Spain: transfer of a business and occupational risk prevention

16 Febbraio 2017

  • Spagna
  • Lavoro

We have seen in a previous post the advantages of mediation as an alternative dispute resolution method in franchise agreements. From there, what recommendations could we give to make better use of mediation? Although we will have to adapt them to each specific case, the following points could be very useful:

  1. Specifically foresee in the contract a mediation clause as an alternative dispute resolution method. Although the franchisee and franchisor can agree to mediate once the conflict arises without having reflected it in the contract, it will surely be more complicated to do so when both have already initiated the discrepancies. It is preferable, therefore, to do it before: it places the parties in a better predisposition, they will be able to choose the procedure in a better way, as well as the institution, the mediator, the formalities, etc.
  2. If the parties have agreed on a mediation agreement, this may be initiated at the request of only one of them, without having to re-reach an agreement.
  3. The mediation clause is also recommended, because once an application for the initiation of mediation has been agreed upon, the limitations period of the legal actions will be suspended until the termination of the mediation.
  4. By virtue of this agreement and having initiated the mediation, the courts will not be able to hear such controversies during the time in which the mediation takes place, provided that the interested party invokes it.
  5. In the clause, it is convenient to foresee some elements, such as what issues may be the subject of mediation (all or only some of them), the need or not of a previous negotiation, adequate deadlines to avoid that this procedure can be used to delay other ways, the applicable law to mediation and to the agreement reached with it, the competent jurisdiction for the adoption of precautionary measures, where appropriate, or the jurisdiction or arbitration to settle the dispute in case of failure of mediation.
  6. It is true that one of the principles of mediation is its voluntary nature. However, the existence of the clause and being obliged to attend at least one informative session before initiating any judicial procedure can convince of its advantages even the most reticent party.
  7. Include the mediation as an alternative dispute resolution method within the pre-contractual information that the franchisor must deliver to potential franchisees. Although the Spanish norm does not seem to expressly demand that reference be made, this seems an optimal moment to show transparency and the will to solve possible problems in an agile manner. It also predisposes the good understanding, cooperation and good faith of the franchised brand before the beginning of relations.
  8. Appropriately select the mediation institution to which to refer in case of conflict or foreseeing the best way to choose the most appropriate mediator. Currently there are many institutions or professionals that offer guarantees of impartiality. It may be relevant that it is a mediator with specific training, who facilitates the communication and confidence of the parties and, insofar as possible, who can fully understand the nature of the franchise. There are institutions in Spain such as the Signum Foundation (http://fundacionsignum.org/) or MediaICAM of the Madrid Bar Association (https://mediacion.icam.es) that can be good choices.

On the topic of the importance of Mediation in Distribution Agreements, you can check out the recording our webinar “Mediation in International Conflicts”

Bisogna prendere atto che il classico aforisma societas delinquere non potest è stato recentemente smentito da diverse legislazioni che hanno introdotto alcuni casi di responsabilità penale delle persone giuridiche.

Senza entrare nell’analisi dei previgenti regimi legislativi, incentriamo questo articolo sul territorio spagnolo, soffermandoci sulla riforma del Codice Penale realizzata dalla Ley Orgánica 1/2015, ottimo  esempio di imputazione della responsabilità penale alle persone giuridiche. Le fonti essenziali da prendere in considerazione sono: (i) la norma per eccellenza , ossia l’art. 31 bis del Codice Penale spagnolo; (ii) i criteri stabiliti nella Circolare nº 1/2016 della Fiscalía General del Estado; (iii) alcune sentenze rilevanti, come le n° 154 e 221 del 2016 del Tribunal Supremo.

Considerato quanto precede, focalizzeremo l’attenzione sulle più rilevanti misure societarie di prevenzione, che hanno lo scopo di annullare o quantomeno minimizzare il rischio che, in seguito alla commissione di un reato da parte di un dirigente e/o lavoratore,  la responsabilità penale possa essere imputata a una persona giuridica

Dal punto di vista soggettivo, l’articolo 31 bis del Codice Penale spagnolo stabilisce che la persona giuridica è responsabile dei reati commessi da parte dei suoi rappresentanti legali o dei membri dell’organo dell’amministrazione, così come da parte di quelle persone che sono sottoposte all’autorità di questi soggetti.

A tal proposito, è importante sottolineare che il secondo comma del medesimo articolo libera la persona giuridica dalla responsabilità penale se ha adempiuto ai seguenti obblighi:

  1. L’organo dell’amministrazione ha adottato ed eseguito modelli di organizzazione, gestione, vigilanza e controllo, al fine di prevenire la commissione di reati o ridurne in maniera significativa il rischio.
  2. La persona giuridica ha applicato i meccanismi necessari di supervisione del funzionamento del modello di prevenzione, senza omissioni o inottemperanze alle funzioni di vigilanza e controllo.

Gli strumenti di prevenzione sono il frutto di uno studio dettagliato dell’impresa e delle sue esigenze specifiche. Così, affinché le misure di compliace non restino semplici strumenti astratti, è molto importante che esista un solido legame tra queste e la cultura organizzativa dell’impresa. In altre parole, le imprese devono applicare le misure adatte alla sua stessa organizzazione.

Affinché il programma di compliance abbia esito, allora, dev’essere personalizzato e adattato all’impresa in questione, e deve includere sia i meccanismi che permettono all’impresa di prevenire le pratiche non desiderate, che gli strumenti necessari per individuare le pratiche di corruzione e rispondere tempestivamente.

La Fiscalía General del Estado – attraverso una Circolare – ha fornito un’interpretazione autentica dell’articolo 31 bis del Codice Penale, precisando che quest’ultimo non istituisce una responsabilità diretta per le persone giuridiche, ma afferma che le persone giuridiche possono essere responsabili dei reati commessi dalle persone fisiche.

Esiste, quindi, l’assoluta necessità che le persone giuridiche adottino una serie di decisioni che, seppur minime, evidenzino la sincera vocazione e volontà di prevenire e ostacolare, ove possibile, la commissione di reati da parte di qualunque lavoratore da cui possa derivare una “responsabilità penale”. È in questo ambito che ottiene una speciale rilevanza la nomina di un “compliance officer”, che dovrà disporre di un’indipendenza sufficiente per garantire l’efficacia della responsabilità che assume.

Le sentenze del Tribunal Supremo menzionate in precedenza testimoniano come sarà necessario un po’ di tempo affinché i tribunali si pronuncino in senso conforme e configurino dei criteri uniformi che possano facilitare l’adozione delle misure da parte delle società. Al riguardo dobbiamo sottolineare che 7 dei 15 Magistrati del “Pleno” sentenza 154/2016 hanno espresso un voto difforme nel momento di fissare i requisiti esigibili per imputare o meno la responsabilità penale alle persone giuridiche. A titolo d’esempio, una delle decisioni su cui i Magistrati si sono divisi ha riguardato l’onere probatorio dei requisiti che liberano dalla responsabilità penale elencati dall’art. 31 bis: spetta all’accusa dimostrarne l’inesistenza o spetta all’impresa dimostrare di aver utilizzato gli strumenti adeguati e efficaci per prevenire i reati?

Nel dubbio normativo e giurisprudenziale, a nostro parere l’unica conclusione chiara e uniforme che si può dedurre da quanto detto finora è la seguente. È di vitale importanza che l’organo dell’amministrazione delle imprese che realizzano attività particolarmente esposte al rischio di reati determini i criteri di compliance della migliore portata possibile.

Otre a questi criteri bisognerebbe inoltre stabilire misure di condotta, codici etici e di buona condotta e un procedimento di controllo che rendano l’impresa adempiente rispetto agli obblighi previsti dalla legge. Ciò tutelerebbe dirigenti e organi di amministrazione rispetto a eventuali irregolarità e violazioni penali realizzate dai lavoratori.

It is recommended that franchise agreements clearly foresee how to solve and deal with potential conflicts. The relationship between franchisor and franchisee may have some difficulty due, for example, to the absence of specific regulation of its content (at least in Spain) and to the fact that its elements are contained in different pieces of legislation. What I will say in these posts could also be useful for other distribution contracts, or in general collaboration agreements, although I will focus on franchising due to its special characteristics.

Conflicts between franchisees and franchisors can cover multiple legal and commercial aspects: product supplies, brands, know-how, exclusivity and territory, non-competition, promotion and advertising, sales through the Internet … And all this, in a context in which, frequently, both parties want to maintain their collaboration and good relations.

How to face, then, these potential conflicts? A first step is usually the direct negotiation between the parties and their advisers who have the task of being useful to them in this purpose. But this does not always end with a positive result. And the almost natural step if this happens is usually the beginning of a judicial procedure often preceded by a series of previous formal requirements.

However, there is a way that, taking into account the characteristic elements of the franchise contract and the nature of possible conflicts, can be an excellent and privileged alternative method to solve them: mediation. Let’s see why:

  1. In mediation there is no third party that imposes its decision on the conflict. The franchisor and the franchisee solve it by themselves with the help of a professional (the mediator) who, in a neutral and independent way, uses their skills and specifically acquired knowledge (help in identifying the interests of the parties, active listening, legitimacy …) so that both can reach a consensus. The mediator does not advise (the parties can go with their respective advisors), it does not decide or sentence, but it helps that the parties find the solution that most satisfies both: they better than anyone else know the business, its evolution, the aspects perhaps not foreseen in the contract and the future that they want for themselves.
  2. Mediation is a harmonized mode of dispute resolution in the European Union through the Directive on certain aspects of mediation in civil and commercial matters. This allows the parties in different Member States to be familiar with it, therefore it is possible to foresee a unified system in contracts with international parties, and it will be easier to enforce the agreements reached.
  3. Mediation allows, therefore, to satisfy both parties better than the judicial alternative and with more creative solutions that a judge will never be able to apply. Unlike a legal proceeding where one usually wins and another loses, mediation can bring together the interests of franchisees and franchisors and, in this way, both obtain a better response. It allows a less belligerent and more friendly format that can be very useful since in many cases the disputes do not have too much entity to go to court, or refer to non-essential aspects of the relationship, or can be addressed from more global perspectives or with references to objective parameters. In addition, frequently, franchisees and franchisors want to continue maintaining their commercial relationship and, through mediation, resolved the conflict, this will be possible (unthinkable, however, if they had initiated a judicial confrontation).
  4. Mediation is, in principle, voluntary. At any time, the parties can abandon it even in those Member States or conflicts for which it may be mandatory to attend at least to the information session.
  5. It is a method that easily adapts to the characteristics of both parties: it is very flexible with the formalities, and the franchisor and the franchisee are who, with the help of the mediator, design a large part of the procedure to arrive at a solution being able to control its evolution. It also allows a solution that is much more adapted to their specific situation, provides more imaginative solution ideas, allows better dialogue, maintains the relationship, distinguishes facts from opinions or judgments, and allows the parties to return to their business saving energies that would otherwise be devoted to conflict management.
  6. It is a faster procedure than a trial, with a cost that can be assumed and controlled in advance.
  7. Mediation is confidential, so the publicity of the conflict is reduced, avoiding reputation costs or by extending to the rest of the network. What is treated in a mediation procedure cannot be disclosed even in a subsequent judicial proceeding.
  8. Both parties can arrive at a solution that will be binding for them. In addition, even if no agreement is reached, with the mediation the parties are in a better position to continue the relationship and resolve their problems: they have been able to present their points of view, they have been heard and have listened, they have opened dialogue channels, they have been able to show greater flexibility and, in short, they have improved their relations as a requirement to end the conflict and reach agreements.
  9. The degree of compliance with conflicts resolved through mediation is much higher than those imposed by a judge since the agreements are more satisfactory for them and it has been the parties themselves who have decided what to do.
  10. And finally, if the mediation has not worked, the possibility of claiming in the courts remains open.

In Spagna il licenziamento viene classificato individuale o collettivo, a seconda del numero di lavoratori assoggettati a tale misura.

L’articolo 51 dello Statuto dei Lavoratori considera “licenziamento collettivo” l’estinzione del rapporto di lavoro causata da motivazioni economiche, tecniche, organizzative o di produzione quando, nel periodo di novanta giorni, coinvolga: (i) almeno dieci lavoratori di un’impresa con meno di 100 dipendenti; (ii) il dieci per cento dei lavoratori in una impresa che abbia tra cento e trecento dipendenti; (iii) trenta lavoratori nelle imprese con più di trecento dipendenti.

Il licenziamento potrà essere impugnato in sede giudiziale, entro 20 giorni lavorativi e potrà essere dichiarato legittimo (procedente), illegittimo (improcedente) o nullo.

Il licenziamento si considera legittimo quando è confermato l’inadempimento da parte del lavoratore contestato dall’imprenditore nella comunicazione del licenziamento e sono stati soddisfatti i requisiti formali, quali (i) la comunicazione per iscritto al lavoratore; (ii) una sufficiente descrizione dei fatti che hanno determinato il licenziamento e (iii) l’indicazione della data a partire della quale il licenziamento sarà efficace.

Sarà dichiarato illegittimo il licenziamento privo dei requisiti citati nel paragrafo precedente.

Il licenziamento è nullo nei seguenti casi: (i) violazione dei diritti fondamentali o libertà pubblica; (ii) il lavoratore è una vittima di violenza di genere; (iii) salvo che si dimostri la giusta causa, nei casi di: lavoratrici incinte, con permesso di maternità, paternità o allattamento, o con riduzione della giornata lavorativa per curare un minore di dodici anni o una persona con una incapacità fisica, psichica o sensoriale.

Nel caso in cui il licenziamento sia dichiarato illegittimo, l’imprenditore entro cinque giorni dovrà scegliere se reintegrare il lavoratore nel posto di lavoro (e pagargli le mensilità trascorse tra il licenziamento e la notificazione della sentenza, i cosiddetti salarios de tramitación) oppure pagargli l’indennità, il cui importo dipende dalla durata del rapporto, come si analizzerà di seguito. Nel caso in cui il lavoratore licenziato sia un rappresentante sindacale, la scelta tra le due opzioni spetterà al lavoratore e non all’imprenditore.

Se il licenziamento è dichiarato nullo, l’imprenditore avrà l’obbligo di reintegrare il lavoratore nel posto di lavoro e potrà essere condannato al risarcimento dei danni assieme al pagamento delle mensilità trascorse tra il licenziamento e la notifica della sentenza.

Come accennato in precedenza, l’indennità dovuta al lavoratore (alternativa al reintegro per i licenziamenti illegittimi) dipende dal momento in cui è iniziato il rapporto di lavoro.

L’indennità da pagare nel caso del licenziamento di un lavoratore assunto dopo il 12 febbraio 2012, sarà pari a 33 giorni di retribuzione per ogni anno lavorato.

Nel caso in cui il lavoratore licenziato sia stato assunto prima del 12 febbraio 2012, l’indennità verrà calcolata come segue:

  • per il periodo trascorso tra la firma del contratto e il 12 febbraio 2012, l’indennità è pari a 45 giorni di retribuzione per ogni anno di rapporto;
  • sarà pari a 33 giorni di retribuzione per ogni anno lavorato dopo il 12 febbraio 2012.

In ogni caso l’indennità non potrà ammontare a più di 720 giorni di retribuzione, salvo il caso in cui, dal calcolo dell’indennità del periodo precedente il 12 febbraio 2012, risultasse un numero di giorni superiore a 720, nel quale l’indennità non potrà essere superiore a quarantadue mensilità.

Inoltre è importante ricordare che l’indennità in caso di licenziamento è esente da qualunque imposta fino a 180.000 euro. Per la cifra superiore, la tassazione sarà parificata ai redditi di lavoro, con una riduzione del 30% nel caso di rapporto di lavoro terminato da almeno due anni.

In Spagna i benefici che i lavoratori ricevono anno dopo anno, sebbene non siano inclusi nel contratto di lavoro, si consolidano. Pertanto l’impresa può eliminarli solamente seguendo il procedimento previsto per la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro disposte nel contratto di lavoro, disciplinato dall’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori.

É importante distinguere tra il procedimento previsto nel caso in cui la modifica sia individuale o collettiva, in base al numero dei lavoratori soggetti alla misura da adottare.

Affinché la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro si possa considerare collettiva, bisogna raggiungere i parametri quantitativi che stabilisce l’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori.

La normativa spagnola esige che, in un periodo di novanta giorni, la modifica riguardi un numero di lavoratori che dipende dalle dimensioni dell’impresa che promuove la modifica.

La prima soglia richiede che la misura adottata influenzi almeno dieci lavoratori in un’impresa con meno di 100 lavoratori; la seconda soglia richiede che il dieci per cento del numero dei lavoratori, in un’impresa che abbia tra cento e trecento lavoratori, sia soggetta a tale modifica; la modifica deve riguardare trenta lavoratori nelle imprese con più di trecento lavoratori.

Come si è detto prima, il procedimento è differente nel caso in cui la modifica sostanziale sia individuale o collettiva.

La modifica individuale può imporsi direttamente da parte dell’imprenditore sempre e quando si soddisfino i requisiti che esige la normativa, quali: (i) la comunicazione per iscritto; (ii) un preavviso di quindici giorni; (iii) la descrizione della causa della modifica, che potrà essere economica, tecnica, organizzativa o di produzione, e la relazione di questa con la competitività, con la produttività o con l’organizzazione tecnica o del lavoro nell’impresa.

Dall’altro lato, quando la modifica è collettiva, raggiungendosi le soglie menzionate, la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro deve essere preceduta da una negoziazione tra l’imprenditore e i rappresentanti dei lavoratori per raggiungere un accordo, altrimenti la modifica sarà nulla.

In questo caso, il procedimento è il seguente: (i) partecipazione alla negoziazione con i rappresentanti dei lavoratori, che non potrà avere una durata superiore a 15 giorni; (ii) notifica ai lavoratori soggetti alla modifica, una volta terminato il periodo di negoziazione, con o senza accordo. Il contratto collettivo può stabilire requisiti addizionali.

Terminato il periodo di negoziazione, con o senza accordo, l’imprenditore deve notificare ai lavoratori soggetti alla modifica la sua decisione che avrà carattere esecutivo una volta trascorso il periodo di preavviso, che è di 15 giorni del caso della modifica collettiva e di 7 giorni nel caso di modifica individuale.

Una volta divenuta esecutiva la misura adottata, il lavoratore ha le seguenti possibilità: (i) accettare la modifica; (ii) impugnare la modifica dinanzi al tribunale del lavoro nel termine di 20 giorni feriali; (iii) rescindere il contratto e ricevere un indennizzo equivalente a 20 giorni per anno di lavoro; (iv) chiedere la risoluzione del contratto innanzi al tribunale del lavoro (entro il termine di un anno), nel caso in cui il giudice abbia considerato la misura ingiustificata e l’impresa non riconosca al lavoratore le condizioni di lavoro precedenti con un indennizzo equivalente a 33 giorni per anno lavorato (con il limite di 24 mensilità).

É possibile un decremento della retribuzione rispetto alla misura stabilita nel contratto collettivo, seguendo il procedimento previsto dall’articolo 82.3 dello Statuto dei Lavoratori, che costituisce un’eccezione alla regola dell’efficacia generale e implica una deroga in peius delle condizioni stabilite dal contratto collettivo.

Affinché l’imprenditore possa derogare in peius il contratto collettivo è necessario soddisfare i seguenti requisiti: (i) che si verifichi una causa economica, tecnica, organizzativa o di produzione; (ii) l’esistenza di un accordo tra l’impresa e i rappresentanti dei lavoratori.

La normativa menzionata considera che si manifesti una causa economica nel caso in cui dal risultato economico della società si deduca una situazione economica negativa, per esempio, in caso tale come l’esistenza di perdite attuali o previste, o in caso di diminuzione persistente del livello di incassi ordinari o delle vendite.

In ogni caso, si considera che la diminuzione è persistente se durante due trimestri consecutivi il livello di incassi ordinari o delle vendite di ogni trimestre sia inferiore al livello registrato nello stesso trimestre dell’anno precedente.

Concorrono cause tecniche quando si manifestano cambi nei mezzi o negli strumenti di produzione; si parla di cause organizzative quando si manifestano cambi nell’ambito dei sistemi e dei metodi di lavoro del personale o nel modo di organizzare la produzione, e di cause produttive quando si producono cambi nella domanda di prodotti o servizi che l’impresa pretende collocare nel mercato.

Tra il processo di modifica sostanziale delle condizioni di lavoro, previsto dall’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori, e il procedimento di deroga in peius del contratto collettivo, stabilito dall’articolo 82.3 dello Statuto dei Lavoratori, esistono alcune differenze.

In primo luogo, bisogna evidenziare che solamente ai cambi che implicano una modifica sostanziale delle condizioni di lavoro stabilite nel contratto di lavoro si può applicare il procedimento previsto dall’articolo 41 dello Statuto dei lavoratori, mentre tutte le variazioni delle condizioni di lavoro disciplinate dal contratto collettivo sono soggette al procedimento di deroga in peius ex articolo 82.3 dello Statuto dei Lavoratori.

Un’altra importante differenza è la durata della misura adottata, che, nel procedimento previsto dall’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori, ha carattere indefinito; dall’altro lato, nel caso della deroga in peius, l’alterazione non può avere una durata superiore alla vigenza del contratto collettivo, dato che l’oggetto della modifica sono le condizioni di lavoro previste dal contratto collettivo e non dal contratto di lavoro.

In conclusione, mentre la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro previste dal contratto di lavoro può realizzarsi senza che si sia raggiunto un accordo con i rappresentanti dei lavoratori, nel caso della deroga in peius del contratto collettivo, l’accordo con questi ultimi è conditio sine qua non affinché la misura adottata sia valida.

Based on our experience in many years advising and representing companies in the commercial distribution (in Spanish jurisdiction but with foreign manufacturers or distributors), the following are the six key essential elements for manufacturers (suppliers) and retailers (distributors) when establishing a distribution relationship.

These ideas are relevant when companies intend to start their commercial relationship but they should not be neglected and verified even when there are already existing contacts.

The signature of the contract

Although it could seem obvious, the signature of a distribution agreement is less common than it might seem. It often happens that along the extended relationship, the corporate structures change and what once was signed with an entity, has not been renewed, adapted, modified or replaced when the situation has been transformed. It is very convenient to have well documented the relationship at every moment of its existence and to be sure that what has been covered legally is also enforceable y the day-to-day commercial relationship. It is advisable this work to be carried out by legal specialists closely with the commercial department of the company. Perfectly drafted clauses from a legal standpoint will be useless if overtaken or not understood by the day-to-day activity. And, of course, no contract is signed as a “mere formality” and then modified by verbal agreements or practices.

The proper choice of contract

If the signature of the distribution contract is important, the choice of the correct type is essential. Many of the conflicts that occur, especially in long-term relationships, begin with the interpretation of the type of relationship that has been signed. Even with a written text (and with an express title), the intention of the parties remains often unclear (and so the agreement). Is the “distributor” really so? Does he buy and resell or there are only sporadic supply relationships? Is there just a representative activity (ie, the distributor is actually an “agent“)? Is there a mixed relationship (sometimes represents, sometimes buys and resells)? The list could continue indefinitely. Even in many of the relationships that currently exist I am sure that the interpretation given by the Supplier and the Distributor could be different.

Monitoring of legal and business relations

If it is quite frequent not to have a clear written contract, it happens in almost all the distribution relationships than once the agreement has been signed, the day-to-day commercial activity modifies what has been agreed. Why commercial relations seem to neglect what has been written in an agreement? It is quite frequent contracts in which certain obligations for distributors are included (reporting on the market, customers, minimum purchases), but which in practice are not respected (it seems complicated, there is a good relationship between the parties, and nobody remembers what was agreed by people no longer working at the company…). However, it is also quite frequent to try to use these (real?) defaults later on when the relationship starts having problems. At that moment, parties try to hide behind these violations to terminate the contracts although these practices were, in a sort of way, accepted as a new procedure. Of course no agreement can last forever and for that reason is highly recommendable a joint and periodical monitoring between the legal adviser (preferably an independent one with the support of the general managers) and the commercial department to take into account new practices and to have a provision in the contractual documents.

Evidences about customers

In distribution contracts, evidences about customers will be essential in case of termination. Parties (mainly the supplier) are quite interested in showing evidences on who (supplier or distributor) procured the customers. Are they a result of the distributor activity or are they obtained as a consequence of the reputation of the trademark? Evidences on customers could simplify or even avoid future conflicts. The importance of the clientele and its possible future activity will be a key element to define the compensation to which the distributor will pretend to be eligible.

Evidences on purchases and sales

Another essential element and quite often forgotten is the justification of purchases to the supplier and subsequent sales by distributors. In any distribution agreement distributors acquire the products and resell them to the final customers. A future compensation to the distributor will consider the difference between the purchase prices and resale prices (the margin). It is therefore advisable to be able to establish the correspondent evidence on such information in order to better prepare a possible claim.

Damages in case of termination of contracts

Similarly, it would be convenient to justify what damages have been suffered as a result of the termination of a contract: has the distributor made investments by indication of the supplier that are still to be amortized? Has the distributor hired new employees for a line of business that have to be dismissed because of the termination of the contract (costs of compensation)? Has the distributor rented new premises signing long-term contracts due to the expectations on the agreement? Please, take into account that the Distributor is an independent trader and, as such, he assumes the risks of his activity. But to the extent he is acting on a distribution network he shall be subject to the directions, suggestions and expectations created by the supplier. These may be relevant to later determine the damages caused by the termination of the contract.

The change in ownership of a company, of a working place or of an autonomous production unit will not extinguish by itself the employment relationship, and the new employer will be subrogated in the labour rights and obligations and in the Social Security obligations from the previous employer.

Company Succession shall be considered to exist when the transmission affect to the economic entity which maintains his identity, understood as an organized grouping of resources which has the objective of pursuing an economic activity, whether or not that activity is central or ancillary.

The transferor and the transferee shall be jointly and severally liable during three years for the labour obligations born beforehand the transmission and which had not been satisfied.

The transferor and the transferee have to report to the legal representatives of the affected employees by the change in the ownership about the following:

  • Expected time of the transmission.
  • Reasons for the transmission.
  • Legal, economic and social consequences of the transmission to the employees.
  • Measures envisaged in relation to the employees.

If there are no legal representatives of the employees the transferor and the transferee shall provide that information directly to the affected employees.

Occupational risk prevention

The law 31/1995 of Prevention of risks at the workplace has the objective of promote the security and the health of the employees’ through the application of measures and the development of the necessary activities to the prevention of risks derived from work.

For that purpose, the Law establishes the general principles concerning the prevention of professional risks for the protection of the life and health.

