévoyant l’obligation de cesser leur utilisation à la fin du contrat.

Il faut garder à l’esprit que la contrefaçon reste un problème majeur en Chine: avant d’entrer sur le marché chinois, il est essentiel de s’assurer que toutes les marques sont enregistrées en Chine (plus d’informations à ce sujet dans cet article sur Legalmondo) et il est important que l’accord interdise expressément l’enregistrement de marques, ou de marques similaires (y compris en caractères chinois) par le distributeur, ses directeurs et employés et ses filiales ou sociétés associées.

Hong Kong - Legalmondo

Licences de marques, magasins phares et franchisage en Chine

Il peut arriver que l’accord de distribution commerciale comprenne le droit du distributeur d’ouvrir des points de vente (monomarques, magasins phares, corners, etc.) en utilisant l’enseigne, la marque et d’autres éléments distinctifs de la marque du fabricant.

Ces accords sont assez fréquents, par exemple, dans le secteur de la mode: il faut alors prêter attention à la manière dont sont gérés la marque et les autres éléments de propriété du fabricant, qui sont souvent réglementés dans un accord de licence distinct.

Si plusieurs accords sont conclus, comme une licence de distribution et de marque ou une licence d’ouverture de points de vente, il est important que les dispositions des accords soient cohérentes et liées: par exemple, un manquement entraînant la résiliation d’un accord doit être mentionné parmi les événements permettant de résilier également l’accord lié, etc.

Une attention particulière doit également être accordée à la distinction entre les accords de licence de distribution/marque et le franchisage: alors que les premiers, comme je l’ai dit au début, sont des contrats atypiques, qui trouvent leur réglementation principalement dans les accords entre les parties, la franchise est réglementée par une loi spéciale (le règlement sur l’administration des franchises commerciales (商业特许经营管理条例, 2007) et certaines réglementations détaillées régissant les conditions préalables au développement d’un système de franchise en Chine (la principale étant l’existence d’au moins deux entreprises franchisées pendant un an), la nécessité de déposer et de tenir à jour le contrat (en chinois), le manuel de franchise, le plan de marketing et une série de documents annexes.

La loi sur la franchise définit également les obligations des parties pendant les négociations et au cours de la relation commerciale, notamment l’obligation de mettre à la disposition du franchisé potentiel des informations détaillées sur le projet de franchise au moins 30 jours avant la conclusion du contrat et la durée minimale du contrat (3 ans, à laquelle il peut être dérogé avec l’accord exprès du franchisé).

Pour cette raison, il est nécessaire d’examiner attentivement si l’accord commercial peut être qualifié de contrat de distribution avec une licence de marque et l’ouverture de points de vente, ou s’il relève du domaine de la franchise car, dans ce dernier cas, le non-respect de la réglementation spéciale peut entraîner des sanctions administratives et également donner droit au franchisé de résilier le contrat.

Durée et résiliation d’un contrat de distribution en Chine

Les contrats de distribution peuvent être à durée déterminée ou indéterminée, et il est possible d’établir un renouvellement automatique si le contrat continue à courir après la durée initiale.

La loi ne prévoit pas de durée minimale pour la résiliation, mais il est conseillé de donner un préavis raisonnable avant la résiliation (généralement 6 mois, mais une durée plus longue est préférable pour les relations qui durent depuis plusieurs années).

La période de préavis est généralement le moment où les litiges sont les plus susceptibles de survenir entre les parties: dans la plupart des cas, le distributeur augmentera son exposition financière ou le volume des commandes et le fabricant n’acceptera pas de fournir les produits, soit parce qu’il craint l’insolvabilité à la fin du contrat, soit parce qu’il veut éviter que le distributeur détienne un stock trop important de produits après la résiliation.

Pour ces raisons, il est approprié de prévoir dans l’accord des règles spéciales applicables après la notification de l’intention d’une partie de résilier.

Par exemple, l’accord peut prévoir des conditions de paiement différentes pendant la période de préavis, la fourniture d’une garantie bancaire pour couvrir les commandes pendant la période, un plafond sur la valeur des commandes du distributeur, ou le droit d’exiger le paiement immédiat de toutes les factures impayées à la fin de la période de préavis.

Comment gérer le stock de produits après la fin d’un contrat de distribution?

Le fait que l’ancien distributeur continue à vendre les produits après la fin du contrat peut être problématique pour le fabricant et/ou le nouveau distributeur chinois, par exemple parce que le distributeur résilié peut vendre le stock au rabais ou d’une manière qui nuit à l’image et à la réputation de la marque.

Les clauses établissant le droit (et non l’obligation) du fabricant de racheter le stock existant à la fin du contrat, à des prix prédéterminés, sont valables en Chine et représentent une bonne option pour éviter de futurs conflits d’intérêts au sein du réseau commercial.

Quelle loi s’applique à un contrat de distribution en Chine?

Les parties sont libres d’appliquer une loi étrangère au contrat entre un fabricant étranger et un distributeur chinois: toutefois, le choix de la loi doit être compatible avec le mécanisme de règlement des litiges.

Si le contrat est exécuté en Chine, il est conseillé de prévoir que les lois de la République populaire de Chine s’appliquent à l’accord et de prévoir que tout litige relatif au contrat sera tranché par un tribunal ou une institution arbitrale chinois.

Il faut garder à l’esprit que Hong Kong a un système administratif et judiciaire autonome par rapport à celui de la République populaire de Chine: un accord de distribution qui doit être exécuté à Hong Kong, pour les raisons mentionnées ci-dessus, doit donc être régi par le droit de Hong Kong (la common law, qui est un système très différent de celui de la Chine continentale, qui est le droit civil) et prévoir un mécanisme cohérent de règlement des litiges: j’en parle au point suivant.

Hong Kong - Legalmondo

Clauses de résolution des litiges dans les accords de distribution en Chine

Les parties à un accord de distribution sont libres de déterminer si elles souhaitent que tout litige soit tranché par un tribunal chinois ou étranger, ou par un arbitrage basé en Chine ou à l’étranger.

