En base a nuestra experiencia en años asesorando y representando compañías en la distribución comercial (en la jurisdicción española pero con fabricantes o distribuidores extranjeros), los siguientes son los seis elementos esenciales para que fabricantes (proveedores) y minoristas (distribuidores) puedan establecer buenas bases en una relación de distribución.
Estas ideas son relevantes cuando las empresas tienen la intención de iniciar su relación comercial, pero no deben descuidarse y verificarse incluso cuando ya existan esas relaciones.
La firma del contrato
Aunque podría parecer obvio, la firma de un acuerdo de distribución es menos común de lo que parece. A menudo ocurre que a lo largo de la relación extendida, las estructuras corporativas cambian y lo que una vez se firmó con una sociedad, no se ha renovado, adaptado, modificado o reemplazado cuando la situación se ha transformado. Es muy conveniente haber documentado bien la relación en cada momento de su existencia y estar seguro de que lo que se ha previsto legalmente también se pueda cumplir en la relación comercial cotidiana. Es aconsejable que este trabajo previo sea llevado a cabo por especialistas legales coordinados estrechamente con el departamento comercial de la compañía. Las cláusulas perfectamente redactadas desde un punto de vista legal serán inútiles si son superadas o no cumplidas en el día a día. Y, por supuesto, ningún contrato se firma como una «mera formalidad» para luego modificarlo mediante acuerdos o prácticas verbales que lo dejen sin contenido.
La elección correcta del contrato
Si la firma del contrato de distribución es importante, la elección del tipo correcto es esencial. Muchos de los conflictos que ocurren, especialmente en las relaciones a largo plazo, comienzan con la interpretación del tipo de relación que se ha firmado. Incluso con un texto escrito (y con un título expreso), la intención de las partes sigue sin estar clara (y por lo tanto, el acuerdo). ¿Es el «distribuidor» realmente así? ¿Compra y revende o solo existen relaciones de suministro esporádicas? ¿Existe solo una actividad representativa (es decir, el distribuidor es en realidad un «agente»)? ¿Hay una relación mixta (a veces representa, a veces compra y revende)? La lista podría continuar indefinidamente. Incluso en muchas de las relaciones que existen actualmente, estoy seguro de que la interpretación dada por el Proveedor y el Distribuidor podría ser diferente.
Supervisar las relaciones legales y comerciales
Si es bastante frecuente no tener un contrato escrito claro, sucede en casi todas las relaciones de distribución que una vez que se ha firmado el acuerdo, la actividad comercial diaria modifica lo que se ha acordado. ¿Por qué las relaciones comerciales parecen descuidar lo que se ha escrito en un acuerdo? Son bastante frecuentes los contratos en los que se incluyen ciertas obligaciones para los distribuidores (informar sobre el mercado, clientes, compras mínimas), pero que en la práctica no se respetan (parece complicado, existe una buena relación entre las partes, nadie recuerda lo que se había firmado por personas que ya no trabajan en la empresa…). Sin embargo, también es bastante frecuente intentar utilizar esas obligaciones más adelante cuando comienzan los problemas en la relación. En ese momento, las partes intentan esconderse detrás de esos incumplimientos para resolver los contratos, aunque estas prácticas hubieran sido, en cierto modo, aceptadas. Por supuesto, ningún acuerdo puede durar para siempre y, por esa razón, es altamente recomendable una supervisión global y periódico entre el asesor legal (preferentemente uno independiente con el apoyo de los directivos internos) y el departamento comercial para tener en cuenta las nuevas prácticas y tener su reflejo en los documentos contractuales.
Evidencias sobre los clientes
En los contratos de distribución, las evidencias sobre los clientes serán esenciales en caso de resolución. Las partes (principalmente el proveedor) están bastante interesadas en probar quién (proveedor o distribuidor) adquirió los clientes. ¿Son resultado de la actividad del distribuidor o se obtienen como consecuencia de la reputación de la marca? Reunir las pruebas sobre los clientes podría simplificar o incluso evitar futuros conflictos. La importancia de la clientela y su posible actividad futura será un elemento clave para definir la compensación que pueda pretender el distribuidor.
Evidencias sobre compras y ventas
Otro elemento esencial y, a menudo, olvidado es la justificación de las compras al proveedor y las ventas posteriores de los distribuidores a los clientes. En cualquier acuerdo de distribución, los distribuidores adquieren los productos y los revenden a los clientes finales. Una compensación futura al distribuidor considerará la diferencia entre los precios de compra y los precios de reventa (el margen). Por lo tanto, es aconsejable poder establecer la prueba correspondiente sobre dicha información a fin de preparar mejor una posible reclamación.
Daños en caso de resolución de los contratos
Del mismo modo, sería conveniente justificar qué daños se han sufrido como resultado de la resolución de un contrato: ¿ha realizado el distribuidor inversiones por indicación del proveedor que aún no se han amortizado? ¿El distribuidor ha contratado nuevos empleados para una línea de negocio que debe ser descartada debido a la resolución del contrato? ¿El distribuidor ha alquilado nuevas instalaciones firmando contratos a largo plazo debido a las expectativas del acuerdo? Tenga en cuenta que el Distribuidor es un comerciante independiente y, como tal, asume los riesgos de su actividad. Pero en la medida en que actúe en una red de distribución, estará sujeto a las instrucciones, sugerencias y expectativas creadas por el proveedor. Estas pueden ser relevantes para determinar posteriormente los daños causados por la resolución del contrato.