Under Spanish law a labour contract may be suspended by the following causes:

  • Mutual agreement of the Parties.
  • The legitimate causes consigned in the contract.
  • Temporary incapacity of the employee.
  • Maternity, paternity, risk during pregnancy, risk during breastfeeding, and adoption or family placement.
  • Military service.
  • Holding a representative public charge.
  • Deprivation of the liberty of the employee, as long as a condemnatory sentence does not exists.
  • Suspension from duties without pay for disciplinary reasons.
  • Temporary force majeure.
  • For economic, technical, organizational or production causes.
  • Forced leave of absence.
  • For exercising the right to strike.
  • Legal closing of the company.
  • For decision of the employee as a consequence of gender-based violence.

The suspension of the contract exonerates the reciprocal obligations of working and remunerating the work.

Leaves

The leave can be voluntary or forced. The forced leave will give the right to return to the same workplace and to the computation of the seniority, this leave will be given cause by the designation or the election for a public charge which makes impossible to assist to the work. The readmission has to be applied on the following month since the cessation in the public charge.

The employee with seniority in the company of one year has the right to ask and have the opportunity of having the voluntary leave for a period of time between four months and five years. This right is only possible if four years since the last leave have passed.

The employees will have the right for a leave period for no more than three years to attend the care of every son.

The employee in leave will keep only a preferential right to re-entry in a vacant in the same or similar category in relation with his position.

Javier Gaspar

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    Spain – Employment suspension and leaves

    27 Gennaio 2017

    • Spagna
    • Lavoro

    We have seen in a previous post the advantages of mediation as an alternative dispute resolution method in franchise agreements. From there, what recommendations could we give to make better use of mediation? Although we will have to adapt them to each specific case, the following points could be very useful:

    1. Specifically foresee in the contract a mediation clause as an alternative dispute resolution method. Although the franchisee and franchisor can agree to mediate once the conflict arises without having reflected it in the contract, it will surely be more complicated to do so when both have already initiated the discrepancies. It is preferable, therefore, to do it before: it places the parties in a better predisposition, they will be able to choose the procedure in a better way, as well as the institution, the mediator, the formalities, etc.
    2. If the parties have agreed on a mediation agreement, this may be initiated at the request of only one of them, without having to re-reach an agreement.
    3. The mediation clause is also recommended, because once an application for the initiation of mediation has been agreed upon, the limitations period of the legal actions will be suspended until the termination of the mediation.
    4. By virtue of this agreement and having initiated the mediation, the courts will not be able to hear such controversies during the time in which the mediation takes place, provided that the interested party invokes it.
    5. In the clause, it is convenient to foresee some elements, such as what issues may be the subject of mediation (all or only some of them), the need or not of a previous negotiation, adequate deadlines to avoid that this procedure can be used to delay other ways, the applicable law to mediation and to the agreement reached with it, the competent jurisdiction for the adoption of precautionary measures, where appropriate, or the jurisdiction or arbitration to settle the dispute in case of failure of mediation.
    6. It is true that one of the principles of mediation is its voluntary nature. However, the existence of the clause and being obliged to attend at least one informative session before initiating any judicial procedure can convince of its advantages even the most reticent party.
    7. Include the mediation as an alternative dispute resolution method within the pre-contractual information that the franchisor must deliver to potential franchisees. Although the Spanish norm does not seem to expressly demand that reference be made, this seems an optimal moment to show transparency and the will to solve possible problems in an agile manner. It also predisposes the good understanding, cooperation and good faith of the franchised brand before the beginning of relations.
    8. Appropriately select the mediation institution to which to refer in case of conflict or foreseeing the best way to choose the most appropriate mediator. Currently there are many institutions or professionals that offer guarantees of impartiality. It may be relevant that it is a mediator with specific training, who facilitates the communication and confidence of the parties and, insofar as possible, who can fully understand the nature of the franchise. There are institutions in Spain such as the Signum Foundation (http://fundacionsignum.org/) or MediaICAM of the Madrid Bar Association (https://mediacion.icam.es) that can be good choices.

    On the topic of the importance of Mediation in Distribution Agreements, you can check out the recording our webinar “Mediation in International Conflicts”

    Bisogna prendere atto che il classico aforisma societas delinquere non potest è stato recentemente smentito da diverse legislazioni che hanno introdotto alcuni casi di responsabilità penale delle persone giuridiche.

    Senza entrare nell’analisi dei previgenti regimi legislativi, incentriamo questo articolo sul territorio spagnolo, soffermandoci sulla riforma del Codice Penale realizzata dalla Ley Orgánica 1/2015, ottimo  esempio di imputazione della responsabilità penale alle persone giuridiche. Le fonti essenziali da prendere in considerazione sono: (i) la norma per eccellenza , ossia l’art. 31 bis del Codice Penale spagnolo; (ii) i criteri stabiliti nella Circolare nº 1/2016 della Fiscalía General del Estado; (iii) alcune sentenze rilevanti, come le n° 154 e 221 del 2016 del Tribunal Supremo.

    Considerato quanto precede, focalizzeremo l’attenzione sulle più rilevanti misure societarie di prevenzione, che hanno lo scopo di annullare o quantomeno minimizzare il rischio che, in seguito alla commissione di un reato da parte di un dirigente e/o lavoratore,  la responsabilità penale possa essere imputata a una persona giuridica

    Dal punto di vista soggettivo, l’articolo 31 bis del Codice Penale spagnolo stabilisce che la persona giuridica è responsabile dei reati commessi da parte dei suoi rappresentanti legali o dei membri dell’organo dell’amministrazione, così come da parte di quelle persone che sono sottoposte all’autorità di questi soggetti.

    A tal proposito, è importante sottolineare che il secondo comma del medesimo articolo libera la persona giuridica dalla responsabilità penale se ha adempiuto ai seguenti obblighi:

    1. L’organo dell’amministrazione ha adottato ed eseguito modelli di organizzazione, gestione, vigilanza e controllo, al fine di prevenire la commissione di reati o ridurne in maniera significativa il rischio.
    2. La persona giuridica ha applicato i meccanismi necessari di supervisione del funzionamento del modello di prevenzione, senza omissioni o inottemperanze alle funzioni di vigilanza e controllo.

    Gli strumenti di prevenzione sono il frutto di uno studio dettagliato dell’impresa e delle sue esigenze specifiche. Così, affinché le misure di compliace non restino semplici strumenti astratti, è molto importante che esista un solido legame tra queste e la cultura organizzativa dell’impresa. In altre parole, le imprese devono applicare le misure adatte alla sua stessa organizzazione.

    Affinché il programma di compliance abbia esito, allora, dev’essere personalizzato e adattato all’impresa in questione, e deve includere sia i meccanismi che permettono all’impresa di prevenire le pratiche non desiderate, che gli strumenti necessari per individuare le pratiche di corruzione e rispondere tempestivamente.

    La Fiscalía General del Estado – attraverso una Circolare – ha fornito un’interpretazione autentica dell’articolo 31 bis del Codice Penale, precisando che quest’ultimo non istituisce una responsabilità diretta per le persone giuridiche, ma afferma che le persone giuridiche possono essere responsabili dei reati commessi dalle persone fisiche.

    Esiste, quindi, l’assoluta necessità che le persone giuridiche adottino una serie di decisioni che, seppur minime, evidenzino la sincera vocazione e volontà di prevenire e ostacolare, ove possibile, la commissione di reati da parte di qualunque lavoratore da cui possa derivare una “responsabilità penale”. È in questo ambito che ottiene una speciale rilevanza la nomina di un “compliance officer”, che dovrà disporre di un’indipendenza sufficiente per garantire l’efficacia della responsabilità che assume.

    Le sentenze del Tribunal Supremo menzionate in precedenza testimoniano come sarà necessario un po’ di tempo affinché i tribunali si pronuncino in senso conforme e configurino dei criteri uniformi che possano facilitare l’adozione delle misure da parte delle società. Al riguardo dobbiamo sottolineare che 7 dei 15 Magistrati del “Pleno” sentenza 154/2016 hanno espresso un voto difforme nel momento di fissare i requisiti esigibili per imputare o meno la responsabilità penale alle persone giuridiche. A titolo d’esempio, una delle decisioni su cui i Magistrati si sono divisi ha riguardato l’onere probatorio dei requisiti che liberano dalla responsabilità penale elencati dall’art. 31 bis: spetta all’accusa dimostrarne l’inesistenza o spetta all’impresa dimostrare di aver utilizzato gli strumenti adeguati e efficaci per prevenire i reati?

    Nel dubbio normativo e giurisprudenziale, a nostro parere l’unica conclusione chiara e uniforme che si può dedurre da quanto detto finora è la seguente. È di vitale importanza che l’organo dell’amministrazione delle imprese che realizzano attività particolarmente esposte al rischio di reati determini i criteri di compliance della migliore portata possibile.

    Otre a questi criteri bisognerebbe inoltre stabilire misure di condotta, codici etici e di buona condotta e un procedimento di controllo che rendano l’impresa adempiente rispetto agli obblighi previsti dalla legge. Ciò tutelerebbe dirigenti e organi di amministrazione rispetto a eventuali irregolarità e violazioni penali realizzate dai lavoratori.

    It is recommended that franchise agreements clearly foresee how to solve and deal with potential conflicts. The relationship between franchisor and franchisee may have some difficulty due, for example, to the absence of specific regulation of its content (at least in Spain) and to the fact that its elements are contained in different pieces of legislation. What I will say in these posts could also be useful for other distribution contracts, or in general collaboration agreements, although I will focus on franchising due to its special characteristics.

    Conflicts between franchisees and franchisors can cover multiple legal and commercial aspects: product supplies, brands, know-how, exclusivity and territory, non-competition, promotion and advertising, sales through the Internet … And all this, in a context in which, frequently, both parties want to maintain their collaboration and good relations.

    How to face, then, these potential conflicts? A first step is usually the direct negotiation between the parties and their advisers who have the task of being useful to them in this purpose. But this does not always end with a positive result. And the almost natural step if this happens is usually the beginning of a judicial procedure often preceded by a series of previous formal requirements.

    However, there is a way that, taking into account the characteristic elements of the franchise contract and the nature of possible conflicts, can be an excellent and privileged alternative method to solve them: mediation. Let’s see why:

    1. In mediation there is no third party that imposes its decision on the conflict. The franchisor and the franchisee solve it by themselves with the help of a professional (the mediator) who, in a neutral and independent way, uses their skills and specifically acquired knowledge (help in identifying the interests of the parties, active listening, legitimacy …) so that both can reach a consensus. The mediator does not advise (the parties can go with their respective advisors), it does not decide or sentence, but it helps that the parties find the solution that most satisfies both: they better than anyone else know the business, its evolution, the aspects perhaps not foreseen in the contract and the future that they want for themselves.
    2. Mediation is a harmonized mode of dispute resolution in the European Union through the Directive on certain aspects of mediation in civil and commercial matters. This allows the parties in different Member States to be familiar with it, therefore it is possible to foresee a unified system in contracts with international parties, and it will be easier to enforce the agreements reached.
    3. Mediation allows, therefore, to satisfy both parties better than the judicial alternative and with more creative solutions that a judge will never be able to apply. Unlike a legal proceeding where one usually wins and another loses, mediation can bring together the interests of franchisees and franchisors and, in this way, both obtain a better response. It allows a less belligerent and more friendly format that can be very useful since in many cases the disputes do not have too much entity to go to court, or refer to non-essential aspects of the relationship, or can be addressed from more global perspectives or with references to objective parameters. In addition, frequently, franchisees and franchisors want to continue maintaining their commercial relationship and, through mediation, resolved the conflict, this will be possible (unthinkable, however, if they had initiated a judicial confrontation).
    4. Mediation is, in principle, voluntary. At any time, the parties can abandon it even in those Member States or conflicts for which it may be mandatory to attend at least to the information session.
    5. It is a method that easily adapts to the characteristics of both parties: it is very flexible with the formalities, and the franchisor and the franchisee are who, with the help of the mediator, design a large part of the procedure to arrive at a solution being able to control its evolution. It also allows a solution that is much more adapted to their specific situation, provides more imaginative solution ideas, allows better dialogue, maintains the relationship, distinguishes facts from opinions or judgments, and allows the parties to return to their business saving energies that would otherwise be devoted to conflict management.
    6. It is a faster procedure than a trial, with a cost that can be assumed and controlled in advance.
    7. Mediation is confidential, so the publicity of the conflict is reduced, avoiding reputation costs or by extending to the rest of the network. What is treated in a mediation procedure cannot be disclosed even in a subsequent judicial proceeding.
    8. Both parties can arrive at a solution that will be binding for them. In addition, even if no agreement is reached, with the mediation the parties are in a better position to continue the relationship and resolve their problems: they have been able to present their points of view, they have been heard and have listened, they have opened dialogue channels, they have been able to show greater flexibility and, in short, they have improved their relations as a requirement to end the conflict and reach agreements.
    9. The degree of compliance with conflicts resolved through mediation is much higher than those imposed by a judge since the agreements are more satisfactory for them and it has been the parties themselves who have decided what to do.
    10. And finally, if the mediation has not worked, the possibility of claiming in the courts remains open.

    In Spagna il licenziamento viene classificato individuale o collettivo, a seconda del numero di lavoratori assoggettati a tale misura.

    L’articolo 51 dello Statuto dei Lavoratori considera “licenziamento collettivo” l’estinzione del rapporto di lavoro causata da motivazioni economiche, tecniche, organizzative o di produzione quando, nel periodo di novanta giorni, coinvolga: (i) almeno dieci lavoratori di un’impresa con meno di 100 dipendenti; (ii) il dieci per cento dei lavoratori in una impresa che abbia tra cento e trecento dipendenti; (iii) trenta lavoratori nelle imprese con più di trecento dipendenti.

    Il licenziamento potrà essere impugnato in sede giudiziale, entro 20 giorni lavorativi e potrà essere dichiarato legittimo (procedente), illegittimo (improcedente) o nullo.

    Il licenziamento si considera legittimo quando è confermato l’inadempimento da parte del lavoratore contestato dall’imprenditore nella comunicazione del licenziamento e sono stati soddisfatti i requisiti formali, quali (i) la comunicazione per iscritto al lavoratore; (ii) una sufficiente descrizione dei fatti che hanno determinato il licenziamento e (iii) l’indicazione della data a partire della quale il licenziamento sarà efficace.

    Sarà dichiarato illegittimo il licenziamento privo dei requisiti citati nel paragrafo precedente.

    Il licenziamento è nullo nei seguenti casi: (i) violazione dei diritti fondamentali o libertà pubblica; (ii) il lavoratore è una vittima di violenza di genere; (iii) salvo che si dimostri la giusta causa, nei casi di: lavoratrici incinte, con permesso di maternità, paternità o allattamento, o con riduzione della giornata lavorativa per curare un minore di dodici anni o una persona con una incapacità fisica, psichica o sensoriale.

    Nel caso in cui il licenziamento sia dichiarato illegittimo, l’imprenditore entro cinque giorni dovrà scegliere se reintegrare il lavoratore nel posto di lavoro (e pagargli le mensilità trascorse tra il licenziamento e la notificazione della sentenza, i cosiddetti salarios de tramitación) oppure pagargli l’indennità, il cui importo dipende dalla durata del rapporto, come si analizzerà di seguito. Nel caso in cui il lavoratore licenziato sia un rappresentante sindacale, la scelta tra le due opzioni spetterà al lavoratore e non all’imprenditore.

    Se il licenziamento è dichiarato nullo, l’imprenditore avrà l’obbligo di reintegrare il lavoratore nel posto di lavoro e potrà essere condannato al risarcimento dei danni assieme al pagamento delle mensilità trascorse tra il licenziamento e la notifica della sentenza.

    Come accennato in precedenza, l’indennità dovuta al lavoratore (alternativa al reintegro per i licenziamenti illegittimi) dipende dal momento in cui è iniziato il rapporto di lavoro.

    L’indennità da pagare nel caso del licenziamento di un lavoratore assunto dopo il 12 febbraio 2012, sarà pari a 33 giorni di retribuzione per ogni anno lavorato.

    Nel caso in cui il lavoratore licenziato sia stato assunto prima del 12 febbraio 2012, l’indennità verrà calcolata come segue:

    • per il periodo trascorso tra la firma del contratto e il 12 febbraio 2012, l’indennità è pari a 45 giorni di retribuzione per ogni anno di rapporto;
    • sarà pari a 33 giorni di retribuzione per ogni anno lavorato dopo il 12 febbraio 2012.

    In ogni caso l’indennità non potrà ammontare a più di 720 giorni di retribuzione, salvo il caso in cui, dal calcolo dell’indennità del periodo precedente il 12 febbraio 2012, risultasse un numero di giorni superiore a 720, nel quale l’indennità non potrà essere superiore a quarantadue mensilità.

    Inoltre è importante ricordare che l’indennità in caso di licenziamento è esente da qualunque imposta fino a 180.000 euro. Per la cifra superiore, la tassazione sarà parificata ai redditi di lavoro, con una riduzione del 30% nel caso di rapporto di lavoro terminato da almeno due anni.

    In Spagna i benefici che i lavoratori ricevono anno dopo anno, sebbene non siano inclusi nel contratto di lavoro, si consolidano. Pertanto l’impresa può eliminarli solamente seguendo il procedimento previsto per la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro disposte nel contratto di lavoro, disciplinato dall’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori.

    É importante distinguere tra il procedimento previsto nel caso in cui la modifica sia individuale o collettiva, in base al numero dei lavoratori soggetti alla misura da adottare.

    Affinché la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro si possa considerare collettiva, bisogna raggiungere i parametri quantitativi che stabilisce l’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori.

    La normativa spagnola esige che, in un periodo di novanta giorni, la modifica riguardi un numero di lavoratori che dipende dalle dimensioni dell’impresa che promuove la modifica.

    La prima soglia richiede che la misura adottata influenzi almeno dieci lavoratori in un’impresa con meno di 100 lavoratori; la seconda soglia richiede che il dieci per cento del numero dei lavoratori, in un’impresa che abbia tra cento e trecento lavoratori, sia soggetta a tale modifica; la modifica deve riguardare trenta lavoratori nelle imprese con più di trecento lavoratori.

    Come si è detto prima, il procedimento è differente nel caso in cui la modifica sostanziale sia individuale o collettiva.

    La modifica individuale può imporsi direttamente da parte dell’imprenditore sempre e quando si soddisfino i requisiti che esige la normativa, quali: (i) la comunicazione per iscritto; (ii) un preavviso di quindici giorni; (iii) la descrizione della causa della modifica, che potrà essere economica, tecnica, organizzativa o di produzione, e la relazione di questa con la competitività, con la produttività o con l’organizzazione tecnica o del lavoro nell’impresa.

    Dall’altro lato, quando la modifica è collettiva, raggiungendosi le soglie menzionate, la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro deve essere preceduta da una negoziazione tra l’imprenditore e i rappresentanti dei lavoratori per raggiungere un accordo, altrimenti la modifica sarà nulla.

    In questo caso, il procedimento è il seguente: (i) partecipazione alla negoziazione con i rappresentanti dei lavoratori, che non potrà avere una durata superiore a 15 giorni; (ii) notifica ai lavoratori soggetti alla modifica, una volta terminato il periodo di negoziazione, con o senza accordo. Il contratto collettivo può stabilire requisiti addizionali.

    Terminato il periodo di negoziazione, con o senza accordo, l’imprenditore deve notificare ai lavoratori soggetti alla modifica la sua decisione che avrà carattere esecutivo una volta trascorso il periodo di preavviso, che è di 15 giorni del caso della modifica collettiva e di 7 giorni nel caso di modifica individuale.

    Una volta divenuta esecutiva la misura adottata, il lavoratore ha le seguenti possibilità: (i) accettare la modifica; (ii) impugnare la modifica dinanzi al tribunale del lavoro nel termine di 20 giorni feriali; (iii) rescindere il contratto e ricevere un indennizzo equivalente a 20 giorni per anno di lavoro; (iv) chiedere la risoluzione del contratto innanzi al tribunale del lavoro (entro il termine di un anno), nel caso in cui il giudice abbia considerato la misura ingiustificata e l’impresa non riconosca al lavoratore le condizioni di lavoro precedenti con un indennizzo equivalente a 33 giorni per anno lavorato (con il limite di 24 mensilità).

    É possibile un decremento della retribuzione rispetto alla misura stabilita nel contratto collettivo, seguendo il procedimento previsto dall’articolo 82.3 dello Statuto dei Lavoratori, che costituisce un’eccezione alla regola dell’efficacia generale e implica una deroga in peius delle condizioni stabilite dal contratto collettivo.

    Affinché l’imprenditore possa derogare in peius il contratto collettivo è necessario soddisfare i seguenti requisiti: (i) che si verifichi una causa economica, tecnica, organizzativa o di produzione; (ii) l’esistenza di un accordo tra l’impresa e i rappresentanti dei lavoratori.

    La normativa menzionata considera che si manifesti una causa economica nel caso in cui dal risultato economico della società si deduca una situazione economica negativa, per esempio, in caso tale come l’esistenza di perdite attuali o previste, o in caso di diminuzione persistente del livello di incassi ordinari o delle vendite.

    In ogni caso, si considera che la diminuzione è persistente se durante due trimestri consecutivi il livello di incassi ordinari o delle vendite di ogni trimestre sia inferiore al livello registrato nello stesso trimestre dell’anno precedente.

    Concorrono cause tecniche quando si manifestano cambi nei mezzi o negli strumenti di produzione; si parla di cause organizzative quando si manifestano cambi nell’ambito dei sistemi e dei metodi di lavoro del personale o nel modo di organizzare la produzione, e di cause produttive quando si producono cambi nella domanda di prodotti o servizi che l’impresa pretende collocare nel mercato.

    Tra il processo di modifica sostanziale delle condizioni di lavoro, previsto dall’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori, e il procedimento di deroga in peius del contratto collettivo, stabilito dall’articolo 82.3 dello Statuto dei Lavoratori, esistono alcune differenze.

    In primo luogo, bisogna evidenziare che solamente ai cambi che implicano una modifica sostanziale delle condizioni di lavoro stabilite nel contratto di lavoro si può applicare il procedimento previsto dall’articolo 41 dello Statuto dei lavoratori, mentre tutte le variazioni delle condizioni di lavoro disciplinate dal contratto collettivo sono soggette al procedimento di deroga in peius ex articolo 82.3 dello Statuto dei Lavoratori.

    Un’altra importante differenza è la durata della misura adottata, che, nel procedimento previsto dall’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori, ha carattere indefinito; dall’altro lato, nel caso della deroga in peius, l’alterazione non può avere una durata superiore alla vigenza del contratto collettivo, dato che l’oggetto della modifica sono le condizioni di lavoro previste dal contratto collettivo e non dal contratto di lavoro.

    In conclusione, mentre la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro previste dal contratto di lavoro può realizzarsi senza che si sia raggiunto un accordo con i rappresentanti dei lavoratori, nel caso della deroga in peius del contratto collettivo, l’accordo con questi ultimi è conditio sine qua non affinché la misura adottata sia valida.

    Based on our experience in many years advising and representing companies in the commercial distribution (in Spanish jurisdiction but with foreign manufacturers or distributors), the following are the six key essential elements for manufacturers (suppliers) and retailers (distributors) when establishing a distribution relationship.

    These ideas are relevant when companies intend to start their commercial relationship but they should not be neglected and verified even when there are already existing contacts.

    The signature of the contract

    Although it could seem obvious, the signature of a distribution agreement is less common than it might seem. It often happens that along the extended relationship, the corporate structures change and what once was signed with an entity, has not been renewed, adapted, modified or replaced when the situation has been transformed. It is very convenient to have well documented the relationship at every moment of its existence and to be sure that what has been covered legally is also enforceable y the day-to-day commercial relationship. It is advisable this work to be carried out by legal specialists closely with the commercial department of the company. Perfectly drafted clauses from a legal standpoint will be useless if overtaken or not understood by the day-to-day activity. And, of course, no contract is signed as a “mere formality” and then modified by verbal agreements or practices.

    The proper choice of contract

    If the signature of the distribution contract is important, the choice of the correct type is essential. Many of the conflicts that occur, especially in long-term relationships, begin with the interpretation of the type of relationship that has been signed. Even with a written text (and with an express title), the intention of the parties remains often unclear (and so the agreement). Is the “distributor” really so? Does he buy and resell or there are only sporadic supply relationships? Is there just a representative activity (ie, the distributor is actually an “agent“)? Is there a mixed relationship (sometimes represents, sometimes buys and resells)? The list could continue indefinitely. Even in many of the relationships that currently exist I am sure that the interpretation given by the Supplier and the Distributor could be different.

    Monitoring of legal and business relations

    If it is quite frequent not to have a clear written contract, it happens in almost all the distribution relationships than once the agreement has been signed, the day-to-day commercial activity modifies what has been agreed. Why commercial relations seem to neglect what has been written in an agreement? It is quite frequent contracts in which certain obligations for distributors are included (reporting on the market, customers, minimum purchases), but which in practice are not respected (it seems complicated, there is a good relationship between the parties, and nobody remembers what was agreed by people no longer working at the company…). However, it is also quite frequent to try to use these (real?) defaults later on when the relationship starts having problems. At that moment, parties try to hide behind these violations to terminate the contracts although these practices were, in a sort of way, accepted as a new procedure. Of course no agreement can last forever and for that reason is highly recommendable a joint and periodical monitoring between the legal adviser (preferably an independent one with the support of the general managers) and the commercial department to take into account new practices and to have a provision in the contractual documents.

    Evidences about customers

    In distribution contracts, evidences about customers will be essential in case of termination. Parties (mainly the supplier) are quite interested in showing evidences on who (supplier or distributor) procured the customers. Are they a result of the distributor activity or are they obtained as a consequence of the reputation of the trademark? Evidences on customers could simplify or even avoid future conflicts. The importance of the clientele and its possible future activity will be a key element to define the compensation to which the distributor will pretend to be eligible.

    Evidences on purchases and sales

    Another essential element and quite often forgotten is the justification of purchases to the supplier and subsequent sales by distributors. In any distribution agreement distributors acquire the products and resell them to the final customers. A future compensation to the distributor will consider the difference between the purchase prices and resale prices (the margin). It is therefore advisable to be able to establish the correspondent evidence on such information in order to better prepare a possible claim.

    Damages in case of termination of contracts

    Similarly, it would be convenient to justify what damages have been suffered as a result of the termination of a contract: has the distributor made investments by indication of the supplier that are still to be amortized? Has the distributor hired new employees for a line of business that have to be dismissed because of the termination of the contract (costs of compensation)? Has the distributor rented new premises signing long-term contracts due to the expectations on the agreement? Please, take into account that the Distributor is an independent trader and, as such, he assumes the risks of his activity. But to the extent he is acting on a distribution network he shall be subject to the directions, suggestions and expectations created by the supplier. These may be relevant to later determine the damages caused by the termination of the contract.