Il s’agit d’une clause très importante dans tout contrat sino-étranger, et dans les contrats internationaux en général.

Le choix du tribunal italien, souvent présent dans ces contrats, est généralement une mauvaise décision: malgré l’existence d’un accord de reconnaissance des décisions de justice entre l’Italie et la Chine, en fait, le processus de reconnaissance et d’exécution d’un jugement étranger en Chine est long, coûteux et compliqué.

En outre, la mise à disposition d’un forum étranger n’est pas une solution efficace dans tous les cas où le contrat est exécuté en Chine et où les parties ont intérêt à obtenir une décision rapide et immédiatement exécutoire en Chine, voire dans certains cas des mesures provisoires urgentes pour remédier à des situations de violation grave du contrat (comme une ordonnance interdisant la vente de produits contrefaits). Tout cela n’est pas possible s’il faut s’adresser à un juge italien, attendre la longue durée du système judiciaire italien et ensuite procéder à la reconnaissance du jugement en Chine, un processus qui peut prendre beaucoup de temps.

Pour ceux qui sont intéressés par une analyse plus approfondie de la question du choix entre un juge italien et un juge étranger, voir ce billet sur Legalmondo.

Pour les accords de distribution entre l’Italie et la Chine, il est conseillé de prévoir une clause d’arbitrage, gérée par l’une des principales chambres d’arbitrage en Chine ou à Hong Kong: les plus importantes sont la Commission chinoise d’arbitrage économique et commercial international (CIETAC) en Chine et le Centre d’arbitrage international de Hong Kong.

Une autre option qui peut être envisagée est la médiation: il s’agit d’une procédure volontaire, qui peut être menée avant ou pendant un litige ou un arbitrage, et qui vise à aider les parties à parvenir à un accord à l’amiable, évitant ainsi (ou mettant fin) au litige.

Les avantages de la médiation sont nombreux: possibilité de trouver un accord satisfaisant les intérêts des parties, confidentialité et rapidité de la procédure, faibles coûts: entre l’Italie et la Chine, l’organisme auquel vous pouvez vous adresser est l’ICBMC, créé par la Chambre d’arbitrage de Milan et le Centre de médiation CCPIT de Pékin.

Résumé

Suivons l’histoire de Nike, tirée de la biographie de son fondateur Phil Knight, pour en tirer quelques leçons sur les contrats de distribution internationaux: comment négocier le contrat, établir la durée de l’accord, définir l’exclusivité et les objectifs commerciaux, et déterminer la manière adéquate de résoudre les litiges.

Ce dont je parle dans cet article

Le conflit entre Blue Ribbon et Onitsuka Tiger et la naissance de Nike
Comment négocier un accord de distribution international
L’exclusivité contractuelle dans un accord de distribution commerciale
Clauses de chiffre d’affaires minimum dans les contrats de distribution
Durée du contrat et préavis de résiliation
La propriété des marques dans les contrats de distribution commerciale
L’importance de la médiation dans les contrats de distribution commerciale internationale
Clauses de règlement des litiges dans les contrats internationaux
Comment nous pouvons vous aider

Le différend entre Blue Ribbon et Onitsuka Tiger et la naissance de Nike

Pourquoi la marque de vêtements de sport la plus célèbre au monde est-elle Nike et non Onitsuka Tiger?

Shoe Dog est la biographie du créateur de Nike, Phil Knight: pour les amateurs du genre, mais pas seulement, le livre est vraiment très bon et je recommande sa lecture.

Mû par sa passion pour la course à pied et l’intuition qu’il y avait un espace dans le marché américain des chaussures de sport, à l’époque dominé par Adidas, Knight a été le premier, en 1964, à importer aux États-Unis une marque de chaussures de sport japonaise, Onitsuka Tiger, venant conquérir en 6 ans une part de marché de 70%.

La société fondée par Knight et son ancien entraîneur d’athlétisme universitaire, Bill Bowerman, s’appelait Blue Ribbon Sports.

La relation d’affaires entre Blue Ribbon-Nike et le fabricant japonais Onitsuka Tiger a été, dès le début, très turbulente, malgré le fait que les ventes de chaussures aux États-Unis se déroulaient très bien et que les perspectives de croissance étaient positives.

Lorsque, peu après avoir renouvelé le contrat avec le fabricant japonais, Knight a appris qu’Onitsuka cherchait un autre distributeur aux États-Unis, craignant d’être coupé du marché, il a décidé de chercher un autre fournisseur au Japon et de créer sa propre marque, Nike.

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En apprenant le projet Nike, le fabricant japonais a attaqué Blue Ribbon pour violation de l’accord de non-concurrence, qui interdisait au distributeur d’importer d’autres produits fabriqués au Japon, déclarant la résiliation immédiate de l’accord.

À son tour, Blue Ribbon a fait valoir que la violation serait celle d’Onitsuka Tiger, qui avait commencé à rencontrer d’autres distributeurs potentiels alors que le contrat était encore en vigueur et que les affaires étaient très positives.

Cela a donné lieu à deux procès, l’un au Japon et l’autre aux États-Unis, qui auraient pu mettre un terme prématuré à l’histoire de Nike.

Heureusement (pour Nike), le juge américain s’est prononcé en faveur du distributeur et le litige a été clos par un règlement: Nike a ainsi commencé le voyage qui l’amènera 15 ans plus tard à devenir la plus importante marque d’articles de sport au monde.

Comment négocier un accord de distribution commerciale internationale?

Voyons ce que l’histoire de Nike nous apprend et quelles sont les erreurs à éviter dans un contrat de distribution international.

Dans sa biographie, Knight écrit qu‘il a rapidement regretté d’avoir lié l’avenir de son entreprise à un accord commercial de quelques lignes rédigé à la hâte à la fin d’une réunion visant à négocier le renouvellement du contrat de distribution.

Que contenait cet accord?

L’accord prévoyait uniquement le renouvellement du droit de Blue Ribbon de distribuer les produits exclusivement aux Etats-Unis pour trois années supplémentaires.

Il arrive souvent que les contrats de distribution internationale soient confiés à des accords verbaux ou à des contrats très simples et de courte durée: l’explication qui est généralement donnée est qu’il est ainsi possible de tester la relation commerciale, sans trop engager la contrepartie.

Cette façon de faire est cependant erronée et dangereuse: le contrat ne doit pas être considéré comme une charge ou une contrainte, mais comme une garantie des droits des deux parties. Ne pas conclure de contrat écrit, ou le faire de manière très hâtive, signifie laisser sans accords clairs des éléments fondamentaux de la relation future, comme ceux qui ont conduit au litige entre Blue Ribbon et Onitsuka Tiger: objectifs commerciaux, investissements, propriété des marques.

Si le contrat est également international, la nécessité de rédiger un accord complet et équilibré est encore plus forte, étant donné qu’en l’absence d’accords entre les parties, ou en complément de ces accords, on applique une loi avec laquelle l’une des parties n’est pas familière, qui est généralement la loi du pays où le distributeur est basé.

Même si vous n’êtes pas dans la situation du Blue Ribbon, où il s’agissait d’un accord dont dépendait l’existence même de l’entreprise, les contrats internationaux doivent être discutés et négociés avec l’aide d’un avocat expert qui connaît la loi applicable à l’accord et peut aider l’entrepreneur à identifier et à négocier les clauses importantes du contrat.

Exclusivité territoriale, objectifs commerciaux et objectifs minimaux de chiffre d’affaires

La première raison du conflit entre Blue Ribbon et Onitsuka Tiger était l’évaluation de l’évolution des ventes sur le marché américain.

Onitsuka soutenait que le chiffre d’affaires était inférieur au potentiel du marché américain, alors que selon Blue Ribbon la tendance des ventes était très positive, puisque jusqu’à ce moment-là elle avait doublé chaque année le chiffre d’affaires, conquérant une part importante du secteur du marché.

Lorsque Blue Ribbon a appris qu’Onituska évaluait d’autres candidats pour la distribution de ses produits aux États-Unis et craignant d’être bientôt exclu du marché, Blue Ribbon a préparé la marque Nike comme plan B: lorsque cela a été découvert par le fabricant japonais, la situation s’est précipitée et a conduit à un différend juridique entre les parties.

Ce litige aurait peut-être pu être évité si les parties s’étaient mises d’accord sur des objectifs commerciaux et si le contrat avait inclus une clause assez classique dans les accords de distribution exclusive, à savoir un objectif de vente minimum de la part du distributeur.

Dans un accord de distribution exclusive, le fabricant accorde au distributeur une forte protection territoriale contre les investissements que le distributeur réalise pour développer le marché attribué.

Afin d’équilibrer la concession de l’exclusivité, il est normal que le producteur demande au distributeur ce que l’on appelle le chiffre d’affaires minimum garanti ou l’objectif minimum, qui doit être atteint par le distributeur chaque année afin de maintenir le statut privilégié qui lui est accordé.

Si l’objectif minimum n’est pas atteint, le contrat prévoit généralement que le fabricant a le droit de se retirer du contrat (dans le cas d’un accord à durée indéterminée) ou de ne pas le renouveler (si le contrat est à durée déterminée) ou de révoquer ou de restreindre l’exclusivité territoriale.

Dans le contrat entre Blue Ribbon et Onitsuka Tiger, l’accord ne prévoyait aucun objectif (et en fait, les parties n’étaient pas d’accord sur l’évaluation des résultats du distributeur) et venait d’être renouvelé pour trois ans: comment peut-on prévoir des objectifs de chiffre d’affaires minimum dans un contrat pluriannuel?

En l’absence de données fiables, les parties s’appuient souvent sur des mécanismes d’augmentation en pourcentage prédéterminés: +10% la deuxième année, +30% la troisième, +50% la quatrième, et ainsi de suite.

Le problème de cet automatisme est que les objectifs sont convenus sans disposer des données réelles sur l’évolution future des ventes du produit, des ventes des concurrents et du marché en général, et peuvent donc être très éloignés des possibilités actuelles de vente du distributeur.

Par exemple, contester le distributeur pour ne pas avoir atteint l’objectif de la deuxième ou troisième année dans une économie en récession serait certainement une décision discutable et une source probable de désaccord.

Il serait préférable de prévoir une clause de fixation consensuelle des objectifs d’une année sur l’autre, stipulant que les objectifs seront convenus entre les parties à la lumière des performances de vente des mois précédents, avec un certain préavis avant la fin de l’année en cours.

En cas d’absence d’accord sur le nouvel objectif, le contrat peut prévoir l’application de l’objectif de l’année précédente ou le droit pour les parties de se retirer, moyennant un certain délai de préavis.

D’autre part, il ne faut pas oublier que l’objectif peut également être utilisé comme une incitation pour le distributeur: il peut être prévu, par exemple, que si un certain chiffre d’affaires est atteint, cela permettra de renouveler l’accord, de prolonger l’exclusivité territoriale ou d’obtenir certaines compensations commerciales pour l’année suivante.

Une dernière recommandation est de gérer correctement la clause d’objectif minimum, si elle est présente dans le contrat: il arrive souvent que le fabricant conteste la non-atteinte de l’objectif pour une certaine année, après une longue période pendant laquelle les objectifs annuels n’avaient pas été atteints, ou n’avaient pas été actualisés, sans aucune conséquence.

Dans ce cas, il est possible que le distributeur invoque une renonciation implicite à cette protection contractuelle et donc que la rétractation ne soit pas valable: pour éviter les litiges à ce sujet, il est conseillé de prévoir expressément dans la clause Minimum Target que le fait de ne pas contester la non-atteinte de l’objectif pour une certaine période ne signifie pas que l’on renonce au droit d’activer la clause dans le futur.

Le délai de préavis pour la résiliation d’un contrat de distribution internationale

L’autre litige entre les parties concernait la violation d’un accord de non-concurrence: la vente de la marque Nike par Blue Ribbon, alors que le contrat interdisait la vente d’autres chaussures fabriquées au Japon.