    The change in ownership of a company, of a working place or of an autonomous production unit will not extinguish by itself the employment relationship, and the new employer will be subrogated in the labour rights and obligations and in the Social Security obligations from the previous employer.

    Company Succession shall be considered to exist when the transmission affect to the economic entity which maintains his identity, understood as an organized grouping of resources which has the objective of pursuing an economic activity, whether or not that activity is central or ancillary.

    The transferor and the transferee shall be jointly and severally liable during three years for the labour obligations born beforehand the transmission and which had not been satisfied.

    The transferor and the transferee have to report to the legal representatives of the affected employees by the change in the ownership about the following:

    • Expected time of the transmission.
    • Reasons for the transmission.
    • Legal, economic and social consequences of the transmission to the employees.
    • Measures envisaged in relation to the employees.

    If there are no legal representatives of the employees the transferor and the transferee shall provide that information directly to the affected employees.

    Occupational risk prevention

    The law 31/1995 of Prevention of risks at the workplace has the objective of promote the security and the health of the employees’ through the application of measures and the development of the necessary activities to the prevention of risks derived from work.

    For that purpose, the Law establishes the general principles concerning the prevention of professional risks for the protection of the life and health.

    Under Spanish law a labour contract may be suspended by the following causes:

    • Mutual agreement of the Parties.
    • The legitimate causes consigned in the contract.
    • Temporary incapacity of the employee.
    • Maternity, paternity, risk during pregnancy, risk during breastfeeding, and adoption or family placement.
    • Military service.
    • Holding a representative public charge.
    • Deprivation of the liberty of the employee, as long as a condemnatory sentence does not exists.
    • Suspension from duties without pay for disciplinary reasons.
    • Temporary force majeure.
    • For economic, technical, organizational or production causes.
    • Forced leave of absence.
    • For exercising the right to strike.
    • Legal closing of the company.
    • For decision of the employee as a consequence of gender-based violence.

    The suspension of the contract exonerates the reciprocal obligations of working and remunerating the work.

    Leaves

    The leave can be voluntary or forced. The forced leave will give the right to return to the same workplace and to the computation of the seniority, this leave will be given cause by the designation or the election for a public charge which makes impossible to assist to the work. The readmission has to be applied on the following month since the cessation in the public charge.

    The employee with seniority in the company of one year has the right to ask and have the opportunity of having the voluntary leave for a period of time between four months and five years. This right is only possible if four years since the last leave have passed.

    The employees will have the right for a leave period for no more than three years to attend the care of every son.

    The employee in leave will keep only a preferential right to re-entry in a vacant in the same or similar category in relation with his position.

    Javier Gaspar

    Aree di attività

    • Arbitrato
    • Distribuzione
    • Franchising
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      Spain – Agency and distribution agreements

      16 Gennaio 2017

      • Spagna
      • Distribuzione

      We have seen in a previous post the advantages of mediation as an alternative dispute resolution method in franchise agreements. From there, what recommendations could we give to make better use of mediation? Although we will have to adapt them to each specific case, the following points could be very useful:

      1. Specifically foresee in the contract a mediation clause as an alternative dispute resolution method. Although the franchisee and franchisor can agree to mediate once the conflict arises without having reflected it in the contract, it will surely be more complicated to do so when both have already initiated the discrepancies. It is preferable, therefore, to do it before: it places the parties in a better predisposition, they will be able to choose the procedure in a better way, as well as the institution, the mediator, the formalities, etc.
      2. If the parties have agreed on a mediation agreement, this may be initiated at the request of only one of them, without having to re-reach an agreement.
      3. The mediation clause is also recommended, because once an application for the initiation of mediation has been agreed upon, the limitations period of the legal actions will be suspended until the termination of the mediation.
      4. By virtue of this agreement and having initiated the mediation, the courts will not be able to hear such controversies during the time in which the mediation takes place, provided that the interested party invokes it.
      5. In the clause, it is convenient to foresee some elements, such as what issues may be the subject of mediation (all or only some of them), the need or not of a previous negotiation, adequate deadlines to avoid that this procedure can be used to delay other ways, the applicable law to mediation and to the agreement reached with it, the competent jurisdiction for the adoption of precautionary measures, where appropriate, or the jurisdiction or arbitration to settle the dispute in case of failure of mediation.
      6. It is true that one of the principles of mediation is its voluntary nature. However, the existence of the clause and being obliged to attend at least one informative session before initiating any judicial procedure can convince of its advantages even the most reticent party.
      7. Include the mediation as an alternative dispute resolution method within the pre-contractual information that the franchisor must deliver to potential franchisees. Although the Spanish norm does not seem to expressly demand that reference be made, this seems an optimal moment to show transparency and the will to solve possible problems in an agile manner. It also predisposes the good understanding, cooperation and good faith of the franchised brand before the beginning of relations.
      8. Appropriately select the mediation institution to which to refer in case of conflict or foreseeing the best way to choose the most appropriate mediator. Currently there are many institutions or professionals that offer guarantees of impartiality. It may be relevant that it is a mediator with specific training, who facilitates the communication and confidence of the parties and, insofar as possible, who can fully understand the nature of the franchise. There are institutions in Spain such as the Signum Foundation (http://fundacionsignum.org/) or MediaICAM of the Madrid Bar Association (https://mediacion.icam.es) that can be good choices.

      On the topic of the importance of Mediation in Distribution Agreements, you can check out the recording our webinar “Mediation in International Conflicts”

      Bisogna prendere atto che il classico aforisma societas delinquere non potest è stato recentemente smentito da diverse legislazioni che hanno introdotto alcuni casi di responsabilità penale delle persone giuridiche.

      Senza entrare nell’analisi dei previgenti regimi legislativi, incentriamo questo articolo sul territorio spagnolo, soffermandoci sulla riforma del Codice Penale realizzata dalla Ley Orgánica 1/2015, ottimo  esempio di imputazione della responsabilità penale alle persone giuridiche. Le fonti essenziali da prendere in considerazione sono: (i) la norma per eccellenza , ossia l’art. 31 bis del Codice Penale spagnolo; (ii) i criteri stabiliti nella Circolare nº 1/2016 della Fiscalía General del Estado; (iii) alcune sentenze rilevanti, come le n° 154 e 221 del 2016 del Tribunal Supremo.

      Considerato quanto precede, focalizzeremo l’attenzione sulle più rilevanti misure societarie di prevenzione, che hanno lo scopo di annullare o quantomeno minimizzare il rischio che, in seguito alla commissione di un reato da parte di un dirigente e/o lavoratore,  la responsabilità penale possa essere imputata a una persona giuridica

      Dal punto di vista soggettivo, l’articolo 31 bis del Codice Penale spagnolo stabilisce che la persona giuridica è responsabile dei reati commessi da parte dei suoi rappresentanti legali o dei membri dell’organo dell’amministrazione, così come da parte di quelle persone che sono sottoposte all’autorità di questi soggetti.

      A tal proposito, è importante sottolineare che il secondo comma del medesimo articolo libera la persona giuridica dalla responsabilità penale se ha adempiuto ai seguenti obblighi:

      1. L’organo dell’amministrazione ha adottato ed eseguito modelli di organizzazione, gestione, vigilanza e controllo, al fine di prevenire la commissione di reati o ridurne in maniera significativa il rischio.
      2. La persona giuridica ha applicato i meccanismi necessari di supervisione del funzionamento del modello di prevenzione, senza omissioni o inottemperanze alle funzioni di vigilanza e controllo.

      Gli strumenti di prevenzione sono il frutto di uno studio dettagliato dell’impresa e delle sue esigenze specifiche. Così, affinché le misure di compliace non restino semplici strumenti astratti, è molto importante che esista un solido legame tra queste e la cultura organizzativa dell’impresa. In altre parole, le imprese devono applicare le misure adatte alla sua stessa organizzazione.

      Affinché il programma di compliance abbia esito, allora, dev’essere personalizzato e adattato all’impresa in questione, e deve includere sia i meccanismi che permettono all’impresa di prevenire le pratiche non desiderate, che gli strumenti necessari per individuare le pratiche di corruzione e rispondere tempestivamente.

      La Fiscalía General del Estado – attraverso una Circolare – ha fornito un’interpretazione autentica dell’articolo 31 bis del Codice Penale, precisando che quest’ultimo non istituisce una responsabilità diretta per le persone giuridiche, ma afferma che le persone giuridiche possono essere responsabili dei reati commessi dalle persone fisiche.

      Esiste, quindi, l’assoluta necessità che le persone giuridiche adottino una serie di decisioni che, seppur minime, evidenzino la sincera vocazione e volontà di prevenire e ostacolare, ove possibile, la commissione di reati da parte di qualunque lavoratore da cui possa derivare una “responsabilità penale”. È in questo ambito che ottiene una speciale rilevanza la nomina di un “compliance officer”, che dovrà disporre di un’indipendenza sufficiente per garantire l’efficacia della responsabilità che assume.

      Le sentenze del Tribunal Supremo menzionate in precedenza testimoniano come sarà necessario un po’ di tempo affinché i tribunali si pronuncino in senso conforme e configurino dei criteri uniformi che possano facilitare l’adozione delle misure da parte delle società. Al riguardo dobbiamo sottolineare che 7 dei 15 Magistrati del “Pleno” sentenza 154/2016 hanno espresso un voto difforme nel momento di fissare i requisiti esigibili per imputare o meno la responsabilità penale alle persone giuridiche. A titolo d’esempio, una delle decisioni su cui i Magistrati si sono divisi ha riguardato l’onere probatorio dei requisiti che liberano dalla responsabilità penale elencati dall’art. 31 bis: spetta all’accusa dimostrarne l’inesistenza o spetta all’impresa dimostrare di aver utilizzato gli strumenti adeguati e efficaci per prevenire i reati?

      Nel dubbio normativo e giurisprudenziale, a nostro parere l’unica conclusione chiara e uniforme che si può dedurre da quanto detto finora è la seguente. È di vitale importanza che l’organo dell’amministrazione delle imprese che realizzano attività particolarmente esposte al rischio di reati determini i criteri di compliance della migliore portata possibile.

      Otre a questi criteri bisognerebbe inoltre stabilire misure di condotta, codici etici e di buona condotta e un procedimento di controllo che rendano l’impresa adempiente rispetto agli obblighi previsti dalla legge. Ciò tutelerebbe dirigenti e organi di amministrazione rispetto a eventuali irregolarità e violazioni penali realizzate dai lavoratori.

      It is recommended that franchise agreements clearly foresee how to solve and deal with potential conflicts. The relationship between franchisor and franchisee may have some difficulty due, for example, to the absence of specific regulation of its content (at least in Spain) and to the fact that its elements are contained in different pieces of legislation. What I will say in these posts could also be useful for other distribution contracts, or in general collaboration agreements, although I will focus on franchising due to its special characteristics.

      Conflicts between franchisees and franchisors can cover multiple legal and commercial aspects: product supplies, brands, know-how, exclusivity and territory, non-competition, promotion and advertising, sales through the Internet … And all this, in a context in which, frequently, both parties want to maintain their collaboration and good relations.

      How to face, then, these potential conflicts? A first step is usually the direct negotiation between the parties and their advisers who have the task of being useful to them in this purpose. But this does not always end with a positive result. And the almost natural step if this happens is usually the beginning of a judicial procedure often preceded by a series of previous formal requirements.

      However, there is a way that, taking into account the characteristic elements of the franchise contract and the nature of possible conflicts, can be an excellent and privileged alternative method to solve them: mediation. Let’s see why:

      1. In mediation there is no third party that imposes its decision on the conflict. The franchisor and the franchisee solve it by themselves with the help of a professional (the mediator) who, in a neutral and independent way, uses their skills and specifically acquired knowledge (help in identifying the interests of the parties, active listening, legitimacy …) so that both can reach a consensus. The mediator does not advise (the parties can go with their respective advisors), it does not decide or sentence, but it helps that the parties find the solution that most satisfies both: they better than anyone else know the business, its evolution, the aspects perhaps not foreseen in the contract and the future that they want for themselves.
      2. Mediation is a harmonized mode of dispute resolution in the European Union through the Directive on certain aspects of mediation in civil and commercial matters. This allows the parties in different Member States to be familiar with it, therefore it is possible to foresee a unified system in contracts with international parties, and it will be easier to enforce the agreements reached.
      3. Mediation allows, therefore, to satisfy both parties better than the judicial alternative and with more creative solutions that a judge will never be able to apply. Unlike a legal proceeding where one usually wins and another loses, mediation can bring together the interests of franchisees and franchisors and, in this way, both obtain a better response. It allows a less belligerent and more friendly format that can be very useful since in many cases the disputes do not have too much entity to go to court, or refer to non-essential aspects of the relationship, or can be addressed from more global perspectives or with references to objective parameters. In addition, frequently, franchisees and franchisors want to continue maintaining their commercial relationship and, through mediation, resolved the conflict, this will be possible (unthinkable, however, if they had initiated a judicial confrontation).
      4. Mediation is, in principle, voluntary. At any time, the parties can abandon it even in those Member States or conflicts for which it may be mandatory to attend at least to the information session.
      5. It is a method that easily adapts to the characteristics of both parties: it is very flexible with the formalities, and the franchisor and the franchisee are who, with the help of the mediator, design a large part of the procedure to arrive at a solution being able to control its evolution. It also allows a solution that is much more adapted to their specific situation, provides more imaginative solution ideas, allows better dialogue, maintains the relationship, distinguishes facts from opinions or judgments, and allows the parties to return to their business saving energies that would otherwise be devoted to conflict management.
      6. It is a faster procedure than a trial, with a cost that can be assumed and controlled in advance.
      7. Mediation is confidential, so the publicity of the conflict is reduced, avoiding reputation costs or by extending to the rest of the network. What is treated in a mediation procedure cannot be disclosed even in a subsequent judicial proceeding.
      8. Both parties can arrive at a solution that will be binding for them. In addition, even if no agreement is reached, with the mediation the parties are in a better position to continue the relationship and resolve their problems: they have been able to present their points of view, they have been heard and have listened, they have opened dialogue channels, they have been able to show greater flexibility and, in short, they have improved their relations as a requirement to end the conflict and reach agreements.
      9. The degree of compliance with conflicts resolved through mediation is much higher than those imposed by a judge since the agreements are more satisfactory for them and it has been the parties themselves who have decided what to do.
      10. And finally, if the mediation has not worked, the possibility of claiming in the courts remains open.

      In Spagna il licenziamento viene classificato individuale o collettivo, a seconda del numero di lavoratori assoggettati a tale misura.

      L’articolo 51 dello Statuto dei Lavoratori considera “licenziamento collettivo” l’estinzione del rapporto di lavoro causata da motivazioni economiche, tecniche, organizzative o di produzione quando, nel periodo di novanta giorni, coinvolga: (i) almeno dieci lavoratori di un’impresa con meno di 100 dipendenti; (ii) il dieci per cento dei lavoratori in una impresa che abbia tra cento e trecento dipendenti; (iii) trenta lavoratori nelle imprese con più di trecento dipendenti.

      Il licenziamento potrà essere impugnato in sede giudiziale, entro 20 giorni lavorativi e potrà essere dichiarato legittimo (procedente), illegittimo (improcedente) o nullo.

      Il licenziamento si considera legittimo quando è confermato l’inadempimento da parte del lavoratore contestato dall’imprenditore nella comunicazione del licenziamento e sono stati soddisfatti i requisiti formali, quali (i) la comunicazione per iscritto al lavoratore; (ii) una sufficiente descrizione dei fatti che hanno determinato il licenziamento e (iii) l’indicazione della data a partire della quale il licenziamento sarà efficace.

      Sarà dichiarato illegittimo il licenziamento privo dei requisiti citati nel paragrafo precedente.

      Il licenziamento è nullo nei seguenti casi: (i) violazione dei diritti fondamentali o libertà pubblica; (ii) il lavoratore è una vittima di violenza di genere; (iii) salvo che si dimostri la giusta causa, nei casi di: lavoratrici incinte, con permesso di maternità, paternità o allattamento, o con riduzione della giornata lavorativa per curare un minore di dodici anni o una persona con una incapacità fisica, psichica o sensoriale.

      Nel caso in cui il licenziamento sia dichiarato illegittimo, l’imprenditore entro cinque giorni dovrà scegliere se reintegrare il lavoratore nel posto di lavoro (e pagargli le mensilità trascorse tra il licenziamento e la notificazione della sentenza, i cosiddetti salarios de tramitación) oppure pagargli l’indennità, il cui importo dipende dalla durata del rapporto, come si analizzerà di seguito. Nel caso in cui il lavoratore licenziato sia un rappresentante sindacale, la scelta tra le due opzioni spetterà al lavoratore e non all’imprenditore.

      Se il licenziamento è dichiarato nullo, l’imprenditore avrà l’obbligo di reintegrare il lavoratore nel posto di lavoro e potrà essere condannato al risarcimento dei danni assieme al pagamento delle mensilità trascorse tra il licenziamento e la notifica della sentenza.

      Come accennato in precedenza, l’indennità dovuta al lavoratore (alternativa al reintegro per i licenziamenti illegittimi) dipende dal momento in cui è iniziato il rapporto di lavoro.

      L’indennità da pagare nel caso del licenziamento di un lavoratore assunto dopo il 12 febbraio 2012, sarà pari a 33 giorni di retribuzione per ogni anno lavorato.

      Nel caso in cui il lavoratore licenziato sia stato assunto prima del 12 febbraio 2012, l’indennità verrà calcolata come segue:

      • per il periodo trascorso tra la firma del contratto e il 12 febbraio 2012, l’indennità è pari a 45 giorni di retribuzione per ogni anno di rapporto;
      • sarà pari a 33 giorni di retribuzione per ogni anno lavorato dopo il 12 febbraio 2012.

      In ogni caso l’indennità non potrà ammontare a più di 720 giorni di retribuzione, salvo il caso in cui, dal calcolo dell’indennità del periodo precedente il 12 febbraio 2012, risultasse un numero di giorni superiore a 720, nel quale l’indennità non potrà essere superiore a quarantadue mensilità.

      Inoltre è importante ricordare che l’indennità in caso di licenziamento è esente da qualunque imposta fino a 180.000 euro. Per la cifra superiore, la tassazione sarà parificata ai redditi di lavoro, con una riduzione del 30% nel caso di rapporto di lavoro terminato da almeno due anni.

      In Spagna i benefici che i lavoratori ricevono anno dopo anno, sebbene non siano inclusi nel contratto di lavoro, si consolidano. Pertanto l’impresa può eliminarli solamente seguendo il procedimento previsto per la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro disposte nel contratto di lavoro, disciplinato dall’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori.

      É importante distinguere tra il procedimento previsto nel caso in cui la modifica sia individuale o collettiva, in base al numero dei lavoratori soggetti alla misura da adottare.

      Affinché la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro si possa considerare collettiva, bisogna raggiungere i parametri quantitativi che stabilisce l’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori.

      La normativa spagnola esige che, in un periodo di novanta giorni, la modifica riguardi un numero di lavoratori che dipende dalle dimensioni dell’impresa che promuove la modifica.

      La prima soglia richiede che la misura adottata influenzi almeno dieci lavoratori in un’impresa con meno di 100 lavoratori; la seconda soglia richiede che il dieci per cento del numero dei lavoratori, in un’impresa che abbia tra cento e trecento lavoratori, sia soggetta a tale modifica; la modifica deve riguardare trenta lavoratori nelle imprese con più di trecento lavoratori.

      Come si è detto prima, il procedimento è differente nel caso in cui la modifica sostanziale sia individuale o collettiva.

      La modifica individuale può imporsi direttamente da parte dell’imprenditore sempre e quando si soddisfino i requisiti che esige la normativa, quali: (i) la comunicazione per iscritto; (ii) un preavviso di quindici giorni; (iii) la descrizione della causa della modifica, che potrà essere economica, tecnica, organizzativa o di produzione, e la relazione di questa con la competitività, con la produttività o con l’organizzazione tecnica o del lavoro nell’impresa.

      Dall’altro lato, quando la modifica è collettiva, raggiungendosi le soglie menzionate, la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro deve essere preceduta da una negoziazione tra l’imprenditore e i rappresentanti dei lavoratori per raggiungere un accordo, altrimenti la modifica sarà nulla.

      In questo caso, il procedimento è il seguente: (i) partecipazione alla negoziazione con i rappresentanti dei lavoratori, che non potrà avere una durata superiore a 15 giorni; (ii) notifica ai lavoratori soggetti alla modifica, una volta terminato il periodo di negoziazione, con o senza accordo. Il contratto collettivo può stabilire requisiti addizionali.

      Terminato il periodo di negoziazione, con o senza accordo, l’imprenditore deve notificare ai lavoratori soggetti alla modifica la sua decisione che avrà carattere esecutivo una volta trascorso il periodo di preavviso, che è di 15 giorni del caso della modifica collettiva e di 7 giorni nel caso di modifica individuale.

      Una volta divenuta esecutiva la misura adottata, il lavoratore ha le seguenti possibilità: (i) accettare la modifica; (ii) impugnare la modifica dinanzi al tribunale del lavoro nel termine di 20 giorni feriali; (iii) rescindere il contratto e ricevere un indennizzo equivalente a 20 giorni per anno di lavoro; (iv) chiedere la risoluzione del contratto innanzi al tribunale del lavoro (entro il termine di un anno), nel caso in cui il giudice abbia considerato la misura ingiustificata e l’impresa non riconosca al lavoratore le condizioni di lavoro precedenti con un indennizzo equivalente a 33 giorni per anno lavorato (con il limite di 24 mensilità).

      É possibile un decremento della retribuzione rispetto alla misura stabilita nel contratto collettivo, seguendo il procedimento previsto dall’articolo 82.3 dello Statuto dei Lavoratori, che costituisce un’eccezione alla regola dell’efficacia generale e implica una deroga in peius delle condizioni stabilite dal contratto collettivo.

      Affinché l’imprenditore possa derogare in peius il contratto collettivo è necessario soddisfare i seguenti requisiti: (i) che si verifichi una causa economica, tecnica, organizzativa o di produzione; (ii) l’esistenza di un accordo tra l’impresa e i rappresentanti dei lavoratori.

      La normativa menzionata considera che si manifesti una causa economica nel caso in cui dal risultato economico della società si deduca una situazione economica negativa, per esempio, in caso tale come l’esistenza di perdite attuali o previste, o in caso di diminuzione persistente del livello di incassi ordinari o delle vendite.

      In ogni caso, si considera che la diminuzione è persistente se durante due trimestri consecutivi il livello di incassi ordinari o delle vendite di ogni trimestre sia inferiore al livello registrato nello stesso trimestre dell’anno precedente.

      Concorrono cause tecniche quando si manifestano cambi nei mezzi o negli strumenti di produzione; si parla di cause organizzative quando si manifestano cambi nell’ambito dei sistemi e dei metodi di lavoro del personale o nel modo di organizzare la produzione, e di cause produttive quando si producono cambi nella domanda di prodotti o servizi che l’impresa pretende collocare nel mercato.

      Tra il processo di modifica sostanziale delle condizioni di lavoro, previsto dall’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori, e il procedimento di deroga in peius del contratto collettivo, stabilito dall’articolo 82.3 dello Statuto dei Lavoratori, esistono alcune differenze.

      In primo luogo, bisogna evidenziare che solamente ai cambi che implicano una modifica sostanziale delle condizioni di lavoro stabilite nel contratto di lavoro si può applicare il procedimento previsto dall’articolo 41 dello Statuto dei lavoratori, mentre tutte le variazioni delle condizioni di lavoro disciplinate dal contratto collettivo sono soggette al procedimento di deroga in peius ex articolo 82.3 dello Statuto dei Lavoratori.

      Un’altra importante differenza è la durata della misura adottata, che, nel procedimento previsto dall’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori, ha carattere indefinito; dall’altro lato, nel caso della deroga in peius, l’alterazione non può avere una durata superiore alla vigenza del contratto collettivo, dato che l’oggetto della modifica sono le condizioni di lavoro previste dal contratto collettivo e non dal contratto di lavoro.

      In conclusione, mentre la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro previste dal contratto di lavoro può realizzarsi senza che si sia raggiunto un accordo con i rappresentanti dei lavoratori, nel caso della deroga in peius del contratto collettivo, l’accordo con questi ultimi è conditio sine qua non affinché la misura adottata sia valida.

      Based on our experience in many years advising and representing companies in the commercial distribution (in Spanish jurisdiction but with foreign manufacturers or distributors), the following are the six key essential elements for manufacturers (suppliers) and retailers (distributors) when establishing a distribution relationship.

      These ideas are relevant when companies intend to start their commercial relationship but they should not be neglected and verified even when there are already existing contacts.

      The signature of the contract

      Although it could seem obvious, the signature of a distribution agreement is less common than it might seem. It often happens that along the extended relationship, the corporate structures change and what once was signed with an entity, has not been renewed, adapted, modified or replaced when the situation has been transformed. It is very convenient to have well documented the relationship at every moment of its existence and to be sure that what has been covered legally is also enforceable y the day-to-day commercial relationship. It is advisable this work to be carried out by legal specialists closely with the commercial department of the company. Perfectly drafted clauses from a legal standpoint will be useless if overtaken or not understood by the day-to-day activity. And, of course, no contract is signed as a “mere formality” and then modified by verbal agreements or practices.

      The proper choice of contract

      If the signature of the distribution contract is important, the choice of the correct type is essential. Many of the conflicts that occur, especially in long-term relationships, begin with the interpretation of the type of relationship that has been signed. Even with a written text (and with an express title), the intention of the parties remains often unclear (and so the agreement). Is the “distributor” really so? Does he buy and resell or there are only sporadic supply relationships? Is there just a representative activity (ie, the distributor is actually an “agent“)? Is there a mixed relationship (sometimes represents, sometimes buys and resells)? The list could continue indefinitely. Even in many of the relationships that currently exist I am sure that the interpretation given by the Supplier and the Distributor could be different.

      Monitoring of legal and business relations

      If it is quite frequent not to have a clear written contract, it happens in almost all the distribution relationships than once the agreement has been signed, the day-to-day commercial activity modifies what has been agreed. Why commercial relations seem to neglect what has been written in an agreement? It is quite frequent contracts in which certain obligations for distributors are included (reporting on the market, customers, minimum purchases), but which in practice are not respected (it seems complicated, there is a good relationship between the parties, and nobody remembers what was agreed by people no longer working at the company…). However, it is also quite frequent to try to use these (real?) defaults later on when the relationship starts having problems. At that moment, parties try to hide behind these violations to terminate the contracts although these practices were, in a sort of way, accepted as a new procedure. Of course no agreement can last forever and for that reason is highly recommendable a joint and periodical monitoring between the legal adviser (preferably an independent one with the support of the general managers) and the commercial department to take into account new practices and to have a provision in the contractual documents.