Onitsuka Tiger a affirmé que Blue Ribbon avait violé l’accord de non-concurrence, tandis que le distributeur a estimé qu’il n’avait pas d’autre choix, étant donné la décision imminente du fabricant de résilier l’accord.

Ce type de litige peut être évité en fixant clairement une période de préavis pour la résiliation (ou le non-renouvellement): cette période a pour fonction fondamentale de permettre aux parties de se préparer à la fin de la relation et d’organiser leurs activités après la résiliation.

En particulier, afin d’éviter des malentendus tels que celui qui s’est produit entre Blue Ribbon et Onitsuka Tiger, on peut prévoir que, pendant cette période, les parties pourront prendre contact avec d’autres distributeurs et producteurs potentiels, et que cela ne viole pas les obligations d’exclusivité et de non-concurrence.

Dans le cas de Blue Ribbon, en effet, le distributeur avait fait un pas de plus que la simple recherche d’un autre fournisseur, puisqu’il avait commencé à vendre des produits Nike alors que le contrat avec Onitsuka était encore valide: ce comportement représente une grave violation d’un accord d’exclusivité.

Un aspect particulier à prendre en considération concernant le délai de préavis est sa durée: quelle doit être la durée du préavis pour être considéré comme équitable ? Dans le cas de relations commerciales de longue date, il est important de donner à l’autre partie suffisamment de temps pour se repositionner sur le marché, en cherchant d’autres distributeurs ou fournisseurs, ou (comme dans le cas de Blue Ribbon/Nike) pour créer et lancer sa propre marque.

L’autre élément à prendre en compte, lors de la communication de la résiliation, est que le préavis doit être tel qu’il permette au distributeur d’amortir les investissements réalisés pour remplir ses obligations pendant le contrat; dans le cas de Blue Ribbon, le distributeur, à la demande expresse du fabricant, avait ouvert une série de magasins monomarques tant sur la côte ouest que sur la côte est des États-Unis.

Une clôture du contrat peu après son renouvellement et avec un préavis trop court n’aurait pas permis au distributeur de réorganiser le réseau de vente avec un produit de remplacement, obligeant la fermeture des magasins qui avaient vendu les chaussures japonaises jusqu’à ce moment.

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En général, il est conseillé de prévoir un délai de préavis pour la résiliation d’au moins 6 mois, mais dans les contrats de distribution internationale, il faut prêter attention, en plus des investissements réalisés par les parties, aux éventuelles dispositions spécifiques de la loi applicable au contrat (ici, par exemple, une analyse approfondie pour la résiliation brutale des contrats en France) ou à la jurisprudence en matière de rupture des relations commerciales (dans certains cas, le délai considéré comme approprié pour un contrat de concession de vente à long terme peut atteindre 24 mois).

Enfin, il est normal qu’au moment de la clôture du contrat, le distributeur soit encore en possession de stocks de produits: cela peut être problématique, par exemple parce que le distributeur souhaite généralement liquider le stock (ventes flash ou ventes via des canaux web avec de fortes remises) et cela peut aller à l’encontre des politiques commerciales du fabricant et des nouveaux distributeurs.

Afin d’éviter ce type de situation, une clause qui peut être incluse dans le contrat de distribution est celle relative au droit du producteur de racheter le stock existant à la fin du contrat, en fixant déjà le prix de rachat (par exemple, égal au prix de vente au distributeur pour les produits de la saison en cours, avec une remise de 30% pour les produits de la saison précédente et avec une remise plus importante pour les produits vendus plus de 24 mois auparavant).

Propriété de la marque dans un accord de distribution international

Au cours de la relation de distribution, Blue Ribbon avait créé un nouveau type de semelle pour les chaussures de course et avait inventé les marques Cortez et Boston pour les modèles haut de gamme de la collection, qui avaient connu un grand succès auprès du public, gagnant une grande popularité: à la fin du contrat, les deux parties ont revendiqué la propriété des marques.

Des situations de ce type se produisent fréquemment dans les relations de distribution internationale: le distributeur enregistre la marque du fabricant dans le pays où il opère, afin d’empêcher les concurrents de le faire et de pouvoir protéger la marque en cas de vente de produits contrefaits ; ou bien il arrive que le distributeur, comme dans le litige dont nous parlons, collabore à la création de nouvelles marques destinées à son marché.

À la fin de la relation, en l’absence d’un accord clair entre les parties, un litige peut survenir comme celui de l’affaire Nike: qui est le propriétaire, le producteur ou le distributeur?

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Afin d’éviter tout malentendu, le premier conseil est d’enregistrer la marque dans tous les pays où les produits sont distribués, et pas seulement: dans le cas de la Chine, par exemple, il est conseillé de l’enregistrer quand même, afin d’éviter que des tiers de mauvaise foi ne s’approprient la marque (pour plus d’informations, voir ce billet sur Legalmondo).

Il est également conseillé d’inclure dans le contrat de distribution une clause interdisant au distributeur de déposer la marque (ou des marques similaires) dans le pays où il opère, en prévoyant expressément le droit pour le fabricant de demander son transfert si tel était le cas.

Une telle clause aurait empêché la naissance du litige entre Blue Ribbon et Onitsuka Tiger.

Les faits que nous relatons datent de 1976: aujourd’hui, en plus de clarifier la propriété de la marque et les modalités d’utilisation par le distributeur et son réseau de vente, il est conseillé que le contrat réglemente également l’utilisation de la marque et des signes distinctifs du fabricant sur les canaux de communication, notamment les médias sociaux.

Il est conseillé de stipuler clairement que le fabricant est le propriétaire des profils de médias sociaux, des contenus créés et des données générées par l’activité de vente, de marketing et de communication dans le pays où opère le distributeur, qui ne dispose que de la licence pour les utiliser, conformément aux instructions du propriétaire.

En outre, il est bon que l’accord établisse la manière dont la marque sera utilisée et les politiques de communication et de promotion des ventes sur le marché, afin d’éviter des initiatives qui pourraient avoir des effets négatifs ou contre-productifs.

La clause peut également être renforcée en prévoyant des pénalités contractuelles dans le cas où, à la fin du contrat, le distributeur refuserait de transférer le contrôle des canaux numériques et des données générées dans le cadre de l’activité commerciale.

La médiation dans les contrats de distribution commerciale internationale

Un autre point intéressant offert par l’affaire Blue Ribbon vs. Onitsuka Tiger est lié à la gestion des conflits dans les relations de distribution internationale: des situations telles que celle que nous avons vue peuvent être résolues efficacement par le recours à la médiation.

C’est une tentative de conciliation du litige, confiée à un organisme spécialisé ou à un médiateur, dans le but de trouver un accord amiable qui évite une action judiciaire.

La médiation peut être prévue dans le contrat comme une première étape, avant l’éventuel procès ou arbitrage, ou bien elle peut être initiée volontairement dans le cadre d’une procédure judiciaire ou arbitrale déjà en cours.

Les avantages sont nombreux: le principal est la possibilité de trouver une solution commerciale qui permette la poursuite de la relation, au lieu de chercher uniquement des moyens de mettre fin à la relation commerciale entre les parties.

Un autre aspect intéressant de la médiation est celui de surmonter les conflits personnels: dans le cas de Blue Ribbon vs. Onitsuka, par exemple, un élément décisif dans l’escalade des problèmes entre les parties était la relation personnelle difficile entre le PDG de Blue Ribbon et le directeur des exportations du fabricant japonais, aggravée par de fortes différences culturelles.

Le processus de médiation introduit une troisième figure, capable de dialoguer avec les parties et de les guider dans la recherche de solutions d’intérêt mutuel, qui peut être décisive pour surmonter les problèmes de communication ou les hostilités personnelles.

Pour ceux qui sont intéressés par le sujet, nous vous renvoyons à ce post sur Legalmondo et à la rediffusion d’un récent webinaire sur la médiation des conflits internationaux.

Clauses de règlement des différends dans les accords de distribution internationaux

Le litige entre Blue Ribbon et Onitsuka Tiger a conduit les parties à engager deux procès parallèles, l’un aux États-Unis (initié par le distributeur) et l’autre au Japon (enraciné par le fabricant).

Cela a été possible parce que le contrat ne prévoyait pas expressément la manière dont les litiges futurs seraient résolus, générant ainsi une situation très compliquée, de plus sur deux fronts judiciaires dans des pays différents.

Les clauses qui établissent la loi applicable à un contrat et la manière dont les litiges doivent être résolus sont connues sous le nom de « clauses de minuit », car elles sont souvent les dernières clauses du contrat, négociées tard dans la nuit.

Ce sont, en fait, des clauses très importantes, qui doivent être définies de manière consciente, afin d’éviter des solutions inefficaces ou contre-productives.

Comment nous pouvons vous aider

La construction d’un accord de distribution commerciale internationale est un investissement important, car il fixe les règles de la relation entre les parties pour l’avenir et leur fournit les outils pour gérer toutes les situations qui seront créées dans la future collaboration.

Il est essentiel non seulement de négocier et de conclure un accord correct, complet et équilibré, mais aussi de savoir le gérer au fil des années, surtout lorsque des situations de conflit se présentent.

Legalmondo offre la possibilité de travailler avec des avocats expérimentés dans la distribution commerciale internationale dans plus de 60 pays: écrivez-nous vos besoins.

Résumé

Les crises politiques, environnementales et sanitaires (telles que la crise sanitaire du Covid-19 et l’agression de l’Ukraine par l’armée russe) peuvent provoquer l’augmentation du prix des matières premières et composants et une inflation généralisée. Aussi bien les fournisseurs que les distributeurs se retrouvent confrontés à des problèmes liés à la hausse, souvent soudaine, et très substantielle, des prix de leurs approvisionnements. Le droit français pose à ce égard un certain nombre de règles spéciales constituant autant d’opportunités que de contraintes selon les intérêts en présence.

Deux situations principales peuvent être distinguées (outre de nombreux accords ou situations particuliers): celle dans laquelle les parties n’ont pas figé les conditions tarifaires (le plus souvent en instaurant un simple flux courant de commandes ou en concluant un contrat cadre sans engagement de prix ferme sur une durée déterminée) et celle dans laquelle les parties ont conclu un accord cadre figeant les prix pendant une durée déterminée.

La révision des prix dans une relation d’affaires

La situation est la suivante : les parties n’ont pas conclu d’accord cadre, chaque contrat de vente conclu (chaque commande) est régi par les CGV du fournisseur ; ce dernier ne s’est pas engagé à maintenir les prix pendant une durée minimum et applique les prix du tarif en cours.

En principe, le fournisseur peut modifier ses prix à tout moment en adressant un nouveau tarif. Il devra cependant accorder par écrit un préavis raisonnable conforme aux dispositions de l’article L. 442-1.II du code de commerce, avant que son augmentation de prix n’entre en vigueur. Faute de respecter un préavis suffisant, il pourrait se voir reprocher une rupture brutale « partielle » des relations commerciales (et s’exposer à des dommages-intérêts).

Une rupture brutale consécutive à une augmentation de prix est caractérisée quand les conditions suivantes sont réunies :

la relation commerciale doit être établie : notion plus large que le simple contrat, en tenant compte de la durée mais aussi de l’importance et de la régularité des échanges entre les parties ;
l’augmentation de prix doit être assimilée à une rupture : c’est principalement l’importance de l’augmentation des prix (+1%, 10% ou 25% ?) qui conduira un juge à déterminer si l’augmentation constitue une rupture « partielle » (en cas de modification substantielle de la relation qui est néanmoins maintenue) ou une rupture totale (si l’augmentation est telle qu’elle implique un arrêt de la relation) ou si elle ne constitue pas une rupture (si la hausse est minime) ;
le préavis accordé est insuffisant en comparant la durée du préavis effectivement accordé à celle du préavis conforme à l’article L. 442-1.II, tenant compte, notamment, de la durée de la relation commerciale et de l’éventuelle dépendance de la victime de la rupture à l’égard de l’autre partie.