      Evidences about customers

      In distribution contracts, evidences about customers will be essential in case of termination. Parties (mainly the supplier) are quite interested in showing evidences on who (supplier or distributor) procured the customers. Are they a result of the distributor activity or are they obtained as a consequence of the reputation of the trademark? Evidences on customers could simplify or even avoid future conflicts. The importance of the clientele and its possible future activity will be a key element to define the compensation to which the distributor will pretend to be eligible.

      Evidences on purchases and sales

      Another essential element and quite often forgotten is the justification of purchases to the supplier and subsequent sales by distributors. In any distribution agreement distributors acquire the products and resell them to the final customers. A future compensation to the distributor will consider the difference between the purchase prices and resale prices (the margin). It is therefore advisable to be able to establish the correspondent evidence on such information in order to better prepare a possible claim.

      Damages in case of termination of contracts

      Similarly, it would be convenient to justify what damages have been suffered as a result of the termination of a contract: has the distributor made investments by indication of the supplier that are still to be amortized? Has the distributor hired new employees for a line of business that have to be dismissed because of the termination of the contract (costs of compensation)? Has the distributor rented new premises signing long-term contracts due to the expectations on the agreement? Please, take into account that the Distributor is an independent trader and, as such, he assumes the risks of his activity. But to the extent he is acting on a distribution network he shall be subject to the directions, suggestions and expectations created by the supplier. These may be relevant to later determine the damages caused by the termination of the contract.

      The change in ownership of a company, of a working place or of an autonomous production unit will not extinguish by itself the employment relationship, and the new employer will be subrogated in the labour rights and obligations and in the Social Security obligations from the previous employer.

      Company Succession shall be considered to exist when the transmission affect to the economic entity which maintains his identity, understood as an organized grouping of resources which has the objective of pursuing an economic activity, whether or not that activity is central or ancillary.

      The transferor and the transferee shall be jointly and severally liable during three years for the labour obligations born beforehand the transmission and which had not been satisfied.

      The transferor and the transferee have to report to the legal representatives of the affected employees by the change in the ownership about the following:

      • Expected time of the transmission.
      • Reasons for the transmission.
      • Legal, economic and social consequences of the transmission to the employees.
      • Measures envisaged in relation to the employees.

      If there are no legal representatives of the employees the transferor and the transferee shall provide that information directly to the affected employees.

      Occupational risk prevention

      The law 31/1995 of Prevention of risks at the workplace has the objective of promote the security and the health of the employees’ through the application of measures and the development of the necessary activities to the prevention of risks derived from work.

      For that purpose, the Law establishes the general principles concerning the prevention of professional risks for the protection of the life and health.

      Under Spanish law a labour contract may be suspended by the following causes:

      • Mutual agreement of the Parties.
      • The legitimate causes consigned in the contract.
      • Temporary incapacity of the employee.
      • Maternity, paternity, risk during pregnancy, risk during breastfeeding, and adoption or family placement.
      • Military service.
      • Holding a representative public charge.
      • Deprivation of the liberty of the employee, as long as a condemnatory sentence does not exists.
      • Suspension from duties without pay for disciplinary reasons.
      • Temporary force majeure.
      • For economic, technical, organizational or production causes.
      • Forced leave of absence.
      • For exercising the right to strike.
      • Legal closing of the company.
      • For decision of the employee as a consequence of gender-based violence.

      The suspension of the contract exonerates the reciprocal obligations of working and remunerating the work.

      Leaves

      The leave can be voluntary or forced. The forced leave will give the right to return to the same workplace and to the computation of the seniority, this leave will be given cause by the designation or the election for a public charge which makes impossible to assist to the work. The readmission has to be applied on the following month since the cessation in the public charge.

      The employee with seniority in the company of one year has the right to ask and have the opportunity of having the voluntary leave for a period of time between four months and five years. This right is only possible if four years since the last leave have passed.

      The employees will have the right for a leave period for no more than three years to attend the care of every son.

      The employee in leave will keep only a preferential right to re-entry in a vacant in the same or similar category in relation with his position.

      Javier Gaspar

      Aree di attività

      • Arbitrato
      • Distribuzione
      • Franchising
      • Contenzioso
      • Sport
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        Employment termination in Spain

        12 Dicembre 2016

        • Spagna
        • Lavoro

        We have seen in a previous post the advantages of mediation as an alternative dispute resolution method in franchise agreements. From there, what recommendations could we give to make better use of mediation? Although we will have to adapt them to each specific case, the following points could be very useful:

        1. Specifically foresee in the contract a mediation clause as an alternative dispute resolution method. Although the franchisee and franchisor can agree to mediate once the conflict arises without having reflected it in the contract, it will surely be more complicated to do so when both have already initiated the discrepancies. It is preferable, therefore, to do it before: it places the parties in a better predisposition, they will be able to choose the procedure in a better way, as well as the institution, the mediator, the formalities, etc.
        2. If the parties have agreed on a mediation agreement, this may be initiated at the request of only one of them, without having to re-reach an agreement.
        3. The mediation clause is also recommended, because once an application for the initiation of mediation has been agreed upon, the limitations period of the legal actions will be suspended until the termination of the mediation.
        4. By virtue of this agreement and having initiated the mediation, the courts will not be able to hear such controversies during the time in which the mediation takes place, provided that the interested party invokes it.
        5. In the clause, it is convenient to foresee some elements, such as what issues may be the subject of mediation (all or only some of them), the need or not of a previous negotiation, adequate deadlines to avoid that this procedure can be used to delay other ways, the applicable law to mediation and to the agreement reached with it, the competent jurisdiction for the adoption of precautionary measures, where appropriate, or the jurisdiction or arbitration to settle the dispute in case of failure of mediation.
        6. It is true that one of the principles of mediation is its voluntary nature. However, the existence of the clause and being obliged to attend at least one informative session before initiating any judicial procedure can convince of its advantages even the most reticent party.
        7. Include the mediation as an alternative dispute resolution method within the pre-contractual information that the franchisor must deliver to potential franchisees. Although the Spanish norm does not seem to expressly demand that reference be made, this seems an optimal moment to show transparency and the will to solve possible problems in an agile manner. It also predisposes the good understanding, cooperation and good faith of the franchised brand before the beginning of relations.
        8. Appropriately select the mediation institution to which to refer in case of conflict or foreseeing the best way to choose the most appropriate mediator. Currently there are many institutions or professionals that offer guarantees of impartiality. It may be relevant that it is a mediator with specific training, who facilitates the communication and confidence of the parties and, insofar as possible, who can fully understand the nature of the franchise. There are institutions in Spain such as the Signum Foundation (http://fundacionsignum.org/) or MediaICAM of the Madrid Bar Association (https://mediacion.icam.es) that can be good choices.

        On the topic of the importance of Mediation in Distribution Agreements, you can check out the recording our webinar “Mediation in International Conflicts”

        Bisogna prendere atto che il classico aforisma societas delinquere non potest è stato recentemente smentito da diverse legislazioni che hanno introdotto alcuni casi di responsabilità penale delle persone giuridiche.

        Senza entrare nell’analisi dei previgenti regimi legislativi, incentriamo questo articolo sul territorio spagnolo, soffermandoci sulla riforma del Codice Penale realizzata dalla Ley Orgánica 1/2015, ottimo  esempio di imputazione della responsabilità penale alle persone giuridiche. Le fonti essenziali da prendere in considerazione sono: (i) la norma per eccellenza , ossia l’art. 31 bis del Codice Penale spagnolo; (ii) i criteri stabiliti nella Circolare nº 1/2016 della Fiscalía General del Estado; (iii) alcune sentenze rilevanti, come le n° 154 e 221 del 2016 del Tribunal Supremo.

        Considerato quanto precede, focalizzeremo l’attenzione sulle più rilevanti misure societarie di prevenzione, che hanno lo scopo di annullare o quantomeno minimizzare il rischio che, in seguito alla commissione di un reato da parte di un dirigente e/o lavoratore,  la responsabilità penale possa essere imputata a una persona giuridica

        Dal punto di vista soggettivo, l’articolo 31 bis del Codice Penale spagnolo stabilisce che la persona giuridica è responsabile dei reati commessi da parte dei suoi rappresentanti legali o dei membri dell’organo dell’amministrazione, così come da parte di quelle persone che sono sottoposte all’autorità di questi soggetti.

        A tal proposito, è importante sottolineare che il secondo comma del medesimo articolo libera la persona giuridica dalla responsabilità penale se ha adempiuto ai seguenti obblighi:

        1. L’organo dell’amministrazione ha adottato ed eseguito modelli di organizzazione, gestione, vigilanza e controllo, al fine di prevenire la commissione di reati o ridurne in maniera significativa il rischio.
        2. La persona giuridica ha applicato i meccanismi necessari di supervisione del funzionamento del modello di prevenzione, senza omissioni o inottemperanze alle funzioni di vigilanza e controllo.

        Gli strumenti di prevenzione sono il frutto di uno studio dettagliato dell’impresa e delle sue esigenze specifiche. Così, affinché le misure di compliace non restino semplici strumenti astratti, è molto importante che esista un solido legame tra queste e la cultura organizzativa dell’impresa. In altre parole, le imprese devono applicare le misure adatte alla sua stessa organizzazione.

        Affinché il programma di compliance abbia esito, allora, dev’essere personalizzato e adattato all’impresa in questione, e deve includere sia i meccanismi che permettono all’impresa di prevenire le pratiche non desiderate, che gli strumenti necessari per individuare le pratiche di corruzione e rispondere tempestivamente.

        La Fiscalía General del Estado – attraverso una Circolare – ha fornito un’interpretazione autentica dell’articolo 31 bis del Codice Penale, precisando che quest’ultimo non istituisce una responsabilità diretta per le persone giuridiche, ma afferma che le persone giuridiche possono essere responsabili dei reati commessi dalle persone fisiche.

        Esiste, quindi, l’assoluta necessità che le persone giuridiche adottino una serie di decisioni che, seppur minime, evidenzino la sincera vocazione e volontà di prevenire e ostacolare, ove possibile, la commissione di reati da parte di qualunque lavoratore da cui possa derivare una “responsabilità penale”. È in questo ambito che ottiene una speciale rilevanza la nomina di un “compliance officer”, che dovrà disporre di un’indipendenza sufficiente per garantire l’efficacia della responsabilità che assume.

        Le sentenze del Tribunal Supremo menzionate in precedenza testimoniano come sarà necessario un po’ di tempo affinché i tribunali si pronuncino in senso conforme e configurino dei criteri uniformi che possano facilitare l’adozione delle misure da parte delle società. Al riguardo dobbiamo sottolineare che 7 dei 15 Magistrati del “Pleno” sentenza 154/2016 hanno espresso un voto difforme nel momento di fissare i requisiti esigibili per imputare o meno la responsabilità penale alle persone giuridiche. A titolo d’esempio, una delle decisioni su cui i Magistrati si sono divisi ha riguardato l’onere probatorio dei requisiti che liberano dalla responsabilità penale elencati dall’art. 31 bis: spetta all’accusa dimostrarne l’inesistenza o spetta all’impresa dimostrare di aver utilizzato gli strumenti adeguati e efficaci per prevenire i reati?

        Nel dubbio normativo e giurisprudenziale, a nostro parere l’unica conclusione chiara e uniforme che si può dedurre da quanto detto finora è la seguente. È di vitale importanza che l’organo dell’amministrazione delle imprese che realizzano attività particolarmente esposte al rischio di reati determini i criteri di compliance della migliore portata possibile.

        Otre a questi criteri bisognerebbe inoltre stabilire misure di condotta, codici etici e di buona condotta e un procedimento di controllo che rendano l’impresa adempiente rispetto agli obblighi previsti dalla legge. Ciò tutelerebbe dirigenti e organi di amministrazione rispetto a eventuali irregolarità e violazioni penali realizzate dai lavoratori.

        It is recommended that franchise agreements clearly foresee how to solve and deal with potential conflicts. The relationship between franchisor and franchisee may have some difficulty due, for example, to the absence of specific regulation of its content (at least in Spain) and to the fact that its elements are contained in different pieces of legislation. What I will say in these posts could also be useful for other distribution contracts, or in general collaboration agreements, although I will focus on franchising due to its special characteristics.

        Conflicts between franchisees and franchisors can cover multiple legal and commercial aspects: product supplies, brands, know-how, exclusivity and territory, non-competition, promotion and advertising, sales through the Internet … And all this, in a context in which, frequently, both parties want to maintain their collaboration and good relations.

        How to face, then, these potential conflicts? A first step is usually the direct negotiation between the parties and their advisers who have the task of being useful to them in this purpose. But this does not always end with a positive result. And the almost natural step if this happens is usually the beginning of a judicial procedure often preceded by a series of previous formal requirements.

        However, there is a way that, taking into account the characteristic elements of the franchise contract and the nature of possible conflicts, can be an excellent and privileged alternative method to solve them: mediation. Let’s see why:

        1. In mediation there is no third party that imposes its decision on the conflict. The franchisor and the franchisee solve it by themselves with the help of a professional (the mediator) who, in a neutral and independent way, uses their skills and specifically acquired knowledge (help in identifying the interests of the parties, active listening, legitimacy …) so that both can reach a consensus. The mediator does not advise (the parties can go with their respective advisors), it does not decide or sentence, but it helps that the parties find the solution that most satisfies both: they better than anyone else know the business, its evolution, the aspects perhaps not foreseen in the contract and the future that they want for themselves.
        2. Mediation is a harmonized mode of dispute resolution in the European Union through the Directive on certain aspects of mediation in civil and commercial matters. This allows the parties in different Member States to be familiar with it, therefore it is possible to foresee a unified system in contracts with international parties, and it will be easier to enforce the agreements reached.
        3. Mediation allows, therefore, to satisfy both parties better than the judicial alternative and with more creative solutions that a judge will never be able to apply. Unlike a legal proceeding where one usually wins and another loses, mediation can bring together the interests of franchisees and franchisors and, in this way, both obtain a better response. It allows a less belligerent and more friendly format that can be very useful since in many cases the disputes do not have too much entity to go to court, or refer to non-essential aspects of the relationship, or can be addressed from more global perspectives or with references to objective parameters. In addition, frequently, franchisees and franchisors want to continue maintaining their commercial relationship and, through mediation, resolved the conflict, this will be possible (unthinkable, however, if they had initiated a judicial confrontation).
        4. Mediation is, in principle, voluntary. At any time, the parties can abandon it even in those Member States or conflicts for which it may be mandatory to attend at least to the information session.
        5. It is a method that easily adapts to the characteristics of both parties: it is very flexible with the formalities, and the franchisor and the franchisee are who, with the help of the mediator, design a large part of the procedure to arrive at a solution being able to control its evolution. It also allows a solution that is much more adapted to their specific situation, provides more imaginative solution ideas, allows better dialogue, maintains the relationship, distinguishes facts from opinions or judgments, and allows the parties to return to their business saving energies that would otherwise be devoted to conflict management.
        6. It is a faster procedure than a trial, with a cost that can be assumed and controlled in advance.
        7. Mediation is confidential, so the publicity of the conflict is reduced, avoiding reputation costs or by extending to the rest of the network. What is treated in a mediation procedure cannot be disclosed even in a subsequent judicial proceeding.
        8. Both parties can arrive at a solution that will be binding for them. In addition, even if no agreement is reached, with the mediation the parties are in a better position to continue the relationship and resolve their problems: they have been able to present their points of view, they have been heard and have listened, they have opened dialogue channels, they have been able to show greater flexibility and, in short, they have improved their relations as a requirement to end the conflict and reach agreements.
        9. The degree of compliance with conflicts resolved through mediation is much higher than those imposed by a judge since the agreements are more satisfactory for them and it has been the parties themselves who have decided what to do.
        10. And finally, if the mediation has not worked, the possibility of claiming in the courts remains open.

        In Spagna il licenziamento viene classificato individuale o collettivo, a seconda del numero di lavoratori assoggettati a tale misura.

        L’articolo 51 dello Statuto dei Lavoratori considera “licenziamento collettivo” l’estinzione del rapporto di lavoro causata da motivazioni economiche, tecniche, organizzative o di produzione quando, nel periodo di novanta giorni, coinvolga: (i) almeno dieci lavoratori di un’impresa con meno di 100 dipendenti; (ii) il dieci per cento dei lavoratori in una impresa che abbia tra cento e trecento dipendenti; (iii) trenta lavoratori nelle imprese con più di trecento dipendenti.

        Il licenziamento potrà essere impugnato in sede giudiziale, entro 20 giorni lavorativi e potrà essere dichiarato legittimo (procedente), illegittimo (improcedente) o nullo.

        Il licenziamento si considera legittimo quando è confermato l’inadempimento da parte del lavoratore contestato dall’imprenditore nella comunicazione del licenziamento e sono stati soddisfatti i requisiti formali, quali (i) la comunicazione per iscritto al lavoratore; (ii) una sufficiente descrizione dei fatti che hanno determinato il licenziamento e (iii) l’indicazione della data a partire della quale il licenziamento sarà efficace.

        Sarà dichiarato illegittimo il licenziamento privo dei requisiti citati nel paragrafo precedente.

        Il licenziamento è nullo nei seguenti casi: (i) violazione dei diritti fondamentali o libertà pubblica; (ii) il lavoratore è una vittima di violenza di genere; (iii) salvo che si dimostri la giusta causa, nei casi di: lavoratrici incinte, con permesso di maternità, paternità o allattamento, o con riduzione della giornata lavorativa per curare un minore di dodici anni o una persona con una incapacità fisica, psichica o sensoriale.

        Nel caso in cui il licenziamento sia dichiarato illegittimo, l’imprenditore entro cinque giorni dovrà scegliere se reintegrare il lavoratore nel posto di lavoro (e pagargli le mensilità trascorse tra il licenziamento e la notificazione della sentenza, i cosiddetti salarios de tramitación) oppure pagargli l’indennità, il cui importo dipende dalla durata del rapporto, come si analizzerà di seguito. Nel caso in cui il lavoratore licenziato sia un rappresentante sindacale, la scelta tra le due opzioni spetterà al lavoratore e non all’imprenditore.

        Se il licenziamento è dichiarato nullo, l’imprenditore avrà l’obbligo di reintegrare il lavoratore nel posto di lavoro e potrà essere condannato al risarcimento dei danni assieme al pagamento delle mensilità trascorse tra il licenziamento e la notifica della sentenza.

        Come accennato in precedenza, l’indennità dovuta al lavoratore (alternativa al reintegro per i licenziamenti illegittimi) dipende dal momento in cui è iniziato il rapporto di lavoro.

        L’indennità da pagare nel caso del licenziamento di un lavoratore assunto dopo il 12 febbraio 2012, sarà pari a 33 giorni di retribuzione per ogni anno lavorato.

        Nel caso in cui il lavoratore licenziato sia stato assunto prima del 12 febbraio 2012, l’indennità verrà calcolata come segue:

        • per il periodo trascorso tra la firma del contratto e il 12 febbraio 2012, l’indennità è pari a 45 giorni di retribuzione per ogni anno di rapporto;
        • sarà pari a 33 giorni di retribuzione per ogni anno lavorato dopo il 12 febbraio 2012.

        In ogni caso l’indennità non potrà ammontare a più di 720 giorni di retribuzione, salvo il caso in cui, dal calcolo dell’indennità del periodo precedente il 12 febbraio 2012, risultasse un numero di giorni superiore a 720, nel quale l’indennità non potrà essere superiore a quarantadue mensilità.

        Inoltre è importante ricordare che l’indennità in caso di licenziamento è esente da qualunque imposta fino a 180.000 euro. Per la cifra superiore, la tassazione sarà parificata ai redditi di lavoro, con una riduzione del 30% nel caso di rapporto di lavoro terminato da almeno due anni.

        In Spagna i benefici che i lavoratori ricevono anno dopo anno, sebbene non siano inclusi nel contratto di lavoro, si consolidano. Pertanto l’impresa può eliminarli solamente seguendo il procedimento previsto per la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro disposte nel contratto di lavoro, disciplinato dall’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori.

        É importante distinguere tra il procedimento previsto nel caso in cui la modifica sia individuale o collettiva, in base al numero dei lavoratori soggetti alla misura da adottare.

        Affinché la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro si possa considerare collettiva, bisogna raggiungere i parametri quantitativi che stabilisce l’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori.

        La normativa spagnola esige che, in un periodo di novanta giorni, la modifica riguardi un numero di lavoratori che dipende dalle dimensioni dell’impresa che promuove la modifica.

        La prima soglia richiede che la misura adottata influenzi almeno dieci lavoratori in un’impresa con meno di 100 lavoratori; la seconda soglia richiede che il dieci per cento del numero dei lavoratori, in un’impresa che abbia tra cento e trecento lavoratori, sia soggetta a tale modifica; la modifica deve riguardare trenta lavoratori nelle imprese con più di trecento lavoratori.

        Come si è detto prima, il procedimento è differente nel caso in cui la modifica sostanziale sia individuale o collettiva.

        La modifica individuale può imporsi direttamente da parte dell’imprenditore sempre e quando si soddisfino i requisiti che esige la normativa, quali: (i) la comunicazione per iscritto; (ii) un preavviso di quindici giorni; (iii) la descrizione della causa della modifica, che potrà essere economica, tecnica, organizzativa o di produzione, e la relazione di questa con la competitività, con la produttività o con l’organizzazione tecnica o del lavoro nell’impresa.

        Dall’altro lato, quando la modifica è collettiva, raggiungendosi le soglie menzionate, la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro deve essere preceduta da una negoziazione tra l’imprenditore e i rappresentanti dei lavoratori per raggiungere un accordo, altrimenti la modifica sarà nulla.

        In questo caso, il procedimento è il seguente: (i) partecipazione alla negoziazione con i rappresentanti dei lavoratori, che non potrà avere una durata superiore a 15 giorni; (ii) notifica ai lavoratori soggetti alla modifica, una volta terminato il periodo di negoziazione, con o senza accordo. Il contratto collettivo può stabilire requisiti addizionali.

        Terminato il periodo di negoziazione, con o senza accordo, l’imprenditore deve notificare ai lavoratori soggetti alla modifica la sua decisione che avrà carattere esecutivo una volta trascorso il periodo di preavviso, che è di 15 giorni del caso della modifica collettiva e di 7 giorni nel caso di modifica individuale.

        Una volta divenuta esecutiva la misura adottata, il lavoratore ha le seguenti possibilità: (i) accettare la modifica; (ii) impugnare la modifica dinanzi al tribunale del lavoro nel termine di 20 giorni feriali; (iii) rescindere il contratto e ricevere un indennizzo equivalente a 20 giorni per anno di lavoro; (iv) chiedere la risoluzione del contratto innanzi al tribunale del lavoro (entro il termine di un anno), nel caso in cui il giudice abbia considerato la misura ingiustificata e l’impresa non riconosca al lavoratore le condizioni di lavoro precedenti con un indennizzo equivalente a 33 giorni per anno lavorato (con il limite di 24 mensilità).

        É possibile un decremento della retribuzione rispetto alla misura stabilita nel contratto collettivo, seguendo il procedimento previsto dall’articolo 82.3 dello Statuto dei Lavoratori, che costituisce un’eccezione alla regola dell’efficacia generale e implica una deroga in peius delle condizioni stabilite dal contratto collettivo.

        Affinché l’imprenditore possa derogare in peius il contratto collettivo è necessario soddisfare i seguenti requisiti: (i) che si verifichi una causa economica, tecnica, organizzativa o di produzione; (ii) l’esistenza di un accordo tra l’impresa e i rappresentanti dei lavoratori.

        La normativa menzionata considera che si manifesti una causa economica nel caso in cui dal risultato economico della società si deduca una situazione economica negativa, per esempio, in caso tale come l’esistenza di perdite attuali o previste, o in caso di diminuzione persistente del livello di incassi ordinari o delle vendite.

        In ogni caso, si considera che la diminuzione è persistente se durante due trimestri consecutivi il livello di incassi ordinari o delle vendite di ogni trimestre sia inferiore al livello registrato nello stesso trimestre dell’anno precedente.

        Concorrono cause tecniche quando si manifestano cambi nei mezzi o negli strumenti di produzione; si parla di cause organizzative quando si manifestano cambi nell’ambito dei sistemi e dei metodi di lavoro del personale o nel modo di organizzare la produzione, e di cause produttive quando si producono cambi nella domanda di prodotti o servizi che l’impresa pretende collocare nel mercato.

        Tra il processo di modifica sostanziale delle condizioni di lavoro, previsto dall’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori, e il procedimento di deroga in peius del contratto collettivo, stabilito dall’articolo 82.3 dello Statuto dei Lavoratori, esistono alcune differenze.

        In primo luogo, bisogna evidenziare che solamente ai cambi che implicano una modifica sostanziale delle condizioni di lavoro stabilite nel contratto di lavoro si può applicare il procedimento previsto dall’articolo 41 dello Statuto dei lavoratori, mentre tutte le variazioni delle condizioni di lavoro disciplinate dal contratto collettivo sono soggette al procedimento di deroga in peius ex articolo 82.3 dello Statuto dei Lavoratori.

        Un’altra importante differenza è la durata della misura adottata, che, nel procedimento previsto dall’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori, ha carattere indefinito; dall’altro lato, nel caso della deroga in peius, l’alterazione non può avere una durata superiore alla vigenza del contratto collettivo, dato che l’oggetto della modifica sono le condizioni di lavoro previste dal contratto collettivo e non dal contratto di lavoro.

        In conclusione, mentre la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro previste dal contratto di lavoro può realizzarsi senza che si sia raggiunto un accordo con i rappresentanti dei lavoratori, nel caso della deroga in peius del contratto collettivo, l’accordo con questi ultimi è conditio sine qua non affinché la misura adottata sia valida.

        Based on our experience in many years advising and representing companies in the commercial distribution (in Spanish jurisdiction but with foreign manufacturers or distributors), the following are the six key essential elements for manufacturers (suppliers) and retailers (distributors) when establishing a distribution relationship.

        These ideas are relevant when companies intend to start their commercial relationship but they should not be neglected and verified even when there are already existing contacts.

        The signature of the contract

        Although it could seem obvious, the signature of a distribution agreement is less common than it might seem. It often happens that along the extended relationship, the corporate structures change and what once was signed with an entity, has not been renewed, adapted, modified or replaced when the situation has been transformed. It is very convenient to have well documented the relationship at every moment of its existence and to be sure that what has been covered legally is also enforceable y the day-to-day commercial relationship. It is advisable this work to be carried out by legal specialists closely with the commercial department of the company. Perfectly drafted clauses from a legal standpoint will be useless if overtaken or not understood by the day-to-day activity. And, of course, no contract is signed as a “mere formality” and then modified by verbal agreements or practices.

        The proper choice of contract

        If the signature of the distribution contract is important, the choice of the correct type is essential. Many of the conflicts that occur, especially in long-term relationships, begin with the interpretation of the type of relationship that has been signed. Even with a written text (and with an express title), the intention of the parties remains often unclear (and so the agreement). Is the “distributor” really so? Does he buy and resell or there are only sporadic supply relationships? Is there just a representative activity (ie, the distributor is actually an “agent“)? Is there a mixed relationship (sometimes represents, sometimes buys and resells)? The list could continue indefinitely. Even in many of the relationships that currently exist I am sure that the interpretation given by the Supplier and the Distributor could be different.

        Monitoring of legal and business relations

        If it is quite frequent not to have a clear written contract, it happens in almost all the distribution relationships than once the agreement has been signed, the day-to-day commercial activity modifies what has been agreed. Why commercial relations seem to neglect what has been written in an agreement? It is quite frequent contracts in which certain obligations for distributors are included (reporting on the market, customers, minimum purchases), but which in practice are not respected (it seems complicated, there is a good relationship between the parties, and nobody remembers what was agreed by people no longer working at the company…). However, it is also quite frequent to try to use these (real?) defaults later on when the relationship starts having problems. At that moment, parties try to hide behind these violations to terminate the contracts although these practices were, in a sort of way, accepted as a new procedure. Of course no agreement can last forever and for that reason is highly recommendable a joint and periodical monitoring between the legal adviser (preferably an independent one with the support of the general managers) and the commercial department to take into account new practices and to have a provision in the contractual documents.

        Evidences about customers

        In distribution contracts, evidences about customers will be essential in case of termination. Parties (mainly the supplier) are quite interested in showing evidences on who (supplier or distributor) procured the customers. Are they a result of the distributor activity or are they obtained as a consequence of the reputation of the trademark? Evidences on customers could simplify or even avoid future conflicts. The importance of the clientele and its possible future activity will be a key element to define the compensation to which the distributor will pretend to be eligible.

        Evidences on purchases and sales

        Another essential element and quite often forgotten is the justification of purchases to the supplier and subsequent sales by distributors. In any distribution agreement distributors acquire the products and resell them to the final customers. A future compensation to the distributor will consider the difference between the purchase prices and resale prices (the margin). It is therefore advisable to be able to establish the correspondent evidence on such information in order to better prepare a possible claim.

        Damages in case of termination of contracts

        Similarly, it would be convenient to justify what damages have been suffered as a result of the termination of a contract: has the distributor made investments by indication of the supplier that are still to be amortized? Has the distributor hired new employees for a line of business that have to be dismissed because of the termination of the contract (costs of compensation)? Has the distributor rented new premises signing long-term contracts due to the expectations on the agreement? Please, take into account that the Distributor is an independent trader and, as such, he assumes the risks of his activity. But to the extent he is acting on a distribution network he shall be subject to the directions, suggestions and expectations created by the supplier. These may be relevant to later determine the damages caused by the termination of the contract.

        The change in ownership of a company, of a working place or of an autonomous production unit will not extinguish by itself the employment relationship, and the new employer will be subrogated in the labour rights and obligations and in the Social Security obligations from the previous employer.

        Company Succession shall be considered to exist when the transmission affect to the economic entity which maintains his identity, understood as an organized grouping of resources which has the objective of pursuing an economic activity, whether or not that activity is central or ancillary.

        The transferor and the transferee shall be jointly and severally liable during three years for the labour obligations born beforehand the transmission and which had not been satisfied.

        The transferor and the transferee have to report to the legal representatives of the affected employees by the change in the ownership about the following:

        • Expected time of the transmission.
        • Reasons for the transmission.
        • Legal, economic and social consequences of the transmission to the employees.
        • Measures envisaged in relation to the employees.

        If there are no legal representatives of the employees the transferor and the transferee shall provide that information directly to the affected employees.

        Occupational risk prevention

        The law 31/1995 of Prevention of risks at the workplace has the objective of promote the security and the health of the employees’ through the application of measures and the development of the necessary activities to the prevention of risks derived from work.

        For that purpose, the Law establishes the general principles concerning the prevention of professional risks for the protection of the life and health.

        Under Spanish law a labour contract may be suspended by the following causes:

        • Mutual agreement of the Parties.
        • The legitimate causes consigned in the contract.
        • Temporary incapacity of the employee.
        • Maternity, paternity, risk during pregnancy, risk during breastfeeding, and adoption or family placement.
        • Military service.
        • Holding a representative public charge.
        • Deprivation of the liberty of the employee, as long as a condemnatory sentence does not exists.
        • Suspension from duties without pay for disciplinary reasons.
        • Temporary force majeure.
        • For economic, technical, organizational or production causes.
        • Forced leave of absence.
        • For exercising the right to strike.
        • Legal closing of the company.
        • For decision of the employee as a consequence of gender-based violence.

        The suspension of the contract exonerates the reciprocal obligations of working and remunerating the work.

        Leaves

        The leave can be voluntary or forced. The forced leave will give the right to return to the same workplace and to the computation of the seniority, this leave will be given cause by the designation or the election for a public charge which makes impossible to assist to the work. The readmission has to be applied on the following month since the cessation in the public charge.

        The employee with seniority in the company of one year has the right to ask and have the opportunity of having the voluntary leave for a period of time between four months and five years. This right is only possible if four years since the last leave have passed.

        The employees will have the right for a leave period for no more than three years to attend the care of every son.

        The employee in leave will keep only a preferential right to re-entry in a vacant in the same or similar category in relation with his position.

        Javier Gaspar

        Aree di attività

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        • Franchising
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          Spain – Employees legal representation and changes in working conditions

          24 Ottobre 2016

          • Spagna
          • Lavoro

          We have seen in a previous post the advantages of mediation as an alternative dispute resolution method in franchise agreements. From there, what recommendations could we give to make better use of mediation? Although we will have to adapt them to each specific case, the following points could be very useful:

          1. Specifically foresee in the contract a mediation clause as an alternative dispute resolution method. Although the franchisee and franchisor can agree to mediate once the conflict arises without having reflected it in the contract, it will surely be more complicated to do so when both have already initiated the discrepancies. It is preferable, therefore, to do it before: it places the parties in a better predisposition, they will be able to choose the procedure in a better way, as well as the institution, the mediator, the formalities, etc.
          2. If the parties have agreed on a mediation agreement, this may be initiated at the request of only one of them, without having to re-reach an agreement.
          3. The mediation clause is also recommended, because once an application for the initiation of mediation has been agreed upon, the limitations period of the legal actions will be suspended until the termination of the mediation.
          4. By virtue of this agreement and having initiated the mediation, the courts will not be able to hear such controversies during the time in which the mediation takes place, provided that the interested party invokes it.
          5. In the clause, it is convenient to foresee some elements, such as what issues may be the subject of mediation (all or only some of them), the need or not of a previous negotiation, adequate deadlines to avoid that this procedure can be used to delay other ways, the applicable law to mediation and to the agreement reached with it, the competent jurisdiction for the adoption of precautionary measures, where appropriate, or the jurisdiction or arbitration to settle the dispute in case of failure of mediation.
          6. It is true that one of the principles of mediation is its voluntary nature. However, the existence of the clause and being obliged to attend at least one informative session before initiating any judicial procedure can convince of its advantages even the most reticent party.
          7. Include the mediation as an alternative dispute resolution method within the pre-contractual information that the franchisor must deliver to potential franchisees. Although the Spanish norm does not seem to expressly demand that reference be made, this seems an optimal moment to show transparency and the will to solve possible problems in an agile manner. It also predisposes the good understanding, cooperation and good faith of the franchised brand before the beginning of relations.
          8. Appropriately select the mediation institution to which to refer in case of conflict or foreseeing the best way to choose the most appropriate mediator. Currently there are many institutions or professionals that offer guarantees of impartiality. It may be relevant that it is a mediator with specific training, who facilitates the communication and confidence of the parties and, insofar as possible, who can fully understand the nature of the franchise. There are institutions in Spain such as the Signum Foundation (http://fundacionsignum.org/) or MediaICAM of the Madrid Bar Association (https://mediacion.icam.es) that can be good choices.

          On the topic of the importance of Mediation in Distribution Agreements, you can check out the recording our webinar “Mediation in International Conflicts”

          Bisogna prendere atto che il classico aforisma societas delinquere non potest è stato recentemente smentito da diverse legislazioni che hanno introdotto alcuni casi di responsabilità penale delle persone giuridiche.

          Senza entrare nell’analisi dei previgenti regimi legislativi, incentriamo questo articolo sul territorio spagnolo, soffermandoci sulla riforma del Codice Penale realizzata dalla Ley Orgánica 1/2015, ottimo  esempio di imputazione della responsabilità penale alle persone giuridiche. Le fonti essenziali da prendere in considerazione sono: (i) la norma per eccellenza , ossia l’art. 31 bis del Codice Penale spagnolo; (ii) i criteri stabiliti nella Circolare nº 1/2016 della Fiscalía General del Estado; (iii) alcune sentenze rilevanti, come le n° 154 e 221 del 2016 del Tribunal Supremo.

          Considerato quanto precede, focalizzeremo l’attenzione sulle più rilevanti misure societarie di prevenzione, che hanno lo scopo di annullare o quantomeno minimizzare il rischio che, in seguito alla commissione di un reato da parte di un dirigente e/o lavoratore,  la responsabilità penale possa essere imputata a una persona giuridica

          Dal punto di vista soggettivo, l’articolo 31 bis del Codice Penale spagnolo stabilisce che la persona giuridica è responsabile dei reati commessi da parte dei suoi rappresentanti legali o dei membri dell’organo dell’amministrazione, così come da parte di quelle persone che sono sottoposte all’autorità di questi soggetti.

          A tal proposito, è importante sottolineare che il secondo comma del medesimo articolo libera la persona giuridica dalla responsabilità penale se ha adempiuto ai seguenti obblighi:

          1. L’organo dell’amministrazione ha adottato ed eseguito modelli di organizzazione, gestione, vigilanza e controllo, al fine di prevenire la commissione di reati o ridurne in maniera significativa il rischio.
          2. La persona giuridica ha applicato i meccanismi necessari di supervisione del funzionamento del modello di prevenzione, senza omissioni o inottemperanze alle funzioni di vigilanza e controllo.

          Gli strumenti di prevenzione sono il frutto di uno studio dettagliato dell’impresa e delle sue esigenze specifiche. Così, affinché le misure di compliace non restino semplici strumenti astratti, è molto importante che esista un solido legame tra queste e la cultura organizzativa dell’impresa. In altre parole, le imprese devono applicare le misure adatte alla sua stessa organizzazione.

          Affinché il programma di compliance abbia esito, allora, dev’essere personalizzato e adattato all’impresa in questione, e deve includere sia i meccanismi che permettono all’impresa di prevenire le pratiche non desiderate, che gli strumenti necessari per individuare le pratiche di corruzione e rispondere tempestivamente.

          La Fiscalía General del Estado – attraverso una Circolare – ha fornito un’interpretazione autentica dell’articolo 31 bis del Codice Penale, precisando che quest’ultimo non istituisce una responsabilità diretta per le persone giuridiche, ma afferma che le persone giuridiche possono essere responsabili dei reati commessi dalle persone fisiche.

          Esiste, quindi, l’assoluta necessità che le persone giuridiche adottino una serie di decisioni che, seppur minime, evidenzino la sincera vocazione e volontà di prevenire e ostacolare, ove possibile, la commissione di reati da parte di qualunque lavoratore da cui possa derivare una “responsabilità penale”. È in questo ambito che ottiene una speciale rilevanza la nomina di un “compliance officer”, che dovrà disporre di un’indipendenza sufficiente per garantire l’efficacia della responsabilità che assume.

          Le sentenze del Tribunal Supremo menzionate in precedenza testimoniano come sarà necessario un po’ di tempo affinché i tribunali si pronuncino in senso conforme e configurino dei criteri uniformi che possano facilitare l’adozione delle misure da parte delle società. Al riguardo dobbiamo sottolineare che 7 dei 15 Magistrati del “Pleno” sentenza 154/2016 hanno espresso un voto difforme nel momento di fissare i requisiti esigibili per imputare o meno la responsabilità penale alle persone giuridiche. A titolo d’esempio, una delle decisioni su cui i Magistrati si sono divisi ha riguardato l’onere probatorio dei requisiti che liberano dalla responsabilità penale elencati dall’art. 31 bis: spetta all’accusa dimostrarne l’inesistenza o spetta all’impresa dimostrare di aver utilizzato gli strumenti adeguati e efficaci per prevenire i reati?

          Nel dubbio normativo e giurisprudenziale, a nostro parere l’unica conclusione chiara e uniforme che si può dedurre da quanto detto finora è la seguente. È di vitale importanza che l’organo dell’amministrazione delle imprese che realizzano attività particolarmente esposte al rischio di reati determini i criteri di compliance della migliore portata possibile.

          Otre a questi criteri bisognerebbe inoltre stabilire misure di condotta, codici etici e di buona condotta e un procedimento di controllo che rendano l’impresa adempiente rispetto agli obblighi previsti dalla legge. Ciò tutelerebbe dirigenti e organi di amministrazione rispetto a eventuali irregolarità e violazioni penali realizzate dai lavoratori.

          It is recommended that franchise agreements clearly foresee how to solve and deal with potential conflicts. The relationship between franchisor and franchisee may have some difficulty due, for example, to the absence of specific regulation of its content (at least in Spain) and to the fact that its elements are contained in different pieces of legislation. What I will say in these posts could also be useful for other distribution contracts, or in general collaboration agreements, although I will focus on franchising due to its special characteristics.

          Conflicts between franchisees and franchisors can cover multiple legal and commercial aspects: product supplies, brands, know-how, exclusivity and territory, non-competition, promotion and advertising, sales through the Internet … And all this, in a context in which, frequently, both parties want to maintain their collaboration and good relations.

          How to face, then, these potential conflicts? A first step is usually the direct negotiation between the parties and their advisers who have the task of being useful to them in this purpose. But this does not always end with a positive result. And the almost natural step if this happens is usually the beginning of a judicial procedure often preceded by a series of previous formal requirements.

          However, there is a way that, taking into account the characteristic elements of the franchise contract and the nature of possible conflicts, can be an excellent and privileged alternative method to solve them: mediation. Let’s see why:

          1. In mediation there is no third party that imposes its decision on the conflict. The franchisor and the franchisee solve it by themselves with the help of a professional (the mediator) who, in a neutral and independent way, uses their skills and specifically acquired knowledge (help in identifying the interests of the parties, active listening, legitimacy …) so that both can reach a consensus. The mediator does not advise (the parties can go with their respective advisors), it does not decide or sentence, but it helps that the parties find the solution that most satisfies both: they better than anyone else know the business, its evolution, the aspects perhaps not foreseen in the contract and the future that they want for themselves.
          2. Mediation is a harmonized mode of dispute resolution in the European Union through the Directive on certain aspects of mediation in civil and commercial matters. This allows the parties in different Member States to be familiar with it, therefore it is possible to foresee a unified system in contracts with international parties, and it will be easier to enforce the agreements reached.
          3. Mediation allows, therefore, to satisfy both parties better than the judicial alternative and with more creative solutions that a judge will never be able to apply. Unlike a legal proceeding where one usually wins and another loses, mediation can bring together the interests of franchisees and franchisors and, in this way, both obtain a better response. It allows a less belligerent and more friendly format that can be very useful since in many cases the disputes do not have too much entity to go to court, or refer to non-essential aspects of the relationship, or can be addressed from more global perspectives or with references to objective parameters. In addition, frequently, franchisees and franchisors want to continue maintaining their commercial relationship and, through mediation, resolved the conflict, this will be possible (unthinkable, however, if they had initiated a judicial confrontation).
          4. Mediation is, in principle, voluntary. At any time, the parties can abandon it even in those Member States or conflicts for which it may be mandatory to attend at least to the information session.
          5. It is a method that easily adapts to the characteristics of both parties: it is very flexible with the formalities, and the franchisor and the franchisee are who, with the help of the mediator, design a large part of the procedure to arrive at a solution being able to control its evolution. It also allows a solution that is much more adapted to their specific situation, provides more imaginative solution ideas, allows better dialogue, maintains the relationship, distinguishes facts from opinions or judgments, and allows the parties to return to their business saving energies that would otherwise be devoted to conflict management.
          6. It is a faster procedure than a trial, with a cost that can be assumed and controlled in advance.
          7. Mediation is confidential, so the publicity of the conflict is reduced, avoiding reputation costs or by extending to the rest of the network. What is treated in a mediation procedure cannot be disclosed even in a subsequent judicial proceeding.
          8. Both parties can arrive at a solution that will be binding for them. In addition, even if no agreement is reached, with the mediation the parties are in a better position to continue the relationship and resolve their problems: they have been able to present their points of view, they have been heard and have listened, they have opened dialogue channels, they have been able to show greater flexibility and, in short, they have improved their relations as a requirement to end the conflict and reach agreements.
          9. The degree of compliance with conflicts resolved through mediation is much higher than those imposed by a judge since the agreements are more satisfactory for them and it has been the parties themselves who have decided what to do.
          10. And finally, if the mediation has not worked, the possibility of claiming in the courts remains open.

          In Spagna il licenziamento viene classificato individuale o collettivo, a seconda del numero di lavoratori assoggettati a tale misura.

          L’articolo 51 dello Statuto dei Lavoratori considera “licenziamento collettivo” l’estinzione del rapporto di lavoro causata da motivazioni economiche, tecniche, organizzative o di produzione quando, nel periodo di novanta giorni, coinvolga: (i) almeno dieci lavoratori di un’impresa con meno di 100 dipendenti; (ii) il dieci per cento dei lavoratori in una impresa che abbia tra cento e trecento dipendenti; (iii) trenta lavoratori nelle imprese con più di trecento dipendenti.

          Il licenziamento potrà essere impugnato in sede giudiziale, entro 20 giorni lavorativi e potrà essere dichiarato legittimo (procedente), illegittimo (improcedente) o nullo.

          Il licenziamento si considera legittimo quando è confermato l’inadempimento da parte del lavoratore contestato dall’imprenditore nella comunicazione del licenziamento e sono stati soddisfatti i requisiti formali, quali (i) la comunicazione per iscritto al lavoratore; (ii) una sufficiente descrizione dei fatti che hanno determinato il licenziamento e (iii) l’indicazione della data a partire della quale il licenziamento sarà efficace.

          Sarà dichiarato illegittimo il licenziamento privo dei requisiti citati nel paragrafo precedente.

          Il licenziamento è nullo nei seguenti casi: (i) violazione dei diritti fondamentali o libertà pubblica; (ii) il lavoratore è una vittima di violenza di genere; (iii) salvo che si dimostri la giusta causa, nei casi di: lavoratrici incinte, con permesso di maternità, paternità o allattamento, o con riduzione della giornata lavorativa per curare un minore di dodici anni o una persona con una incapacità fisica, psichica o sensoriale.

          Nel caso in cui il licenziamento sia dichiarato illegittimo, l’imprenditore entro cinque giorni dovrà scegliere se reintegrare il lavoratore nel posto di lavoro (e pagargli le mensilità trascorse tra il licenziamento e la notificazione della sentenza, i cosiddetti salarios de tramitación) oppure pagargli l’indennità, il cui importo dipende dalla durata del rapporto, come si analizzerà di seguito. Nel caso in cui il lavoratore licenziato sia un rappresentante sindacale, la scelta tra le due opzioni spetterà al lavoratore e non all’imprenditore.

          Se il licenziamento è dichiarato nullo, l’imprenditore avrà l’obbligo di reintegrare il lavoratore nel posto di lavoro e potrà essere condannato al risarcimento dei danni assieme al pagamento delle mensilità trascorse tra il licenziamento e la notifica della sentenza.

          Come accennato in precedenza, l’indennità dovuta al lavoratore (alternativa al reintegro per i licenziamenti illegittimi) dipende dal momento in cui è iniziato il rapporto di lavoro.

          L’indennità da pagare nel caso del licenziamento di un lavoratore assunto dopo il 12 febbraio 2012, sarà pari a 33 giorni di retribuzione per ogni anno lavorato.

          Nel caso in cui il lavoratore licenziato sia stato assunto prima del 12 febbraio 2012, l’indennità verrà calcolata come segue:

          • per il periodo trascorso tra la firma del contratto e il 12 febbraio 2012, l’indennità è pari a 45 giorni di retribuzione per ogni anno di rapporto;
          • sarà pari a 33 giorni di retribuzione per ogni anno lavorato dopo il 12 febbraio 2012.

          In ogni caso l’indennità non potrà ammontare a più di 720 giorni di retribuzione, salvo il caso in cui, dal calcolo dell’indennità del periodo precedente il 12 febbraio 2012, risultasse un numero di giorni superiore a 720, nel quale l’indennità non potrà essere superiore a quarantadue mensilità.

          Inoltre è importante ricordare che l’indennità in caso di licenziamento è esente da qualunque imposta fino a 180.000 euro. Per la cifra superiore, la tassazione sarà parificata ai redditi di lavoro, con una riduzione del 30% nel caso di rapporto di lavoro terminato da almeno due anni.

          In Spagna i benefici che i lavoratori ricevono anno dopo anno, sebbene non siano inclusi nel contratto di lavoro, si consolidano. Pertanto l’impresa può eliminarli solamente seguendo il procedimento previsto per la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro disposte nel contratto di lavoro, disciplinato dall’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori.

          É importante distinguere tra il procedimento previsto nel caso in cui la modifica sia individuale o collettiva, in base al numero dei lavoratori soggetti alla misura da adottare.

          Affinché la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro si possa considerare collettiva, bisogna raggiungere i parametri quantitativi che stabilisce l’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori.

          La normativa spagnola esige che, in un periodo di novanta giorni, la modifica riguardi un numero di lavoratori che dipende dalle dimensioni dell’impresa che promuove la modifica.

          La prima soglia richiede che la misura adottata influenzi almeno dieci lavoratori in un’impresa con meno di 100 lavoratori; la seconda soglia richiede che il dieci per cento del numero dei lavoratori, in un’impresa che abbia tra cento e trecento lavoratori, sia soggetta a tale modifica; la modifica deve riguardare trenta lavoratori nelle imprese con più di trecento lavoratori.

          Come si è detto prima, il procedimento è differente nel caso in cui la modifica sostanziale sia individuale o collettiva.

          La modifica individuale può imporsi direttamente da parte dell’imprenditore sempre e quando si soddisfino i requisiti che esige la normativa, quali: (i) la comunicazione per iscritto; (ii) un preavviso di quindici giorni; (iii) la descrizione della causa della modifica, che potrà essere economica, tecnica, organizzativa o di produzione, e la relazione di questa con la competitività, con la produttività o con l’organizzazione tecnica o del lavoro nell’impresa.

          Dall’altro lato, quando la modifica è collettiva, raggiungendosi le soglie menzionate, la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro deve essere preceduta da una negoziazione tra l’imprenditore e i rappresentanti dei lavoratori per raggiungere un accordo, altrimenti la modifica sarà nulla.

          In questo caso, il procedimento è il seguente: (i) partecipazione alla negoziazione con i rappresentanti dei lavoratori, che non potrà avere una durata superiore a 15 giorni; (ii) notifica ai lavoratori soggetti alla modifica, una volta terminato il periodo di negoziazione, con o senza accordo. Il contratto collettivo può stabilire requisiti addizionali.

          Terminato il periodo di negoziazione, con o senza accordo, l’imprenditore deve notificare ai lavoratori soggetti alla modifica la sua decisione che avrà carattere esecutivo una volta trascorso il periodo di preavviso, che è di 15 giorni del caso della modifica collettiva e di 7 giorni nel caso di modifica individuale.

          Una volta divenuta esecutiva la misura adottata, il lavoratore ha le seguenti possibilità: (i) accettare la modifica; (ii) impugnare la modifica dinanzi al tribunale del lavoro nel termine di 20 giorni feriali; (iii) rescindere il contratto e ricevere un indennizzo equivalente a 20 giorni per anno di lavoro; (iv) chiedere la risoluzione del contratto innanzi al tribunale del lavoro (entro il termine di un anno), nel caso in cui il giudice abbia considerato la misura ingiustificata e l’impresa non riconosca al lavoratore le condizioni di lavoro precedenti con un indennizzo equivalente a 33 giorni per anno lavorato (con il limite di 24 mensilità).

          É possibile un decremento della retribuzione rispetto alla misura stabilita nel contratto collettivo, seguendo il procedimento previsto dall’articolo 82.3 dello Statuto dei Lavoratori, che costituisce un’eccezione alla regola dell’efficacia generale e implica una deroga in peius delle condizioni stabilite dal contratto collettivo.

          Affinché l’imprenditore possa derogare in peius il contratto collettivo è necessario soddisfare i seguenti requisiti: (i) che si verifichi una causa economica, tecnica, organizzativa o di produzione; (ii) l’esistenza di un accordo tra l’impresa e i rappresentanti dei lavoratori.

          La normativa menzionata considera che si manifesti una causa economica nel caso in cui dal risultato economico della società si deduca una situazione economica negativa, per esempio, in caso tale come l’esistenza di perdite attuali o previste, o in caso di diminuzione persistente del livello di incassi ordinari o delle vendite.

          In ogni caso, si considera che la diminuzione è persistente se durante due trimestri consecutivi il livello di incassi ordinari o delle vendite di ogni trimestre sia inferiore al livello registrato nello stesso trimestre dell’anno precedente.

          Concorrono cause tecniche quando si manifestano cambi nei mezzi o negli strumenti di produzione; si parla di cause organizzative quando si manifestano cambi nell’ambito dei sistemi e dei metodi di lavoro del personale o nel modo di organizzare la produzione, e di cause produttive quando si producono cambi nella domanda di prodotti o servizi che l’impresa pretende collocare nel mercato.

          Tra il processo di modifica sostanziale delle condizioni di lavoro, previsto dall’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori, e il procedimento di deroga in peius del contratto collettivo, stabilito dall’articolo 82.3 dello Statuto dei Lavoratori, esistono alcune differenze.

          In primo luogo, bisogna evidenziare che solamente ai cambi che implicano una modifica sostanziale delle condizioni di lavoro stabilite nel contratto di lavoro si può applicare il procedimento previsto dall’articolo 41 dello Statuto dei lavoratori, mentre tutte le variazioni delle condizioni di lavoro disciplinate dal contratto collettivo sono soggette al procedimento di deroga in peius ex articolo 82.3 dello Statuto dei Lavoratori.

          Un’altra importante differenza è la durata della misura adottata, che, nel procedimento previsto dall’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori, ha carattere indefinito; dall’altro lato, nel caso della deroga in peius, l’alterazione non può avere una durata superiore alla vigenza del contratto collettivo, dato che l’oggetto della modifica sono le condizioni di lavoro previste dal contratto collettivo e non dal contratto di lavoro.