L’article L. 442-1.II est d’ordre public dans les relations internes françaises. Dans les relations commerciales internationales, pour savoir comment traiter l’article L.442-1.II et les règles de conflits de lois ainsi que les règles de compétence juridictionnelle, veuillez consulter notre précédent article publié sur le blog Legalmondo.

La révision des prix dans un contrat-cadre

Si les parties ont conclu un contrat-cadre (tels que approvisionnement, fabrication, …) de plusieurs années et que le fournisseur s’est engagé sur un tarif ferme, comment, dans ce cas, peut-il augmenter ses prix ? Indépendamment d’une clause d’indexation ou d’une clause de renégociation qui serait stipulée au contrat (outre les dispositions légales spécifiques applicables aux conventions particulières quant à leur nature ou à leur secteur économique), le fournisseur peut chercher à se prévaloir du mécanisme légal de « l’imprévision » prévu par l’article 1195 du code civil,

Ce mécanisme ne permet pas au fournisseur de modifier unilatéralement ses prix mais lui permet de négocier leur adaptation avec son client.

Trois conditions préalables doivent être cumulativement réunies:

un changement de circonstances imprévisible lors de la conclusion du contrat (i.e. : les parties ne pouvaient pas raisonnablement anticiper ce bouleversement);

une exécution du contrat devenue excessivement onéreuse (i.e. : au-delà de la simple difficulté, le bouleversement doit causer un déséquilibre de l’ordre de la disproportion);
l’absence d’acceptation de ces risques par le débiteur de l’obligation lors de la conclusion du contrat.

La mise en œuvre de ce mécanisme doit suivre les étapes suivantes:

d’abord, la partie en difficulté doit demander la renégociation du contrat à son cocontractant;
ensuite, en cas d’échec de la négociation ou de refus de négocier de l’autre partie, les parties peuvent convenir ensemble (i) de la résolution du contrat, à la date et aux conditions qu’elles déterminent, ou (ii) de demander au juge compétent de procéder à son adaptation;
enfin, à défaut d’accord des parties sur l’une des deux options précitées, dans un délai raisonnable, le juge, saisi par l’une des parties, peut réviser le contrat ou y mettre fin, à la date et aux conditions qu’il fixe.

La partie voulant mettre en œuvre ce mécanisme légal doit aussi anticiper les points suivants:

l’article 1195 du code civil ne s’applique qu’aux contrats conclus à compter du 1^er octobre 2016 (ou renouvelés après cette date). Les juges n’ont pas le pouvoir d’adapter ou rééquilibrer les contrats conclus avant cette date;
cette disposition n’est pas d’ordre public dans les relations internes (ni une loi de police au en matière internationale). Dès lors, les parties peuvent l’exclure ou modifier ses conditions d’application et/ou de mise en œuvre (le plus courant étant l’encadrement des pouvoirs du juge);
durant la renégociation le fournisseur devra continuer à vendre au prix initial car, contrairement à la force majeure, l’imprévision n’entraîne pas la suspension du respect des obligations.

Points clefs à retenir:

analyser avec attention le cadre de la relation commerciale avant de décider de notifier une augmentation des prix, afin d’identifier si les prix sont fermes sur une durée minimum et les leviers contractuels de renégociation;
identifier correctement la durée du préavis devant être accordé au partenaire avant l’entrée en vigueur des nouvelles conditions tarifaires, selon l’ancienneté de la relation et le degré de dépendance;
documenter la hausse de prix;
vérifier si et comment le mécanisme légal de l’imprévision a été amendé ou exclu par le contrat-cadre ou les CGV ou les CPV;
envisager des alternatives fondées éventuellement sur l’arrêt des productions/ livraisons en se retranchant, si cela est possible, derrière un cas de force majeure ou sur le déséquilibre significatif des dispositions contractuelles.

Christian Montana

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30 janvier 2023

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Summary

To avoid disputes with important suppliers, it is advisable to plan purchases over the medium and long term and not operate solely on the basis of orders and order confirmations. Planning makes it possible to agree on the duration of the ‘supply agreement, minimum volumes of products to be delivered and delivery schedules, prices, and the conditions under which prices can be varied over time.
The use of a framework purchase agreement can help avoid future uncertainties and allows various options to be used to manage commodity price fluctuations depending on the type of products , such as automatic price indexing or agreement to renegotiate in the event of commodity fluctuations beyond a certain set tolerance period.

I read in a press release: “These days, the glass industry is sending wine companies new unilateral contract amendments with price changes of 20%…”

What can one do to avoid the imposition of price increases by suppliers?

Know your rights and act in an informed manner
Plan and organise your supply chain

Does my supplier have the right to increase prices?

If contracts have already been concluded, e.g., orders have already been confirmed by the supplier, the answer is often no.

It is not legitimate to request a price change. It is much less legitimate to communicate it unilaterally, with the threat of cancelling the order or not delivering the goods if the request is not granted.

What if he tells me it is force majeure?

That’s wrong: increased costs are not a force majeure but rather an unforeseen excessive onerousness, which hardly happens.

What if the supplier canceled the order, unilaterally increased the price, or did not deliver the goods?

He would be in breach of contract and liable to pay damages for violating his contractual obligations.

How can one avoid a tug-of-war with suppliers?

The tools are there. You have to know them and use them.

It is necessary to plan purchases in the medium term, agreeing with suppliers on a schedule in which are set out:

the quantities of products to be ordered
the delivery terms
the durationof the agreement
the pricesof the products or raw materials
the conditions under which prices can be varied

There is a very effective instrument to do so: a framework purchase agreement.

Using a framework purchase agreement, the parties negotiate the above elements, which will be valid for the agreed period.

Once the agreement is concluded, product orders will follow, governed by the framework agreement, without the need to renegotiate the content of individual deliveries each time.

For an in-depth discussion of this contract, see this article.

“Yes, but my suppliers will never sign it!”

Why not? Ask them to explain the reason.

This type of agreement is in the interest of both parties. It allows planning future orders and grants certainty as to whether, when, and how much the parties can change the price.