          In conclusione, mentre la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro previste dal contratto di lavoro può realizzarsi senza che si sia raggiunto un accordo con i rappresentanti dei lavoratori, nel caso della deroga in peius del contratto collettivo, l’accordo con questi ultimi è conditio sine qua non affinché la misura adottata sia valida.

          Based on our experience in many years advising and representing companies in the commercial distribution (in Spanish jurisdiction but with foreign manufacturers or distributors), the following are the six key essential elements for manufacturers (suppliers) and retailers (distributors) when establishing a distribution relationship.

          These ideas are relevant when companies intend to start their commercial relationship but they should not be neglected and verified even when there are already existing contacts.

          The signature of the contract

          Although it could seem obvious, the signature of a distribution agreement is less common than it might seem. It often happens that along the extended relationship, the corporate structures change and what once was signed with an entity, has not been renewed, adapted, modified or replaced when the situation has been transformed. It is very convenient to have well documented the relationship at every moment of its existence and to be sure that what has been covered legally is also enforceable y the day-to-day commercial relationship. It is advisable this work to be carried out by legal specialists closely with the commercial department of the company. Perfectly drafted clauses from a legal standpoint will be useless if overtaken or not understood by the day-to-day activity. And, of course, no contract is signed as a “mere formality” and then modified by verbal agreements or practices.

          The proper choice of contract

          If the signature of the distribution contract is important, the choice of the correct type is essential. Many of the conflicts that occur, especially in long-term relationships, begin with the interpretation of the type of relationship that has been signed. Even with a written text (and with an express title), the intention of the parties remains often unclear (and so the agreement). Is the “distributor” really so? Does he buy and resell or there are only sporadic supply relationships? Is there just a representative activity (ie, the distributor is actually an “agent“)? Is there a mixed relationship (sometimes represents, sometimes buys and resells)? The list could continue indefinitely. Even in many of the relationships that currently exist I am sure that the interpretation given by the Supplier and the Distributor could be different.

          Monitoring of legal and business relations

          If it is quite frequent not to have a clear written contract, it happens in almost all the distribution relationships than once the agreement has been signed, the day-to-day commercial activity modifies what has been agreed. Why commercial relations seem to neglect what has been written in an agreement? It is quite frequent contracts in which certain obligations for distributors are included (reporting on the market, customers, minimum purchases), but which in practice are not respected (it seems complicated, there is a good relationship between the parties, and nobody remembers what was agreed by people no longer working at the company…). However, it is also quite frequent to try to use these (real?) defaults later on when the relationship starts having problems. At that moment, parties try to hide behind these violations to terminate the contracts although these practices were, in a sort of way, accepted as a new procedure. Of course no agreement can last forever and for that reason is highly recommendable a joint and periodical monitoring between the legal adviser (preferably an independent one with the support of the general managers) and the commercial department to take into account new practices and to have a provision in the contractual documents.

          Evidences about customers

          In distribution contracts, evidences about customers will be essential in case of termination. Parties (mainly the supplier) are quite interested in showing evidences on who (supplier or distributor) procured the customers. Are they a result of the distributor activity or are they obtained as a consequence of the reputation of the trademark? Evidences on customers could simplify or even avoid future conflicts. The importance of the clientele and its possible future activity will be a key element to define the compensation to which the distributor will pretend to be eligible.

          Evidences on purchases and sales

          Another essential element and quite often forgotten is the justification of purchases to the supplier and subsequent sales by distributors. In any distribution agreement distributors acquire the products and resell them to the final customers. A future compensation to the distributor will consider the difference between the purchase prices and resale prices (the margin). It is therefore advisable to be able to establish the correspondent evidence on such information in order to better prepare a possible claim.

          Damages in case of termination of contracts

          Similarly, it would be convenient to justify what damages have been suffered as a result of the termination of a contract: has the distributor made investments by indication of the supplier that are still to be amortized? Has the distributor hired new employees for a line of business that have to be dismissed because of the termination of the contract (costs of compensation)? Has the distributor rented new premises signing long-term contracts due to the expectations on the agreement? Please, take into account that the Distributor is an independent trader and, as such, he assumes the risks of his activity. But to the extent he is acting on a distribution network he shall be subject to the directions, suggestions and expectations created by the supplier. These may be relevant to later determine the damages caused by the termination of the contract.

          The change in ownership of a company, of a working place or of an autonomous production unit will not extinguish by itself the employment relationship, and the new employer will be subrogated in the labour rights and obligations and in the Social Security obligations from the previous employer.

          Company Succession shall be considered to exist when the transmission affect to the economic entity which maintains his identity, understood as an organized grouping of resources which has the objective of pursuing an economic activity, whether or not that activity is central or ancillary.

          The transferor and the transferee shall be jointly and severally liable during three years for the labour obligations born beforehand the transmission and which had not been satisfied.

          The transferor and the transferee have to report to the legal representatives of the affected employees by the change in the ownership about the following:

          • Expected time of the transmission.
          • Reasons for the transmission.
          • Legal, economic and social consequences of the transmission to the employees.
          • Measures envisaged in relation to the employees.

          If there are no legal representatives of the employees the transferor and the transferee shall provide that information directly to the affected employees.

          Occupational risk prevention

          The law 31/1995 of Prevention of risks at the workplace has the objective of promote the security and the health of the employees’ through the application of measures and the development of the necessary activities to the prevention of risks derived from work.

          For that purpose, the Law establishes the general principles concerning the prevention of professional risks for the protection of the life and health.

          Under Spanish law a labour contract may be suspended by the following causes:

          • Mutual agreement of the Parties.
          • The legitimate causes consigned in the contract.
          • Temporary incapacity of the employee.
          • Maternity, paternity, risk during pregnancy, risk during breastfeeding, and adoption or family placement.
          • Military service.
          • Holding a representative public charge.
          • Deprivation of the liberty of the employee, as long as a condemnatory sentence does not exists.
          • Suspension from duties without pay for disciplinary reasons.
          • Temporary force majeure.
          • For economic, technical, organizational or production causes.
          • Forced leave of absence.
          • For exercising the right to strike.
          • Legal closing of the company.
          • For decision of the employee as a consequence of gender-based violence.

          The suspension of the contract exonerates the reciprocal obligations of working and remunerating the work.

          Leaves

          The leave can be voluntary or forced. The forced leave will give the right to return to the same workplace and to the computation of the seniority, this leave will be given cause by the designation or the election for a public charge which makes impossible to assist to the work. The readmission has to be applied on the following month since the cessation in the public charge.

          The employee with seniority in the company of one year has the right to ask and have the opportunity of having the voluntary leave for a period of time between four months and five years. This right is only possible if four years since the last leave have passed.

          The employees will have the right for a leave period for no more than three years to attend the care of every son.

          The employee in leave will keep only a preferential right to re-entry in a vacant in the same or similar category in relation with his position.

          Javier Gaspar

          Aree di attività

          • Arbitrato
          • Distribuzione
          • Franchising
          • Contenzioso
          • Sport
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            Labour in Spain: the temporary employment agencies

            3 Ottobre 2016

            • Spagna
            • Lavoro

            We have seen in a previous post the advantages of mediation as an alternative dispute resolution method in franchise agreements. From there, what recommendations could we give to make better use of mediation? Although we will have to adapt them to each specific case, the following points could be very useful:

            1. Specifically foresee in the contract a mediation clause as an alternative dispute resolution method. Although the franchisee and franchisor can agree to mediate once the conflict arises without having reflected it in the contract, it will surely be more complicated to do so when both have already initiated the discrepancies. It is preferable, therefore, to do it before: it places the parties in a better predisposition, they will be able to choose the procedure in a better way, as well as the institution, the mediator, the formalities, etc.
            2. If the parties have agreed on a mediation agreement, this may be initiated at the request of only one of them, without having to re-reach an agreement.
            3. The mediation clause is also recommended, because once an application for the initiation of mediation has been agreed upon, the limitations period of the legal actions will be suspended until the termination of the mediation.
            4. By virtue of this agreement and having initiated the mediation, the courts will not be able to hear such controversies during the time in which the mediation takes place, provided that the interested party invokes it.
            5. In the clause, it is convenient to foresee some elements, such as what issues may be the subject of mediation (all or only some of them), the need or not of a previous negotiation, adequate deadlines to avoid that this procedure can be used to delay other ways, the applicable law to mediation and to the agreement reached with it, the competent jurisdiction for the adoption of precautionary measures, where appropriate, or the jurisdiction or arbitration to settle the dispute in case of failure of mediation.
            6. It is true that one of the principles of mediation is its voluntary nature. However, the existence of the clause and being obliged to attend at least one informative session before initiating any judicial procedure can convince of its advantages even the most reticent party.
            7. Include the mediation as an alternative dispute resolution method within the pre-contractual information that the franchisor must deliver to potential franchisees. Although the Spanish norm does not seem to expressly demand that reference be made, this seems an optimal moment to show transparency and the will to solve possible problems in an agile manner. It also predisposes the good understanding, cooperation and good faith of the franchised brand before the beginning of relations.
            8. Appropriately select the mediation institution to which to refer in case of conflict or foreseeing the best way to choose the most appropriate mediator. Currently there are many institutions or professionals that offer guarantees of impartiality. It may be relevant that it is a mediator with specific training, who facilitates the communication and confidence of the parties and, insofar as possible, who can fully understand the nature of the franchise. There are institutions in Spain such as the Signum Foundation (http://fundacionsignum.org/) or MediaICAM of the Madrid Bar Association (https://mediacion.icam.es) that can be good choices.

            On the topic of the importance of Mediation in Distribution Agreements, you can check out the recording our webinar “Mediation in International Conflicts”

            Bisogna prendere atto che il classico aforisma societas delinquere non potest è stato recentemente smentito da diverse legislazioni che hanno introdotto alcuni casi di responsabilità penale delle persone giuridiche.

            Senza entrare nell’analisi dei previgenti regimi legislativi, incentriamo questo articolo sul territorio spagnolo, soffermandoci sulla riforma del Codice Penale realizzata dalla Ley Orgánica 1/2015, ottimo  esempio di imputazione della responsabilità penale alle persone giuridiche. Le fonti essenziali da prendere in considerazione sono: (i) la norma per eccellenza , ossia l’art. 31 bis del Codice Penale spagnolo; (ii) i criteri stabiliti nella Circolare nº 1/2016 della Fiscalía General del Estado; (iii) alcune sentenze rilevanti, come le n° 154 e 221 del 2016 del Tribunal Supremo.

            Considerato quanto precede, focalizzeremo l’attenzione sulle più rilevanti misure societarie di prevenzione, che hanno lo scopo di annullare o quantomeno minimizzare il rischio che, in seguito alla commissione di un reato da parte di un dirigente e/o lavoratore,  la responsabilità penale possa essere imputata a una persona giuridica

            Dal punto di vista soggettivo, l’articolo 31 bis del Codice Penale spagnolo stabilisce che la persona giuridica è responsabile dei reati commessi da parte dei suoi rappresentanti legali o dei membri dell’organo dell’amministrazione, così come da parte di quelle persone che sono sottoposte all’autorità di questi soggetti.

            A tal proposito, è importante sottolineare che il secondo comma del medesimo articolo libera la persona giuridica dalla responsabilità penale se ha adempiuto ai seguenti obblighi:

            1. L’organo dell’amministrazione ha adottato ed eseguito modelli di organizzazione, gestione, vigilanza e controllo, al fine di prevenire la commissione di reati o ridurne in maniera significativa il rischio.
            2. La persona giuridica ha applicato i meccanismi necessari di supervisione del funzionamento del modello di prevenzione, senza omissioni o inottemperanze alle funzioni di vigilanza e controllo.

            Gli strumenti di prevenzione sono il frutto di uno studio dettagliato dell’impresa e delle sue esigenze specifiche. Così, affinché le misure di compliace non restino semplici strumenti astratti, è molto importante che esista un solido legame tra queste e la cultura organizzativa dell’impresa. In altre parole, le imprese devono applicare le misure adatte alla sua stessa organizzazione.

            Affinché il programma di compliance abbia esito, allora, dev’essere personalizzato e adattato all’impresa in questione, e deve includere sia i meccanismi che permettono all’impresa di prevenire le pratiche non desiderate, che gli strumenti necessari per individuare le pratiche di corruzione e rispondere tempestivamente.

            La Fiscalía General del Estado – attraverso una Circolare – ha fornito un’interpretazione autentica dell’articolo 31 bis del Codice Penale, precisando che quest’ultimo non istituisce una responsabilità diretta per le persone giuridiche, ma afferma che le persone giuridiche possono essere responsabili dei reati commessi dalle persone fisiche.

            Esiste, quindi, l’assoluta necessità che le persone giuridiche adottino una serie di decisioni che, seppur minime, evidenzino la sincera vocazione e volontà di prevenire e ostacolare, ove possibile, la commissione di reati da parte di qualunque lavoratore da cui possa derivare una “responsabilità penale”. È in questo ambito che ottiene una speciale rilevanza la nomina di un “compliance officer”, che dovrà disporre di un’indipendenza sufficiente per garantire l’efficacia della responsabilità che assume.

            Le sentenze del Tribunal Supremo menzionate in precedenza testimoniano come sarà necessario un po’ di tempo affinché i tribunali si pronuncino in senso conforme e configurino dei criteri uniformi che possano facilitare l’adozione delle misure da parte delle società. Al riguardo dobbiamo sottolineare che 7 dei 15 Magistrati del “Pleno” sentenza 154/2016 hanno espresso un voto difforme nel momento di fissare i requisiti esigibili per imputare o meno la responsabilità penale alle persone giuridiche. A titolo d’esempio, una delle decisioni su cui i Magistrati si sono divisi ha riguardato l’onere probatorio dei requisiti che liberano dalla responsabilità penale elencati dall’art. 31 bis: spetta all’accusa dimostrarne l’inesistenza o spetta all’impresa dimostrare di aver utilizzato gli strumenti adeguati e efficaci per prevenire i reati?

            Nel dubbio normativo e giurisprudenziale, a nostro parere l’unica conclusione chiara e uniforme che si può dedurre da quanto detto finora è la seguente. È di vitale importanza che l’organo dell’amministrazione delle imprese che realizzano attività particolarmente esposte al rischio di reati determini i criteri di compliance della migliore portata possibile.

            Otre a questi criteri bisognerebbe inoltre stabilire misure di condotta, codici etici e di buona condotta e un procedimento di controllo che rendano l’impresa adempiente rispetto agli obblighi previsti dalla legge. Ciò tutelerebbe dirigenti e organi di amministrazione rispetto a eventuali irregolarità e violazioni penali realizzate dai lavoratori.

            It is recommended that franchise agreements clearly foresee how to solve and deal with potential conflicts. The relationship between franchisor and franchisee may have some difficulty due, for example, to the absence of specific regulation of its content (at least in Spain) and to the fact that its elements are contained in different pieces of legislation. What I will say in these posts could also be useful for other distribution contracts, or in general collaboration agreements, although I will focus on franchising due to its special characteristics.

            Conflicts between franchisees and franchisors can cover multiple legal and commercial aspects: product supplies, brands, know-how, exclusivity and territory, non-competition, promotion and advertising, sales through the Internet … And all this, in a context in which, frequently, both parties want to maintain their collaboration and good relations.

            How to face, then, these potential conflicts? A first step is usually the direct negotiation between the parties and their advisers who have the task of being useful to them in this purpose. But this does not always end with a positive result. And the almost natural step if this happens is usually the beginning of a judicial procedure often preceded by a series of previous formal requirements.

            However, there is a way that, taking into account the characteristic elements of the franchise contract and the nature of possible conflicts, can be an excellent and privileged alternative method to solve them: mediation. Let’s see why:

            1. In mediation there is no third party that imposes its decision on the conflict. The franchisor and the franchisee solve it by themselves with the help of a professional (the mediator) who, in a neutral and independent way, uses their skills and specifically acquired knowledge (help in identifying the interests of the parties, active listening, legitimacy …) so that both can reach a consensus. The mediator does not advise (the parties can go with their respective advisors), it does not decide or sentence, but it helps that the parties find the solution that most satisfies both: they better than anyone else know the business, its evolution, the aspects perhaps not foreseen in the contract and the future that they want for themselves.
            2. Mediation is a harmonized mode of dispute resolution in the European Union through the Directive on certain aspects of mediation in civil and commercial matters. This allows the parties in different Member States to be familiar with it, therefore it is possible to foresee a unified system in contracts with international parties, and it will be easier to enforce the agreements reached.
            3. Mediation allows, therefore, to satisfy both parties better than the judicial alternative and with more creative solutions that a judge will never be able to apply. Unlike a legal proceeding where one usually wins and another loses, mediation can bring together the interests of franchisees and franchisors and, in this way, both obtain a better response. It allows a less belligerent and more friendly format that can be very useful since in many cases the disputes do not have too much entity to go to court, or refer to non-essential aspects of the relationship, or can be addressed from more global perspectives or with references to objective parameters. In addition, frequently, franchisees and franchisors want to continue maintaining their commercial relationship and, through mediation, resolved the conflict, this will be possible (unthinkable, however, if they had initiated a judicial confrontation).
            4. Mediation is, in principle, voluntary. At any time, the parties can abandon it even in those Member States or conflicts for which it may be mandatory to attend at least to the information session.
            5. It is a method that easily adapts to the characteristics of both parties: it is very flexible with the formalities, and the franchisor and the franchisee are who, with the help of the mediator, design a large part of the procedure to arrive at a solution being able to control its evolution. It also allows a solution that is much more adapted to their specific situation, provides more imaginative solution ideas, allows better dialogue, maintains the relationship, distinguishes facts from opinions or judgments, and allows the parties to return to their business saving energies that would otherwise be devoted to conflict management.
            6. It is a faster procedure than a trial, with a cost that can be assumed and controlled in advance.
            7. Mediation is confidential, so the publicity of the conflict is reduced, avoiding reputation costs or by extending to the rest of the network. What is treated in a mediation procedure cannot be disclosed even in a subsequent judicial proceeding.
            8. Both parties can arrive at a solution that will be binding for them. In addition, even if no agreement is reached, with the mediation the parties are in a better position to continue the relationship and resolve their problems: they have been able to present their points of view, they have been heard and have listened, they have opened dialogue channels, they have been able to show greater flexibility and, in short, they have improved their relations as a requirement to end the conflict and reach agreements.
            9. The degree of compliance with conflicts resolved through mediation is much higher than those imposed by a judge since the agreements are more satisfactory for them and it has been the parties themselves who have decided what to do.
            10. And finally, if the mediation has not worked, the possibility of claiming in the courts remains open.

            In Spagna il licenziamento viene classificato individuale o collettivo, a seconda del numero di lavoratori assoggettati a tale misura.

            L’articolo 51 dello Statuto dei Lavoratori considera “licenziamento collettivo” l’estinzione del rapporto di lavoro causata da motivazioni economiche, tecniche, organizzative o di produzione quando, nel periodo di novanta giorni, coinvolga: (i) almeno dieci lavoratori di un’impresa con meno di 100 dipendenti; (ii) il dieci per cento dei lavoratori in una impresa che abbia tra cento e trecento dipendenti; (iii) trenta lavoratori nelle imprese con più di trecento dipendenti.

            Il licenziamento potrà essere impugnato in sede giudiziale, entro 20 giorni lavorativi e potrà essere dichiarato legittimo (procedente), illegittimo (improcedente) o nullo.

            Il licenziamento si considera legittimo quando è confermato l’inadempimento da parte del lavoratore contestato dall’imprenditore nella comunicazione del licenziamento e sono stati soddisfatti i requisiti formali, quali (i) la comunicazione per iscritto al lavoratore; (ii) una sufficiente descrizione dei fatti che hanno determinato il licenziamento e (iii) l’indicazione della data a partire della quale il licenziamento sarà efficace.

            Sarà dichiarato illegittimo il licenziamento privo dei requisiti citati nel paragrafo precedente.

            Il licenziamento è nullo nei seguenti casi: (i) violazione dei diritti fondamentali o libertà pubblica; (ii) il lavoratore è una vittima di violenza di genere; (iii) salvo che si dimostri la giusta causa, nei casi di: lavoratrici incinte, con permesso di maternità, paternità o allattamento, o con riduzione della giornata lavorativa per curare un minore di dodici anni o una persona con una incapacità fisica, psichica o sensoriale.

            Nel caso in cui il licenziamento sia dichiarato illegittimo, l’imprenditore entro cinque giorni dovrà scegliere se reintegrare il lavoratore nel posto di lavoro (e pagargli le mensilità trascorse tra il licenziamento e la notificazione della sentenza, i cosiddetti salarios de tramitación) oppure pagargli l’indennità, il cui importo dipende dalla durata del rapporto, come si analizzerà di seguito. Nel caso in cui il lavoratore licenziato sia un rappresentante sindacale, la scelta tra le due opzioni spetterà al lavoratore e non all’imprenditore.

            Se il licenziamento è dichiarato nullo, l’imprenditore avrà l’obbligo di reintegrare il lavoratore nel posto di lavoro e potrà essere condannato al risarcimento dei danni assieme al pagamento delle mensilità trascorse tra il licenziamento e la notifica della sentenza.

            Come accennato in precedenza, l’indennità dovuta al lavoratore (alternativa al reintegro per i licenziamenti illegittimi) dipende dal momento in cui è iniziato il rapporto di lavoro.

            L’indennità da pagare nel caso del licenziamento di un lavoratore assunto dopo il 12 febbraio 2012, sarà pari a 33 giorni di retribuzione per ogni anno lavorato.

            Nel caso in cui il lavoratore licenziato sia stato assunto prima del 12 febbraio 2012, l’indennità verrà calcolata come segue:

            • per il periodo trascorso tra la firma del contratto e il 12 febbraio 2012, l’indennità è pari a 45 giorni di retribuzione per ogni anno di rapporto;
            • sarà pari a 33 giorni di retribuzione per ogni anno lavorato dopo il 12 febbraio 2012.

            In ogni caso l’indennità non potrà ammontare a più di 720 giorni di retribuzione, salvo il caso in cui, dal calcolo dell’indennità del periodo precedente il 12 febbraio 2012, risultasse un numero di giorni superiore a 720, nel quale l’indennità non potrà essere superiore a quarantadue mensilità.

            Inoltre è importante ricordare che l’indennità in caso di licenziamento è esente da qualunque imposta fino a 180.000 euro. Per la cifra superiore, la tassazione sarà parificata ai redditi di lavoro, con una riduzione del 30% nel caso di rapporto di lavoro terminato da almeno due anni.

            In Spagna i benefici che i lavoratori ricevono anno dopo anno, sebbene non siano inclusi nel contratto di lavoro, si consolidano. Pertanto l’impresa può eliminarli solamente seguendo il procedimento previsto per la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro disposte nel contratto di lavoro, disciplinato dall’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori.

            É importante distinguere tra il procedimento previsto nel caso in cui la modifica sia individuale o collettiva, in base al numero dei lavoratori soggetti alla misura da adottare.

            Affinché la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro si possa considerare collettiva, bisogna raggiungere i parametri quantitativi che stabilisce l’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori.

            La normativa spagnola esige che, in un periodo di novanta giorni, la modifica riguardi un numero di lavoratori che dipende dalle dimensioni dell’impresa che promuove la modifica.

            La prima soglia richiede che la misura adottata influenzi almeno dieci lavoratori in un’impresa con meno di 100 lavoratori; la seconda soglia richiede che il dieci per cento del numero dei lavoratori, in un’impresa che abbia tra cento e trecento lavoratori, sia soggetta a tale modifica; la modifica deve riguardare trenta lavoratori nelle imprese con più di trecento lavoratori.

            Come si è detto prima, il procedimento è differente nel caso in cui la modifica sostanziale sia individuale o collettiva.

            La modifica individuale può imporsi direttamente da parte dell’imprenditore sempre e quando si soddisfino i requisiti che esige la normativa, quali: (i) la comunicazione per iscritto; (ii) un preavviso di quindici giorni; (iii) la descrizione della causa della modifica, che potrà essere economica, tecnica, organizzativa o di produzione, e la relazione di questa con la competitività, con la produttività o con l’organizzazione tecnica o del lavoro nell’impresa.

            Dall’altro lato, quando la modifica è collettiva, raggiungendosi le soglie menzionate, la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro deve essere preceduta da una negoziazione tra l’imprenditore e i rappresentanti dei lavoratori per raggiungere un accordo, altrimenti la modifica sarà nulla.

            In questo caso, il procedimento è il seguente: (i) partecipazione alla negoziazione con i rappresentanti dei lavoratori, che non potrà avere una durata superiore a 15 giorni; (ii) notifica ai lavoratori soggetti alla modifica, una volta terminato il periodo di negoziazione, con o senza accordo. Il contratto collettivo può stabilire requisiti addizionali.

            Terminato il periodo di negoziazione, con o senza accordo, l’imprenditore deve notificare ai lavoratori soggetti alla modifica la sua decisione che avrà carattere esecutivo una volta trascorso il periodo di preavviso, che è di 15 giorni del caso della modifica collettiva e di 7 giorni nel caso di modifica individuale.

            Una volta divenuta esecutiva la misura adottata, il lavoratore ha le seguenti possibilità: (i) accettare la modifica; (ii) impugnare la modifica dinanzi al tribunale del lavoro nel termine di 20 giorni feriali; (iii) rescindere il contratto e ricevere un indennizzo equivalente a 20 giorni per anno di lavoro; (iv) chiedere la risoluzione del contratto innanzi al tribunale del lavoro (entro il termine di un anno), nel caso in cui il giudice abbia considerato la misura ingiustificata e l’impresa non riconosca al lavoratore le condizioni di lavoro precedenti con un indennizzo equivalente a 33 giorni per anno lavorato (con il limite di 24 mensilità).

            É possibile un decremento della retribuzione rispetto alla misura stabilita nel contratto collettivo, seguendo il procedimento previsto dall’articolo 82.3 dello Statuto dei Lavoratori, che costituisce un’eccezione alla regola dell’efficacia generale e implica una deroga in peius delle condizioni stabilite dal contratto collettivo.

            Affinché l’imprenditore possa derogare in peius il contratto collettivo è necessario soddisfare i seguenti requisiti: (i) che si verifichi una causa economica, tecnica, organizzativa o di produzione; (ii) l’esistenza di un accordo tra l’impresa e i rappresentanti dei lavoratori.

            La normativa menzionata considera che si manifesti una causa economica nel caso in cui dal risultato economico della società si deduca una situazione economica negativa, per esempio, in caso tale come l’esistenza di perdite attuali o previste, o in caso di diminuzione persistente del livello di incassi ordinari o delle vendite.

            In ogni caso, si considera che la diminuzione è persistente se durante due trimestri consecutivi il livello di incassi ordinari o delle vendite di ogni trimestre sia inferiore al livello registrato nello stesso trimestre dell’anno precedente.

            Concorrono cause tecniche quando si manifestano cambi nei mezzi o negli strumenti di produzione; si parla di cause organizzative quando si manifestano cambi nell’ambito dei sistemi e dei metodi di lavoro del personale o nel modo di organizzare la produzione, e di cause produttive quando si producono cambi nella domanda di prodotti o servizi che l’impresa pretende collocare nel mercato.

            Tra il processo di modifica sostanziale delle condizioni di lavoro, previsto dall’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori, e il procedimento di deroga in peius del contratto collettivo, stabilito dall’articolo 82.3 dello Statuto dei Lavoratori, esistono alcune differenze.

            In primo luogo, bisogna evidenziare che solamente ai cambi che implicano una modifica sostanziale delle condizioni di lavoro stabilite nel contratto di lavoro si può applicare il procedimento previsto dall’articolo 41 dello Statuto dei lavoratori, mentre tutte le variazioni delle condizioni di lavoro disciplinate dal contratto collettivo sono soggette al procedimento di deroga in peius ex articolo 82.3 dello Statuto dei Lavoratori.

            Un’altra importante differenza è la durata della misura adottata, che, nel procedimento previsto dall’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori, ha carattere indefinito; dall’altro lato, nel caso della deroga in peius, l’alterazione non può avere una durata superiore alla vigenza del contratto collettivo, dato che l’oggetto della modifica sono le condizioni di lavoro previste dal contratto collettivo e non dal contratto di lavoro.

            In conclusione, mentre la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro previste dal contratto di lavoro può realizzarsi senza che si sia raggiunto un accordo con i rappresentanti dei lavoratori, nel caso della deroga in peius del contratto collettivo, l’accordo con questi ultimi è conditio sine qua non affinché la misura adottata sia valida.

            Based on our experience in many years advising and representing companies in the commercial distribution (in Spanish jurisdiction but with foreign manufacturers or distributors), the following are the six key essential elements for manufacturers (suppliers) and retailers (distributors) when establishing a distribution relationship.

            These ideas are relevant when companies intend to start their commercial relationship but they should not be neglected and verified even when there are already existing contacts.

            The signature of the contract

            Although it could seem obvious, the signature of a distribution agreement is less common than it might seem. It often happens that along the extended relationship, the corporate structures change and what once was signed with an entity, has not been renewed, adapted, modified or replaced when the situation has been transformed. It is very convenient to have well documented the relationship at every moment of its existence and to be sure that what has been covered legally is also enforceable y the day-to-day commercial relationship. It is advisable this work to be carried out by legal specialists closely with the commercial department of the company. Perfectly drafted clauses from a legal standpoint will be useless if overtaken or not understood by the day-to-day activity. And, of course, no contract is signed as a “mere formality” and then modified by verbal agreements or practices.

            The proper choice of contract

            If the signature of the distribution contract is important, the choice of the correct type is essential. Many of the conflicts that occur, especially in long-term relationships, begin with the interpretation of the type of relationship that has been signed. Even with a written text (and with an express title), the intention of the parties remains often unclear (and so the agreement). Is the “distributor” really so? Does he buy and resell or there are only sporadic supply relationships? Is there just a representative activity (ie, the distributor is actually an “agent“)? Is there a mixed relationship (sometimes represents, sometimes buys and resells)? The list could continue indefinitely. Even in many of the relationships that currently exist I am sure that the interpretation given by the Supplier and the Distributor could be different.

            Monitoring of legal and business relations

            If it is quite frequent not to have a clear written contract, it happens in almost all the distribution relationships than once the agreement has been signed, the day-to-day commercial activity modifies what has been agreed. Why commercial relations seem to neglect what has been written in an agreement? It is quite frequent contracts in which certain obligations for distributors are included (reporting on the market, customers, minimum purchases), but which in practice are not respected (it seems complicated, there is a good relationship between the parties, and nobody remembers what was agreed by people no longer working at the company…). However, it is also quite frequent to try to use these (real?) defaults later on when the relationship starts having problems. At that moment, parties try to hide behind these violations to terminate the contracts although these practices were, in a sort of way, accepted as a new procedure. Of course no agreement can last forever and for that reason is highly recommendable a joint and periodical monitoring between the legal adviser (preferably an independent one with the support of the general managers) and the commercial department to take into account new practices and to have a provision in the contractual documents.

            Evidences about customers

            In distribution contracts, evidences about customers will be essential in case of termination. Parties (mainly the supplier) are quite interested in showing evidences on who (supplier or distributor) procured the customers. Are they a result of the distributor activity or are they obtained as a consequence of the reputation of the trademark? Evidences on customers could simplify or even avoid future conflicts. The importance of the clientele and its possible future activity will be a key element to define the compensation to which the distributor will pretend to be eligible.

            Evidences on purchases and sales

            Another essential element and quite often forgotten is the justification of purchases to the supplier and subsequent sales by distributors. In any distribution agreement distributors acquire the products and resell them to the final customers. A future compensation to the distributor will consider the difference between the purchase prices and resale prices (the margin). It is therefore advisable to be able to establish the correspondent evidence on such information in order to better prepare a possible claim.

            Damages in case of termination of contracts

            Similarly, it would be convenient to justify what damages have been suffered as a result of the termination of a contract: has the distributor made investments by indication of the supplier that are still to be amortized? Has the distributor hired new employees for a line of business that have to be dismissed because of the termination of the contract (costs of compensation)? Has the distributor rented new premises signing long-term contracts due to the expectations on the agreement? Please, take into account that the Distributor is an independent trader and, as such, he assumes the risks of his activity. But to the extent he is acting on a distribution network he shall be subject to the directions, suggestions and expectations created by the supplier. These may be relevant to later determine the damages caused by the termination of the contract.

            The change in ownership of a company, of a working place or of an autonomous production unit will not extinguish by itself the employment relationship, and the new employer will be subrogated in the labour rights and obligations and in the Social Security obligations from the previous employer.

            Company Succession shall be considered to exist when the transmission affect to the economic entity which maintains his identity, understood as an organized grouping of resources which has the objective of pursuing an economic activity, whether or not that activity is central or ancillary.

            The transferor and the transferee shall be jointly and severally liable during three years for the labour obligations born beforehand the transmission and which had not been satisfied.

            The transferor and the transferee have to report to the legal representatives of the affected employees by the change in the ownership about the following:

            • Expected time of the transmission.
            • Reasons for the transmission.
            • Legal, economic and social consequences of the transmission to the employees.
            • Measures envisaged in relation to the employees.

            If there are no legal representatives of the employees the transferor and the transferee shall provide that information directly to the affected employees.

            Occupational risk prevention

            The law 31/1995 of Prevention of risks at the workplace has the objective of promote the security and the health of the employees’ through the application of measures and the development of the necessary activities to the prevention of risks derived from work.

            For that purpose, the Law establishes the general principles concerning the prevention of professional risks for the protection of the life and health.

            Under Spanish law a labour contract may be suspended by the following causes:

            • Mutual agreement of the Parties.
            • The legitimate causes consigned in the contract.
            • Temporary incapacity of the employee.
            • Maternity, paternity, risk during pregnancy, risk during breastfeeding, and adoption or family placement.
            • Military service.
            • Holding a representative public charge.
            • Deprivation of the liberty of the employee, as long as a condemnatory sentence does not exists.
            • Suspension from duties without pay for disciplinary reasons.
            • Temporary force majeure.
            • For economic, technical, organizational or production causes.
            • Forced leave of absence.
            • For exercising the right to strike.
            • Legal closing of the company.
            • For decision of the employee as a consequence of gender-based violence.

            The suspension of the contract exonerates the reciprocal obligations of working and remunerating the work.

            Leaves

            The leave can be voluntary or forced. The forced leave will give the right to return to the same workplace and to the computation of the seniority, this leave will be given cause by the designation or the election for a public charge which makes impossible to assist to the work. The readmission has to be applied on the following month since the cessation in the public charge.

            The employee with seniority in the company of one year has the right to ask and have the opportunity of having the voluntary leave for a period of time between four months and five years. This right is only possible if four years since the last leave have passed.

            The employees will have the right for a leave period for no more than three years to attend the care of every son.

            The employee in leave will keep only a preferential right to re-entry in a vacant in the same or similar category in relation with his position.

            Javier Gaspar

            Aree di attività

            • Arbitrato
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              The employment contract in Spain

              13 Settembre 2016

              • Spagna
              • Lavoro

              We have seen in a previous post the advantages of mediation as an alternative dispute resolution method in franchise agreements. From there, what recommendations could we give to make better use of mediation? Although we will have to adapt them to each specific case, the following points could be very useful:

              1. Specifically foresee in the contract a mediation clause as an alternative dispute resolution method. Although the franchisee and franchisor can agree to mediate once the conflict arises without having reflected it in the contract, it will surely be more complicated to do so when both have already initiated the discrepancies. It is preferable, therefore, to do it before: it places the parties in a better predisposition, they will be able to choose the procedure in a better way, as well as the institution, the mediator, the formalities, etc.
              2. If the parties have agreed on a mediation agreement, this may be initiated at the request of only one of them, without having to re-reach an agreement.
              3. The mediation clause is also recommended, because once an application for the initiation of mediation has been agreed upon, the limitations period of the legal actions will be suspended until the termination of the mediation.
              4. By virtue of this agreement and having initiated the mediation, the courts will not be able to hear such controversies during the time in which the mediation takes place, provided that the interested party invokes it.
              5. In the clause, it is convenient to foresee some elements, such as what issues may be the subject of mediation (all or only some of them), the need or not of a previous negotiation, adequate deadlines to avoid that this procedure can be used to delay other ways, the applicable law to mediation and to the agreement reached with it, the competent jurisdiction for the adoption of precautionary measures, where appropriate, or the jurisdiction or arbitration to settle the dispute in case of failure of mediation.
              6. It is true that one of the principles of mediation is its voluntary nature. However, the existence of the clause and being obliged to attend at least one informative session before initiating any judicial procedure can convince of its advantages even the most reticent party.
              7. Include the mediation as an alternative dispute resolution method within the pre-contractual information that the franchisor must deliver to potential franchisees. Although the Spanish norm does not seem to expressly demand that reference be made, this seems an optimal moment to show transparency and the will to solve possible problems in an agile manner. It also predisposes the good understanding, cooperation and good faith of the franchised brand before the beginning of relations.
              8. Appropriately select the mediation institution to which to refer in case of conflict or foreseeing the best way to choose the most appropriate mediator. Currently there are many institutions or professionals that offer guarantees of impartiality. It may be relevant that it is a mediator with specific training, who facilitates the communication and confidence of the parties and, insofar as possible, who can fully understand the nature of the franchise. There are institutions in Spain such as the Signum Foundation (http://fundacionsignum.org/) or MediaICAM of the Madrid Bar Association (https://mediacion.icam.es) that can be good choices.

              On the topic of the importance of Mediation in Distribution Agreements, you can check out the recording our webinar “Mediation in International Conflicts”

              Bisogna prendere atto che il classico aforisma societas delinquere non potest è stato recentemente smentito da diverse legislazioni che hanno introdotto alcuni casi di responsabilità penale delle persone giuridiche.

              Senza entrare nell’analisi dei previgenti regimi legislativi, incentriamo questo articolo sul territorio spagnolo, soffermandoci sulla riforma del Codice Penale realizzata dalla Ley Orgánica 1/2015, ottimo  esempio di imputazione della responsabilità penale alle persone giuridiche. Le fonti essenziali da prendere in considerazione sono: (i) la norma per eccellenza , ossia l’art. 31 bis del Codice Penale spagnolo; (ii) i criteri stabiliti nella Circolare nº 1/2016 della Fiscalía General del Estado; (iii) alcune sentenze rilevanti, come le n° 154 e 221 del 2016 del Tribunal Supremo.

              Considerato quanto precede, focalizzeremo l’attenzione sulle più rilevanti misure societarie di prevenzione, che hanno lo scopo di annullare o quantomeno minimizzare il rischio che, in seguito alla commissione di un reato da parte di un dirigente e/o lavoratore,  la responsabilità penale possa essere imputata a una persona giuridica

              Dal punto di vista soggettivo, l’articolo 31 bis del Codice Penale spagnolo stabilisce che la persona giuridica è responsabile dei reati commessi da parte dei suoi rappresentanti legali o dei membri dell’organo dell’amministrazione, così come da parte di quelle persone che sono sottoposte all’autorità di questi soggetti.

              A tal proposito, è importante sottolineare che il secondo comma del medesimo articolo libera la persona giuridica dalla responsabilità penale se ha adempiuto ai seguenti obblighi:

              1. L’organo dell’amministrazione ha adottato ed eseguito modelli di organizzazione, gestione, vigilanza e controllo, al fine di prevenire la commissione di reati o ridurne in maniera significativa il rischio.
              2. La persona giuridica ha applicato i meccanismi necessari di supervisione del funzionamento del modello di prevenzione, senza omissioni o inottemperanze alle funzioni di vigilanza e controllo.

              Gli strumenti di prevenzione sono il frutto di uno studio dettagliato dell’impresa e delle sue esigenze specifiche. Così, affinché le misure di compliace non restino semplici strumenti astratti, è molto importante che esista un solido legame tra queste e la cultura organizzativa dell’impresa. In altre parole, le imprese devono applicare le misure adatte alla sua stessa organizzazione.

              Affinché il programma di compliance abbia esito, allora, dev’essere personalizzato e adattato all’impresa in questione, e deve includere sia i meccanismi che permettono all’impresa di prevenire le pratiche non desiderate, che gli strumenti necessari per individuare le pratiche di corruzione e rispondere tempestivamente.

              La Fiscalía General del Estado – attraverso una Circolare – ha fornito un’interpretazione autentica dell’articolo 31 bis del Codice Penale, precisando che quest’ultimo non istituisce una responsabilità diretta per le persone giuridiche, ma afferma che le persone giuridiche possono essere responsabili dei reati commessi dalle persone fisiche.

              Esiste, quindi, l’assoluta necessità che le persone giuridiche adottino una serie di decisioni che, seppur minime, evidenzino la sincera vocazione e volontà di prevenire e ostacolare, ove possibile, la commissione di reati da parte di qualunque lavoratore da cui possa derivare una “responsabilità penale”. È in questo ambito che ottiene una speciale rilevanza la nomina di un “compliance officer”, che dovrà disporre di un’indipendenza sufficiente per garantire l’efficacia della responsabilità che assume.

              Le sentenze del Tribunal Supremo menzionate in precedenza testimoniano come sarà necessario un po’ di tempo affinché i tribunali si pronuncino in senso conforme e configurino dei criteri uniformi che possano facilitare l’adozione delle misure da parte delle società. Al riguardo dobbiamo sottolineare che 7 dei 15 Magistrati del “Pleno” sentenza 154/2016 hanno espresso un voto difforme nel momento di fissare i requisiti esigibili per imputare o meno la responsabilità penale alle persone giuridiche. A titolo d’esempio, una delle decisioni su cui i Magistrati si sono divisi ha riguardato l’onere probatorio dei requisiti che liberano dalla responsabilità penale elencati dall’art. 31 bis: spetta all’accusa dimostrarne l’inesistenza o spetta all’impresa dimostrare di aver utilizzato gli strumenti adeguati e efficaci per prevenire i reati?

              Nel dubbio normativo e giurisprudenziale, a nostro parere l’unica conclusione chiara e uniforme che si può dedurre da quanto detto finora è la seguente. È di vitale importanza che l’organo dell’amministrazione delle imprese che realizzano attività particolarmente esposte al rischio di reati determini i criteri di compliance della migliore portata possibile.

              Otre a questi criteri bisognerebbe inoltre stabilire misure di condotta, codici etici e di buona condotta e un procedimento di controllo che rendano l’impresa adempiente rispetto agli obblighi previsti dalla legge. Ciò tutelerebbe dirigenti e organi di amministrazione rispetto a eventuali irregolarità e violazioni penali realizzate dai lavoratori.

              It is recommended that franchise agreements clearly foresee how to solve and deal with potential conflicts. The relationship between franchisor and franchisee may have some difficulty due, for example, to the absence of specific regulation of its content (at least in Spain) and to the fact that its elements are contained in different pieces of legislation. What I will say in these posts could also be useful for other distribution contracts, or in general collaboration agreements, although I will focus on franchising due to its special characteristics.

              Conflicts between franchisees and franchisors can cover multiple legal and commercial aspects: product supplies, brands, know-how, exclusivity and territory, non-competition, promotion and advertising, sales through the Internet … And all this, in a context in which, frequently, both parties want to maintain their collaboration and good relations.

              How to face, then, these potential conflicts? A first step is usually the direct negotiation between the parties and their advisers who have the task of being useful to them in this purpose. But this does not always end with a positive result. And the almost natural step if this happens is usually the beginning of a judicial procedure often preceded by a series of previous formal requirements.

              However, there is a way that, taking into account the characteristic elements of the franchise contract and the nature of possible conflicts, can be an excellent and privileged alternative method to solve them: mediation. Let’s see why:

              1. In mediation there is no third party that imposes its decision on the conflict. The franchisor and the franchisee solve it by themselves with the help of a professional (the mediator) who, in a neutral and independent way, uses their skills and specifically acquired knowledge (help in identifying the interests of the parties, active listening, legitimacy …) so that both can reach a consensus. The mediator does not advise (the parties can go with their respective advisors), it does not decide or sentence, but it helps that the parties find the solution that most satisfies both: they better than anyone else know the business, its evolution, the aspects perhaps not foreseen in the contract and the future that they want for themselves.
              2. Mediation is a harmonized mode of dispute resolution in the European Union through the Directive on certain aspects of mediation in civil and commercial matters. This allows the parties in different Member States to be familiar with it, therefore it is possible to foresee a unified system in contracts with international parties, and it will be easier to enforce the agreements reached.
              3. Mediation allows, therefore, to satisfy both parties better than the judicial alternative and with more creative solutions that a judge will never be able to apply. Unlike a legal proceeding where one usually wins and another loses, mediation can bring together the interests of franchisees and franchisors and, in this way, both obtain a better response. It allows a less belligerent and more friendly format that can be very useful since in many cases the disputes do not have too much entity to go to court, or refer to non-essential aspects of the relationship, or can be addressed from more global perspectives or with references to objective parameters. In addition, frequently, franchisees and franchisors want to continue maintaining their commercial relationship and, through mediation, resolved the conflict, this will be possible (unthinkable, however, if they had initiated a judicial confrontation).
              4. Mediation is, in principle, voluntary. At any time, the parties can abandon it even in those Member States or conflicts for which it may be mandatory to attend at least to the information session.
              5. It is a method that easily adapts to the characteristics of both parties: it is very flexible with the formalities, and the franchisor and the franchisee are who, with the help of the mediator, design a large part of the procedure to arrive at a solution being able to control its evolution. It also allows a solution that is much more adapted to their specific situation, provides more imaginative solution ideas, allows better dialogue, maintains the relationship, distinguishes facts from opinions or judgments, and allows the parties to return to their business saving energies that would otherwise be devoted to conflict management.
              6. It is a faster procedure than a trial, with a cost that can be assumed and controlled in advance.
              7. Mediation is confidential, so the publicity of the conflict is reduced, avoiding reputation costs or by extending to the rest of the network. What is treated in a mediation procedure cannot be disclosed even in a subsequent judicial proceeding.
              8. Both parties can arrive at a solution that will be binding for them. In addition, even if no agreement is reached, with the mediation the parties are in a better position to continue the relationship and resolve their problems: they have been able to present their points of view, they have been heard and have listened, they have opened dialogue channels, they have been able to show greater flexibility and, in short, they have improved their relations as a requirement to end the conflict and reach agreements.
              9. The degree of compliance with conflicts resolved through mediation is much higher than those imposed by a judge since the agreements are more satisfactory for them and it has been the parties themselves who have decided what to do.
              10. And finally, if the mediation has not worked, the possibility of claiming in the courts remains open.

              In Spagna il licenziamento viene classificato individuale o collettivo, a seconda del numero di lavoratori assoggettati a tale misura.

              L’articolo 51 dello Statuto dei Lavoratori considera “licenziamento collettivo” l’estinzione del rapporto di lavoro causata da motivazioni economiche, tecniche, organizzative o di produzione quando, nel periodo di novanta giorni, coinvolga: (i) almeno dieci lavoratori di un’impresa con meno di 100 dipendenti; (ii) il dieci per cento dei lavoratori in una impresa che abbia tra cento e trecento dipendenti; (iii) trenta lavoratori nelle imprese con più di trecento dipendenti.

              Il licenziamento potrà essere impugnato in sede giudiziale, entro 20 giorni lavorativi e potrà essere dichiarato legittimo (procedente), illegittimo (improcedente) o nullo.

              Il licenziamento si considera legittimo quando è confermato l’inadempimento da parte del lavoratore contestato dall’imprenditore nella comunicazione del licenziamento e sono stati soddisfatti i requisiti formali, quali (i) la comunicazione per iscritto al lavoratore; (ii) una sufficiente descrizione dei fatti che hanno determinato il licenziamento e (iii) l’indicazione della data a partire della quale il licenziamento sarà efficace.

              Sarà dichiarato illegittimo il licenziamento privo dei requisiti citati nel paragrafo precedente.

              Il licenziamento è nullo nei seguenti casi: (i) violazione dei diritti fondamentali o libertà pubblica; (ii) il lavoratore è una vittima di violenza di genere; (iii) salvo che si dimostri la giusta causa, nei casi di: lavoratrici incinte, con permesso di maternità, paternità o allattamento, o con riduzione della giornata lavorativa per curare un minore di dodici anni o una persona con una incapacità fisica, psichica o sensoriale.

              Nel caso in cui il licenziamento sia dichiarato illegittimo, l’imprenditore entro cinque giorni dovrà scegliere se reintegrare il lavoratore nel posto di lavoro (e pagargli le mensilità trascorse tra il licenziamento e la notificazione della sentenza, i cosiddetti salarios de tramitación) oppure pagargli l’indennità, il cui importo dipende dalla durata del rapporto, come si analizzerà di seguito. Nel caso in cui il lavoratore licenziato sia un rappresentante sindacale, la scelta tra le due opzioni spetterà al lavoratore e non all’imprenditore.

              Se il licenziamento è dichiarato nullo, l’imprenditore avrà l’obbligo di reintegrare il lavoratore nel posto di lavoro e potrà essere condannato al risarcimento dei danni assieme al pagamento delle mensilità trascorse tra il licenziamento e la notifica della sentenza.

              Come accennato in precedenza, l’indennità dovuta al lavoratore (alternativa al reintegro per i licenziamenti illegittimi) dipende dal momento in cui è iniziato il rapporto di lavoro.

              L’indennità da pagare nel caso del licenziamento di un lavoratore assunto dopo il 12 febbraio 2012, sarà pari a 33 giorni di retribuzione per ogni anno lavorato.

              Nel caso in cui il lavoratore licenziato sia stato assunto prima del 12 febbraio 2012, l’indennità verrà calcolata come segue:

              • per il periodo trascorso tra la firma del contratto e il 12 febbraio 2012, l’indennità è pari a 45 giorni di retribuzione per ogni anno di rapporto;
              • sarà pari a 33 giorni di retribuzione per ogni anno lavorato dopo il 12 febbraio 2012.

              In ogni caso l’indennità non potrà ammontare a più di 720 giorni di retribuzione, salvo il caso in cui, dal calcolo dell’indennità del periodo precedente il 12 febbraio 2012, risultasse un numero di giorni superiore a 720, nel quale l’indennità non potrà essere superiore a quarantadue mensilità.

              Inoltre è importante ricordare che l’indennità in caso di licenziamento è esente da qualunque imposta fino a 180.000 euro. Per la cifra superiore, la tassazione sarà parificata ai redditi di lavoro, con una riduzione del 30% nel caso di rapporto di lavoro terminato da almeno due anni.

              In Spagna i benefici che i lavoratori ricevono anno dopo anno, sebbene non siano inclusi nel contratto di lavoro, si consolidano. Pertanto l’impresa può eliminarli solamente seguendo il procedimento previsto per la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro disposte nel contratto di lavoro, disciplinato dall’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori.

              É importante distinguere tra il procedimento previsto nel caso in cui la modifica sia individuale o collettiva, in base al numero dei lavoratori soggetti alla misura da adottare.

              Affinché la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro si possa considerare collettiva, bisogna raggiungere i parametri quantitativi che stabilisce l’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori.

              La normativa spagnola esige che, in un periodo di novanta giorni, la modifica riguardi un numero di lavoratori che dipende dalle dimensioni dell’impresa che promuove la modifica.

              La prima soglia richiede che la misura adottata influenzi almeno dieci lavoratori in un’impresa con meno di 100 lavoratori; la seconda soglia richiede che il dieci per cento del numero dei lavoratori, in un’impresa che abbia tra cento e trecento lavoratori, sia soggetta a tale modifica; la modifica deve riguardare trenta lavoratori nelle imprese con più di trecento lavoratori.

              Come si è detto prima, il procedimento è differente nel caso in cui la modifica sostanziale sia individuale o collettiva.

              La modifica individuale può imporsi direttamente da parte dell’imprenditore sempre e quando si soddisfino i requisiti che esige la normativa, quali: (i) la comunicazione per iscritto; (ii) un preavviso di quindici giorni; (iii) la descrizione della causa della modifica, che potrà essere economica, tecnica, organizzativa o di produzione, e la relazione di questa con la competitività, con la produttività o con l’organizzazione tecnica o del lavoro nell’impresa.

              Dall’altro lato, quando la modifica è collettiva, raggiungendosi le soglie menzionate, la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro deve essere preceduta da una negoziazione tra l’imprenditore e i rappresentanti dei lavoratori per raggiungere un accordo, altrimenti la modifica sarà nulla.

              In questo caso, il procedimento è il seguente: (i) partecipazione alla negoziazione con i rappresentanti dei lavoratori, che non potrà avere una durata superiore a 15 giorni; (ii) notifica ai lavoratori soggetti alla modifica, una volta terminato il periodo di negoziazione, con o senza accordo. Il contratto collettivo può stabilire requisiti addizionali.

              Terminato il periodo di negoziazione, con o senza accordo, l’imprenditore deve notificare ai lavoratori soggetti alla modifica la sua decisione che avrà carattere esecutivo una volta trascorso il periodo di preavviso, che è di 15 giorni del caso della modifica collettiva e di 7 giorni nel caso di modifica individuale.

              Una volta divenuta esecutiva la misura adottata, il lavoratore ha le seguenti possibilità: (i) accettare la modifica; (ii) impugnare la modifica dinanzi al tribunale del lavoro nel termine di 20 giorni feriali; (iii) rescindere il contratto e ricevere un indennizzo equivalente a 20 giorni per anno di lavoro; (iv) chiedere la risoluzione del contratto innanzi al tribunale del lavoro (entro il termine di un anno), nel caso in cui il giudice abbia considerato la misura ingiustificata e l’impresa non riconosca al lavoratore le condizioni di lavoro precedenti con un indennizzo equivalente a 33 giorni per anno lavorato (con il limite di 24 mensilità).