In contrast, acting without written agreements forces the parties to operate in an environment of uncertainty. Suppliers can request price increases from one day to the next and refuse supply if the changes are not accepted.

How are price changes for future supplies regulated?

Depending on the type of products or services and the raw materials or energy relevant in determining the final price, there are several possibilities.

The first option is to index the price automatically. E.g., if the cost of a barrel of Brent oil increases/decreases by 10%, the party concerned is entitled to request a corresponding adjustment of the product’s price in all orders placed as of the following week.
An alternative is to provide for a price renegotiation in the event of a fluctuation of the reference commodity. E.g., suppose the LME Aluminium index of the London Stock Exchange increases above a certain threshold. In that case, the interested party may request a price renegotiationfor orders in the period following the increase.

What if the parties do not agree on new prices?

It is possible to terminate the contract or refer the price determination to a third party, who would act as arbitrator and set the new prices for future orders.

Summary

The framework supply contract is an agreement that regulates a series of future sales and purchases between two parties (customer and supplier) that take place over a certain period of time. This agreement determines the main elements of future contracts such as price, product volumes, delivery terms, technical or quality specifications, and the duration of the agreement.

The framework contract is useful for ensuring continuity of supply from one or more suppliers of a certain product that is essential for planning industrial or commercial activity. While the general terms and conditions of purchase or sale are the rules that apply to all suppliers or customers of the company. The framework contract is advisable to be concluded with essential suppliers for the continuity of business activity, in general or in relation to a particular project.

What I am talking about in this article:

What is the supply framework agreement?
What is the function of the supply framework agreement?
The difference with the general conditions of sale or purchase
When to enter a purchase framework agreement?
When is it beneficial to conclude a sales framework agreement?
The content of the supply framework agreement
Price revision clause and hardship
Delivery terms in the supply framework agreement
The Force Majeure clause in international sales contracts
International sales: applicable law and dispute resolution arrangements

What is a framework supply agreement?

It is an agreement that regulates a series of future sales and purchases between two parties (customer and supplier), which will take place over a certain period.

It is therefore referred to as a « framework agreement » because it is an agreement that establishes the rules of a future series of sales and purchase contracts, determining their primary elements (such as the price, the volumes of products to be sold and purchased, the delivery terms of the products, and the duration of the contract).

After concluding the framework agreement, the parties will exchange orders and order confirmations, entering a series of autonomous sales contracts without re-discussing the covenants already defined in the framework agreement.

Depending on one’s point of view, this agreement is also called a sales framework agreement (if the seller/supplier uses it) or a purchasing framework agreement (if the customer proposes it).

What is the function of the framework supply agreement?

It is helpful to arrange a framework agreement in all cases where the parties intend to proceed with a series of purchases/sales of products over time and are interested in giving stability to the commercial agreement by determining its main elements.

In particular, the purchase framework agreement may be helpful to a company that wishes to ensure continuity of supply from one or more suppliers of a specific product that is essential for planning its industrial or commercial activity (raw material, semi-finished product, component).

By concluding the framework agreement, the company can obtain, for example, a commitment from the supplier to supply a particular minimum volume of products, at a specific price, with agreed terms and technical specifications, for a certain period.

This agreement is also beneficial, at the same time, to the seller/supplier, which can plan sales for that period and organize, in turn, the supply chain that enables it to procure the raw materials and components necessary to produce the products.

What is the difference between a purchase or sales framework agreement and the general terms and conditions?

Whereas the framework agreement is an agreement that is used with one or more suppliers for a specific product and a certain time frame, determining the essential elements of future contracts, the general purchase (or sales) conditions are the rules that apply to all the company’s suppliers (or customers).

The first agreement, therefore, is negotiated and defined on a case-by-case basis. At the same time, the general conditions are prepared unilaterally by the company, and the customers or suppliers (depending on whether they are sales or purchase conditions) adhere to and accept that the general conditions apply to the individual order and/or future contracts.

The two agreements might also co-exist: in that case; it is a good idea to specify which contract should prevail in the event of a discrepancy between the different provisions (usually, this hierarchy is envisaged, ranging from the special to the general: order – order confirmation; framework agreement; general terms and conditions of purchase).

When is it important to conclude a purchase framework agreement?

It is beneficial to conclude this agreement when dealing with a mono-supplier or a supplier that would be very difficult to replace if it stopped selling products to the purchasing company.

The risks one aims to avoid or diminish are so-called stock-outs, i.e., supply interruptions due to the supplier’s lack of availability of products or because the products are available, but the parties cannot agree on the delivery time or sales price.

Another result that can be achieved is to bind a strategic supplier for a certain period by agreeing that it will reserve an agreed share of production for the buyer on predetermined terms and conditions and avoid competition with offers from third parties interested in the products for the duration of the agreement.

When is it helpful to conclude a sales framework agreement?

This agreement allows the seller/supplier to plan sales to a particular customer and thus to plan and organize its production and logistical capacity for the agreed period, avoiding extra costs or delays.

Planning sales also makes it possible to correctly manage financial obligations and cash flows with a medium-term vision, harmonizing commitments and investments with the sales to one’s customers.

What is the content of the supply framework agreement?

There is no standard model of this agreement, which originated from business practice to meet the requirements indicated above.

Generally, the agreement provides for a fixed period (e.g., 12 months) in which the parties undertake to conclude a series of purchases and sales of products, determining the price and terms of supply and the main covenants of future sales contracts.

The most important clauses are:

the identification of products and technical specifications (often identified in an annex)
the minimum/maximum volume of supplies
the possible obligation to purchase/sell a minimum/maximum volume of products
the schedule of supplies
the delivery times
the determination of the price and the conditions for its possible modification (see also the next paragraph)
impediments to performance (Force Majeure)
cases of Hardship
penalties for delay or non-performance or for failure to achieve the agreed volumes
the hierarchy between the framework agreement and the orders and any other contracts between the parties
applicable law and dispute resolution (especially in international agreements)

How to handle price revision in a supply contract?

A crucial clause, especially in times of strong fluctuations in the prices of raw materials, transport, and energy, is the price revision clause.

In the absence of an agreement on this issue, the parties bear the risk of a price increase by undertaking to respect the conditions initially agreed upon; except in exceptional cases (where the fluctuation is strong, affects a short period, and is caused by unforeseeable events), it isn’t straightforward to invoke the supervening excessive onerousness, which allows renegotiating the price, or the contract to be terminated.

To avoid the uncertainty generated by price fluctuations, it is advisable to agree in the contract on the mechanisms for revising the price (e.g., automatic indexing following the quotation of raw materials). The so-called Hardship or Excessive Onerousness clause establishes what price fluctuation limits are accepted by the parties and what happens if the variations go beyond these limits, providing for the obligation to renegotiate the price or the termination of the contract if no agreement is reached within a certain period.

How to manage delivery terms in a supply agreement?

Another fundamental pact in a medium to long-term supply relationship concerns delivery terms. In this case, it is necessary to reconcile the purchaser’s interest in respecting the agreed dates with the supplier’s interest in avoiding claims for damages in the event of a delay, especially in the case of sales requiring intercontinental transport.

The first thing to be clarified in this regard concerns the nature of delivery deadlines: are they essential or indicative? In the first case, the party affected has the right to terminate (i.e., wind up) the agreement in the event of non-compliance with the term; in the second case, due diligence, information, and timely notification of delays may be required, whereas termination is not a remedy that may be automatically invoked in the event of a delay.

A useful instrument in this regard is the penalty clause: with this covenant, it is established that for each day/week/month of delay, a sum of money is due by way of damages in favor of the party harmed by the delay.

If quantified correctly and not excessively, the penalty is helpful for both parties because it makes it possible to predict the damages that may be claimed for the delay, quantifying them in a fair and determined sum. Consequently, the seller is not exposed to claims for damages related to factors beyond his control. At the same time, the buyer can easily calculate the compensation for the delay without the need for further proof.

The same mechanism, among other things, may be adopted to govern the buyer’s delay in accepting delivery of the goods.

Finally, it is a good idea to specify the limit of the penalty (e.g.,10 percent of the price of the goods) and a maximum period of grace for the delay, beyond which the party concerned is entitled to terminate the contract by retaining the penalty.

The Force Majeure clause in international sales contracts

A situation that is often confused with excessive onerousness, but is, in fact, quite different, is that of Force Majeure, i.e., the supervening impossibility of performance of the contractual obligation due to any event beyond the reasonable control of the party affected, which could not have been reasonably foreseen and the effects of which cannot be overcome by reasonable efforts.

The function of this clause is to set forth clearly when the parties consider that Force Majeure may be invoked, what specific events are included (e.g., a lock-down of the production plant by order of the authority), and what are the consequences for the parties’ obligations (e.g., suspension of the obligation for a certain period, as long as the cause of impossibility of performance lasts, after which the party affected by performance may declare its intention to dissolve the contract).

If the wording of this clause is general (as is often the case), the risk is that it will be of little use; it is also advisable to check that the regulation of force majeure complies with the law applicable to the contract (here an in-depth analysis indicating the regime provided for by 42 national laws).

Applicable law and dispute resolution clauses

Suppose the customer or supplier is based abroad. In that case, several significant differences must be borne in mind: the first is the agreement’s language, which must be intelligible to the foreign party, therefore usually in English or another language familiar to the parties, possibly also in two languages with parallel text.

The second issue concerns the applicable law, which should be expressly indicated in the agreement. This subject matter is vast, and here we can say that the decision on the applicable law must be made on a case-by-case basis, intentionally: in fact, it is not always convenient to recall the application of the law of one’s own country.

In most international sales contracts, the 1980 Vienna Convention on the International Sale of Goods (« CISG ») applies, a uniform law that is balanced, clear, and easy to understand. Therefore, it is not advisable to exclude it.

Finally, in a supply framework agreement with an international supplier, it is important to identify the method of dispute resolution: no solution fits all. Choosing a country’s jurisdiction is not always the right decision (indeed, it can often prove counterproductive).

A case recently decided by the Italian Supreme Court clarifies what the risks are for those who sell their products abroad without having paid adequate attention to the legal part of the contract (Order, Sec. 2, No. 36144 of 2022, published 12/12/2022).

Why it’s important: in contracts, care must be taken not only with what is written, but also with what is not written, otherwise there is a risk that implied warranties of merchantability will apply, which may make the product unsuitable for use, even if it conforms to the technical specifications agreed upon in the contract.

The international sales contract and the first instance decision

A German company had sued an Italian company in Italy (Court of Chieti) to have it ordered to pay the sales price of two invoices for supplies of goods (steel).

The Italian purchasing company had defended itself by claiming that the two invoices had been deliberately not paid, due to the non-conformity of three previous deliveries by the same German seller. It then counterclaimed for a finding of defects and a reduction in the price, to be set off against the other party’s claim, as well as damages.

In the first instance, the Court of Chieti had partially granted both the German seller’s demand for payment (for about half of the claim) and the buyer’s counterclaim.

The court-appointed technical expertise had found that the steel supplied by the seller, while conforming to the agreed data sheet, had a very low silicon value compared to the values at other manufacturers’ steel; however, the trial judge ruled out this as a genuine defect.

The judgment of appeal

The Court of Appeals of L’Aquila, appealed to the second instance by the buyer, had reached a different conclusion than the Court of First Instance, significantly reducing the amount owed by the Italian buyer, for the following reasons:

the regime of « implied warranties » under Article 35 of the Vienna Convention on the International Sale of Goods of 11.4.80 (« CISG, » ratified in both Italy and Germany) applied, as the companies had business headquarters in two different countries, both of which were parties to the Convention;
in particular, the chemical composition of the steel supplied by the seller, while not constituting a « defect » in the product (i.e., an anomaly or imperfection) was nonetheless to be considered a « lack of conformity » within the meaning of Articles 35(2)(a) and 36(1) of the CISG, as it rendered the steel unsuitable for the use for which goods of the same kind would ordinarily serve (also known as « warranty of merchantability »).