              É possibile un decremento della retribuzione rispetto alla misura stabilita nel contratto collettivo, seguendo il procedimento previsto dall’articolo 82.3 dello Statuto dei Lavoratori, che costituisce un’eccezione alla regola dell’efficacia generale e implica una deroga in peius delle condizioni stabilite dal contratto collettivo.

              Affinché l’imprenditore possa derogare in peius il contratto collettivo è necessario soddisfare i seguenti requisiti: (i) che si verifichi una causa economica, tecnica, organizzativa o di produzione; (ii) l’esistenza di un accordo tra l’impresa e i rappresentanti dei lavoratori.

              La normativa menzionata considera che si manifesti una causa economica nel caso in cui dal risultato economico della società si deduca una situazione economica negativa, per esempio, in caso tale come l’esistenza di perdite attuali o previste, o in caso di diminuzione persistente del livello di incassi ordinari o delle vendite.

              In ogni caso, si considera che la diminuzione è persistente se durante due trimestri consecutivi il livello di incassi ordinari o delle vendite di ogni trimestre sia inferiore al livello registrato nello stesso trimestre dell’anno precedente.

              Concorrono cause tecniche quando si manifestano cambi nei mezzi o negli strumenti di produzione; si parla di cause organizzative quando si manifestano cambi nell’ambito dei sistemi e dei metodi di lavoro del personale o nel modo di organizzare la produzione, e di cause produttive quando si producono cambi nella domanda di prodotti o servizi che l’impresa pretende collocare nel mercato.

              Tra il processo di modifica sostanziale delle condizioni di lavoro, previsto dall’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori, e il procedimento di deroga in peius del contratto collettivo, stabilito dall’articolo 82.3 dello Statuto dei Lavoratori, esistono alcune differenze.

              In primo luogo, bisogna evidenziare che solamente ai cambi che implicano una modifica sostanziale delle condizioni di lavoro stabilite nel contratto di lavoro si può applicare il procedimento previsto dall’articolo 41 dello Statuto dei lavoratori, mentre tutte le variazioni delle condizioni di lavoro disciplinate dal contratto collettivo sono soggette al procedimento di deroga in peius ex articolo 82.3 dello Statuto dei Lavoratori.

              Un’altra importante differenza è la durata della misura adottata, che, nel procedimento previsto dall’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori, ha carattere indefinito; dall’altro lato, nel caso della deroga in peius, l’alterazione non può avere una durata superiore alla vigenza del contratto collettivo, dato che l’oggetto della modifica sono le condizioni di lavoro previste dal contratto collettivo e non dal contratto di lavoro.

              In conclusione, mentre la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro previste dal contratto di lavoro può realizzarsi senza che si sia raggiunto un accordo con i rappresentanti dei lavoratori, nel caso della deroga in peius del contratto collettivo, l’accordo con questi ultimi è conditio sine qua non affinché la misura adottata sia valida.

              Based on our experience in many years advising and representing companies in the commercial distribution (in Spanish jurisdiction but with foreign manufacturers or distributors), the following are the six key essential elements for manufacturers (suppliers) and retailers (distributors) when establishing a distribution relationship.

              These ideas are relevant when companies intend to start their commercial relationship but they should not be neglected and verified even when there are already existing contacts.

              The signature of the contract

              Although it could seem obvious, the signature of a distribution agreement is less common than it might seem. It often happens that along the extended relationship, the corporate structures change and what once was signed with an entity, has not been renewed, adapted, modified or replaced when the situation has been transformed. It is very convenient to have well documented the relationship at every moment of its existence and to be sure that what has been covered legally is also enforceable y the day-to-day commercial relationship. It is advisable this work to be carried out by legal specialists closely with the commercial department of the company. Perfectly drafted clauses from a legal standpoint will be useless if overtaken or not understood by the day-to-day activity. And, of course, no contract is signed as a “mere formality” and then modified by verbal agreements or practices.

              The proper choice of contract

              If the signature of the distribution contract is important, the choice of the correct type is essential. Many of the conflicts that occur, especially in long-term relationships, begin with the interpretation of the type of relationship that has been signed. Even with a written text (and with an express title), the intention of the parties remains often unclear (and so the agreement). Is the “distributor” really so? Does he buy and resell or there are only sporadic supply relationships? Is there just a representative activity (ie, the distributor is actually an “agent“)? Is there a mixed relationship (sometimes represents, sometimes buys and resells)? The list could continue indefinitely. Even in many of the relationships that currently exist I am sure that the interpretation given by the Supplier and the Distributor could be different.

              Monitoring of legal and business relations

              If it is quite frequent not to have a clear written contract, it happens in almost all the distribution relationships than once the agreement has been signed, the day-to-day commercial activity modifies what has been agreed. Why commercial relations seem to neglect what has been written in an agreement? It is quite frequent contracts in which certain obligations for distributors are included (reporting on the market, customers, minimum purchases), but which in practice are not respected (it seems complicated, there is a good relationship between the parties, and nobody remembers what was agreed by people no longer working at the company…). However, it is also quite frequent to try to use these (real?) defaults later on when the relationship starts having problems. At that moment, parties try to hide behind these violations to terminate the contracts although these practices were, in a sort of way, accepted as a new procedure. Of course no agreement can last forever and for that reason is highly recommendable a joint and periodical monitoring between the legal adviser (preferably an independent one with the support of the general managers) and the commercial department to take into account new practices and to have a provision in the contractual documents.

              Evidences about customers

              In distribution contracts, evidences about customers will be essential in case of termination. Parties (mainly the supplier) are quite interested in showing evidences on who (supplier or distributor) procured the customers. Are they a result of the distributor activity or are they obtained as a consequence of the reputation of the trademark? Evidences on customers could simplify or even avoid future conflicts. The importance of the clientele and its possible future activity will be a key element to define the compensation to which the distributor will pretend to be eligible.

              Evidences on purchases and sales

              Another essential element and quite often forgotten is the justification of purchases to the supplier and subsequent sales by distributors. In any distribution agreement distributors acquire the products and resell them to the final customers. A future compensation to the distributor will consider the difference between the purchase prices and resale prices (the margin). It is therefore advisable to be able to establish the correspondent evidence on such information in order to better prepare a possible claim.

              Damages in case of termination of contracts

              Similarly, it would be convenient to justify what damages have been suffered as a result of the termination of a contract: has the distributor made investments by indication of the supplier that are still to be amortized? Has the distributor hired new employees for a line of business that have to be dismissed because of the termination of the contract (costs of compensation)? Has the distributor rented new premises signing long-term contracts due to the expectations on the agreement? Please, take into account that the Distributor is an independent trader and, as such, he assumes the risks of his activity. But to the extent he is acting on a distribution network he shall be subject to the directions, suggestions and expectations created by the supplier. These may be relevant to later determine the damages caused by the termination of the contract.

              The change in ownership of a company, of a working place or of an autonomous production unit will not extinguish by itself the employment relationship, and the new employer will be subrogated in the labour rights and obligations and in the Social Security obligations from the previous employer.

              Company Succession shall be considered to exist when the transmission affect to the economic entity which maintains his identity, understood as an organized grouping of resources which has the objective of pursuing an economic activity, whether or not that activity is central or ancillary.

              The transferor and the transferee shall be jointly and severally liable during three years for the labour obligations born beforehand the transmission and which had not been satisfied.

              The transferor and the transferee have to report to the legal representatives of the affected employees by the change in the ownership about the following:

              • Expected time of the transmission.
              • Reasons for the transmission.
              • Legal, economic and social consequences of the transmission to the employees.
              • Measures envisaged in relation to the employees.

              If there are no legal representatives of the employees the transferor and the transferee shall provide that information directly to the affected employees.

              Occupational risk prevention

              The law 31/1995 of Prevention of risks at the workplace has the objective of promote the security and the health of the employees’ through the application of measures and the development of the necessary activities to the prevention of risks derived from work.

              For that purpose, the Law establishes the general principles concerning the prevention of professional risks for the protection of the life and health.

              Under Spanish law a labour contract may be suspended by the following causes:

              • Mutual agreement of the Parties.
              • The legitimate causes consigned in the contract.
              • Temporary incapacity of the employee.
              • Maternity, paternity, risk during pregnancy, risk during breastfeeding, and adoption or family placement.
              • Military service.
              • Holding a representative public charge.
              • Deprivation of the liberty of the employee, as long as a condemnatory sentence does not exists.
              • Suspension from duties without pay for disciplinary reasons.
              • Temporary force majeure.
              • For economic, technical, organizational or production causes.
              • Forced leave of absence.
              • For exercising the right to strike.
              • Legal closing of the company.
              • For decision of the employee as a consequence of gender-based violence.

              The suspension of the contract exonerates the reciprocal obligations of working and remunerating the work.

              Leaves

              The leave can be voluntary or forced. The forced leave will give the right to return to the same workplace and to the computation of the seniority, this leave will be given cause by the designation or the election for a public charge which makes impossible to assist to the work. The readmission has to be applied on the following month since the cessation in the public charge.

              The employee with seniority in the company of one year has the right to ask and have the opportunity of having the voluntary leave for a period of time between four months and five years. This right is only possible if four years since the last leave have passed.

              The employees will have the right for a leave period for no more than three years to attend the care of every son.

              The employee in leave will keep only a preferential right to re-entry in a vacant in the same or similar category in relation with his position.

              Javier Gaspar

              Aree di attività

              • Arbitrato
              • Distribuzione
              • Franchising
              • Contenzioso
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                Spain – Distribution Agreements

                17 Maggio 2016

                • Spagna
                • Distribuzione

                We have seen in a previous post the advantages of mediation as an alternative dispute resolution method in franchise agreements. From there, what recommendations could we give to make better use of mediation? Although we will have to adapt them to each specific case, the following points could be very useful:

                1. Specifically foresee in the contract a mediation clause as an alternative dispute resolution method. Although the franchisee and franchisor can agree to mediate once the conflict arises without having reflected it in the contract, it will surely be more complicated to do so when both have already initiated the discrepancies. It is preferable, therefore, to do it before: it places the parties in a better predisposition, they will be able to choose the procedure in a better way, as well as the institution, the mediator, the formalities, etc.
                2. If the parties have agreed on a mediation agreement, this may be initiated at the request of only one of them, without having to re-reach an agreement.
                3. The mediation clause is also recommended, because once an application for the initiation of mediation has been agreed upon, the limitations period of the legal actions will be suspended until the termination of the mediation.
                4. By virtue of this agreement and having initiated the mediation, the courts will not be able to hear such controversies during the time in which the mediation takes place, provided that the interested party invokes it.
                5. In the clause, it is convenient to foresee some elements, such as what issues may be the subject of mediation (all or only some of them), the need or not of a previous negotiation, adequate deadlines to avoid that this procedure can be used to delay other ways, the applicable law to mediation and to the agreement reached with it, the competent jurisdiction for the adoption of precautionary measures, where appropriate, or the jurisdiction or arbitration to settle the dispute in case of failure of mediation.
                6. It is true that one of the principles of mediation is its voluntary nature. However, the existence of the clause and being obliged to attend at least one informative session before initiating any judicial procedure can convince of its advantages even the most reticent party.
                7. Include the mediation as an alternative dispute resolution method within the pre-contractual information that the franchisor must deliver to potential franchisees. Although the Spanish norm does not seem to expressly demand that reference be made, this seems an optimal moment to show transparency and the will to solve possible problems in an agile manner. It also predisposes the good understanding, cooperation and good faith of the franchised brand before the beginning of relations.
                8. Appropriately select the mediation institution to which to refer in case of conflict or foreseeing the best way to choose the most appropriate mediator. Currently there are many institutions or professionals that offer guarantees of impartiality. It may be relevant that it is a mediator with specific training, who facilitates the communication and confidence of the parties and, insofar as possible, who can fully understand the nature of the franchise. There are institutions in Spain such as the Signum Foundation (http://fundacionsignum.org/) or MediaICAM of the Madrid Bar Association (https://mediacion.icam.es) that can be good choices.

                On the topic of the importance of Mediation in Distribution Agreements, you can check out the recording our webinar “Mediation in International Conflicts”

                Bisogna prendere atto che il classico aforisma societas delinquere non potest è stato recentemente smentito da diverse legislazioni che hanno introdotto alcuni casi di responsabilità penale delle persone giuridiche.

                Senza entrare nell’analisi dei previgenti regimi legislativi, incentriamo questo articolo sul territorio spagnolo, soffermandoci sulla riforma del Codice Penale realizzata dalla Ley Orgánica 1/2015, ottimo  esempio di imputazione della responsabilità penale alle persone giuridiche. Le fonti essenziali da prendere in considerazione sono: (i) la norma per eccellenza , ossia l’art. 31 bis del Codice Penale spagnolo; (ii) i criteri stabiliti nella Circolare nº 1/2016 della Fiscalía General del Estado; (iii) alcune sentenze rilevanti, come le n° 154 e 221 del 2016 del Tribunal Supremo.

                Considerato quanto precede, focalizzeremo l’attenzione sulle più rilevanti misure societarie di prevenzione, che hanno lo scopo di annullare o quantomeno minimizzare il rischio che, in seguito alla commissione di un reato da parte di un dirigente e/o lavoratore,  la responsabilità penale possa essere imputata a una persona giuridica

                Dal punto di vista soggettivo, l’articolo 31 bis del Codice Penale spagnolo stabilisce che la persona giuridica è responsabile dei reati commessi da parte dei suoi rappresentanti legali o dei membri dell’organo dell’amministrazione, così come da parte di quelle persone che sono sottoposte all’autorità di questi soggetti.

                A tal proposito, è importante sottolineare che il secondo comma del medesimo articolo libera la persona giuridica dalla responsabilità penale se ha adempiuto ai seguenti obblighi:

                1. L’organo dell’amministrazione ha adottato ed eseguito modelli di organizzazione, gestione, vigilanza e controllo, al fine di prevenire la commissione di reati o ridurne in maniera significativa il rischio.
                2. La persona giuridica ha applicato i meccanismi necessari di supervisione del funzionamento del modello di prevenzione, senza omissioni o inottemperanze alle funzioni di vigilanza e controllo.

                Gli strumenti di prevenzione sono il frutto di uno studio dettagliato dell’impresa e delle sue esigenze specifiche. Così, affinché le misure di compliace non restino semplici strumenti astratti, è molto importante che esista un solido legame tra queste e la cultura organizzativa dell’impresa. In altre parole, le imprese devono applicare le misure adatte alla sua stessa organizzazione.

                Affinché il programma di compliance abbia esito, allora, dev’essere personalizzato e adattato all’impresa in questione, e deve includere sia i meccanismi che permettono all’impresa di prevenire le pratiche non desiderate, che gli strumenti necessari per individuare le pratiche di corruzione e rispondere tempestivamente.

                La Fiscalía General del Estado – attraverso una Circolare – ha fornito un’interpretazione autentica dell’articolo 31 bis del Codice Penale, precisando che quest’ultimo non istituisce una responsabilità diretta per le persone giuridiche, ma afferma che le persone giuridiche possono essere responsabili dei reati commessi dalle persone fisiche.

                Esiste, quindi, l’assoluta necessità che le persone giuridiche adottino una serie di decisioni che, seppur minime, evidenzino la sincera vocazione e volontà di prevenire e ostacolare, ove possibile, la commissione di reati da parte di qualunque lavoratore da cui possa derivare una “responsabilità penale”. È in questo ambito che ottiene una speciale rilevanza la nomina di un “compliance officer”, che dovrà disporre di un’indipendenza sufficiente per garantire l’efficacia della responsabilità che assume.

                Le sentenze del Tribunal Supremo menzionate in precedenza testimoniano come sarà necessario un po’ di tempo affinché i tribunali si pronuncino in senso conforme e configurino dei criteri uniformi che possano facilitare l’adozione delle misure da parte delle società. Al riguardo dobbiamo sottolineare che 7 dei 15 Magistrati del “Pleno” sentenza 154/2016 hanno espresso un voto difforme nel momento di fissare i requisiti esigibili per imputare o meno la responsabilità penale alle persone giuridiche. A titolo d’esempio, una delle decisioni su cui i Magistrati si sono divisi ha riguardato l’onere probatorio dei requisiti che liberano dalla responsabilità penale elencati dall’art. 31 bis: spetta all’accusa dimostrarne l’inesistenza o spetta all’impresa dimostrare di aver utilizzato gli strumenti adeguati e efficaci per prevenire i reati?

                Nel dubbio normativo e giurisprudenziale, a nostro parere l’unica conclusione chiara e uniforme che si può dedurre da quanto detto finora è la seguente. È di vitale importanza che l’organo dell’amministrazione delle imprese che realizzano attività particolarmente esposte al rischio di reati determini i criteri di compliance della migliore portata possibile.

                Otre a questi criteri bisognerebbe inoltre stabilire misure di condotta, codici etici e di buona condotta e un procedimento di controllo che rendano l’impresa adempiente rispetto agli obblighi previsti dalla legge. Ciò tutelerebbe dirigenti e organi di amministrazione rispetto a eventuali irregolarità e violazioni penali realizzate dai lavoratori.

                It is recommended that franchise agreements clearly foresee how to solve and deal with potential conflicts. The relationship between franchisor and franchisee may have some difficulty due, for example, to the absence of specific regulation of its content (at least in Spain) and to the fact that its elements are contained in different pieces of legislation. What I will say in these posts could also be useful for other distribution contracts, or in general collaboration agreements, although I will focus on franchising due to its special characteristics.

                Conflicts between franchisees and franchisors can cover multiple legal and commercial aspects: product supplies, brands, know-how, exclusivity and territory, non-competition, promotion and advertising, sales through the Internet … And all this, in a context in which, frequently, both parties want to maintain their collaboration and good relations.

                How to face, then, these potential conflicts? A first step is usually the direct negotiation between the parties and their advisers who have the task of being useful to them in this purpose. But this does not always end with a positive result. And the almost natural step if this happens is usually the beginning of a judicial procedure often preceded by a series of previous formal requirements.

                However, there is a way that, taking into account the characteristic elements of the franchise contract and the nature of possible conflicts, can be an excellent and privileged alternative method to solve them: mediation. Let’s see why:

                1. In mediation there is no third party that imposes its decision on the conflict. The franchisor and the franchisee solve it by themselves with the help of a professional (the mediator) who, in a neutral and independent way, uses their skills and specifically acquired knowledge (help in identifying the interests of the parties, active listening, legitimacy …) so that both can reach a consensus. The mediator does not advise (the parties can go with their respective advisors), it does not decide or sentence, but it helps that the parties find the solution that most satisfies both: they better than anyone else know the business, its evolution, the aspects perhaps not foreseen in the contract and the future that they want for themselves.
                2. Mediation is a harmonized mode of dispute resolution in the European Union through the Directive on certain aspects of mediation in civil and commercial matters. This allows the parties in different Member States to be familiar with it, therefore it is possible to foresee a unified system in contracts with international parties, and it will be easier to enforce the agreements reached.
                3. Mediation allows, therefore, to satisfy both parties better than the judicial alternative and with more creative solutions that a judge will never be able to apply. Unlike a legal proceeding where one usually wins and another loses, mediation can bring together the interests of franchisees and franchisors and, in this way, both obtain a better response. It allows a less belligerent and more friendly format that can be very useful since in many cases the disputes do not have too much entity to go to court, or refer to non-essential aspects of the relationship, or can be addressed from more global perspectives or with references to objective parameters. In addition, frequently, franchisees and franchisors want to continue maintaining their commercial relationship and, through mediation, resolved the conflict, this will be possible (unthinkable, however, if they had initiated a judicial confrontation).
                4. Mediation is, in principle, voluntary. At any time, the parties can abandon it even in those Member States or conflicts for which it may be mandatory to attend at least to the information session.
                5. It is a method that easily adapts to the characteristics of both parties: it is very flexible with the formalities, and the franchisor and the franchisee are who, with the help of the mediator, design a large part of the procedure to arrive at a solution being able to control its evolution. It also allows a solution that is much more adapted to their specific situation, provides more imaginative solution ideas, allows better dialogue, maintains the relationship, distinguishes facts from opinions or judgments, and allows the parties to return to their business saving energies that would otherwise be devoted to conflict management.
                6. It is a faster procedure than a trial, with a cost that can be assumed and controlled in advance.
                7. Mediation is confidential, so the publicity of the conflict is reduced, avoiding reputation costs or by extending to the rest of the network. What is treated in a mediation procedure cannot be disclosed even in a subsequent judicial proceeding.
                8. Both parties can arrive at a solution that will be binding for them. In addition, even if no agreement is reached, with the mediation the parties are in a better position to continue the relationship and resolve their problems: they have been able to present their points of view, they have been heard and have listened, they have opened dialogue channels, they have been able to show greater flexibility and, in short, they have improved their relations as a requirement to end the conflict and reach agreements.
                9. The degree of compliance with conflicts resolved through mediation is much higher than those imposed by a judge since the agreements are more satisfactory for them and it has been the parties themselves who have decided what to do.
                10. And finally, if the mediation has not worked, the possibility of claiming in the courts remains open.

                In Spagna il licenziamento viene classificato individuale o collettivo, a seconda del numero di lavoratori assoggettati a tale misura.

                L’articolo 51 dello Statuto dei Lavoratori considera “licenziamento collettivo” l’estinzione del rapporto di lavoro causata da motivazioni economiche, tecniche, organizzative o di produzione quando, nel periodo di novanta giorni, coinvolga: (i) almeno dieci lavoratori di un’impresa con meno di 100 dipendenti; (ii) il dieci per cento dei lavoratori in una impresa che abbia tra cento e trecento dipendenti; (iii) trenta lavoratori nelle imprese con più di trecento dipendenti.

                Il licenziamento potrà essere impugnato in sede giudiziale, entro 20 giorni lavorativi e potrà essere dichiarato legittimo (procedente), illegittimo (improcedente) o nullo.

                Il licenziamento si considera legittimo quando è confermato l’inadempimento da parte del lavoratore contestato dall’imprenditore nella comunicazione del licenziamento e sono stati soddisfatti i requisiti formali, quali (i) la comunicazione per iscritto al lavoratore; (ii) una sufficiente descrizione dei fatti che hanno determinato il licenziamento e (iii) l’indicazione della data a partire della quale il licenziamento sarà efficace.

                Sarà dichiarato illegittimo il licenziamento privo dei requisiti citati nel paragrafo precedente.

                Il licenziamento è nullo nei seguenti casi: (i) violazione dei diritti fondamentali o libertà pubblica; (ii) il lavoratore è una vittima di violenza di genere; (iii) salvo che si dimostri la giusta causa, nei casi di: lavoratrici incinte, con permesso di maternità, paternità o allattamento, o con riduzione della giornata lavorativa per curare un minore di dodici anni o una persona con una incapacità fisica, psichica o sensoriale.

                Nel caso in cui il licenziamento sia dichiarato illegittimo, l’imprenditore entro cinque giorni dovrà scegliere se reintegrare il lavoratore nel posto di lavoro (e pagargli le mensilità trascorse tra il licenziamento e la notificazione della sentenza, i cosiddetti salarios de tramitación) oppure pagargli l’indennità, il cui importo dipende dalla durata del rapporto, come si analizzerà di seguito. Nel caso in cui il lavoratore licenziato sia un rappresentante sindacale, la scelta tra le due opzioni spetterà al lavoratore e non all’imprenditore.

                Se il licenziamento è dichiarato nullo, l’imprenditore avrà l’obbligo di reintegrare il lavoratore nel posto di lavoro e potrà essere condannato al risarcimento dei danni assieme al pagamento delle mensilità trascorse tra il licenziamento e la notifica della sentenza.

                Come accennato in precedenza, l’indennità dovuta al lavoratore (alternativa al reintegro per i licenziamenti illegittimi) dipende dal momento in cui è iniziato il rapporto di lavoro.

                L’indennità da pagare nel caso del licenziamento di un lavoratore assunto dopo il 12 febbraio 2012, sarà pari a 33 giorni di retribuzione per ogni anno lavorato.

                Nel caso in cui il lavoratore licenziato sia stato assunto prima del 12 febbraio 2012, l’indennità verrà calcolata come segue:

                • per il periodo trascorso tra la firma del contratto e il 12 febbraio 2012, l’indennità è pari a 45 giorni di retribuzione per ogni anno di rapporto;
                • sarà pari a 33 giorni di retribuzione per ogni anno lavorato dopo il 12 febbraio 2012.

                In ogni caso l’indennità non potrà ammontare a più di 720 giorni di retribuzione, salvo il caso in cui, dal calcolo dell’indennità del periodo precedente il 12 febbraio 2012, risultasse un numero di giorni superiore a 720, nel quale l’indennità non potrà essere superiore a quarantadue mensilità.

                Inoltre è importante ricordare che l’indennità in caso di licenziamento è esente da qualunque imposta fino a 180.000 euro. Per la cifra superiore, la tassazione sarà parificata ai redditi di lavoro, con una riduzione del 30% nel caso di rapporto di lavoro terminato da almeno due anni.

                In Spagna i benefici che i lavoratori ricevono anno dopo anno, sebbene non siano inclusi nel contratto di lavoro, si consolidano. Pertanto l’impresa può eliminarli solamente seguendo il procedimento previsto per la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro disposte nel contratto di lavoro, disciplinato dall’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori.

                É importante distinguere tra il procedimento previsto nel caso in cui la modifica sia individuale o collettiva, in base al numero dei lavoratori soggetti alla misura da adottare.

                Affinché la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro si possa considerare collettiva, bisogna raggiungere i parametri quantitativi che stabilisce l’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori.

                La normativa spagnola esige che, in un periodo di novanta giorni, la modifica riguardi un numero di lavoratori che dipende dalle dimensioni dell’impresa che promuove la modifica.

                La prima soglia richiede che la misura adottata influenzi almeno dieci lavoratori in un’impresa con meno di 100 lavoratori; la seconda soglia richiede che il dieci per cento del numero dei lavoratori, in un’impresa che abbia tra cento e trecento lavoratori, sia soggetta a tale modifica; la modifica deve riguardare trenta lavoratori nelle imprese con più di trecento lavoratori.

                Come si è detto prima, il procedimento è differente nel caso in cui la modifica sostanziale sia individuale o collettiva.

                La modifica individuale può imporsi direttamente da parte dell’imprenditore sempre e quando si soddisfino i requisiti che esige la normativa, quali: (i) la comunicazione per iscritto; (ii) un preavviso di quindici giorni; (iii) la descrizione della causa della modifica, che potrà essere economica, tecnica, organizzativa o di produzione, e la relazione di questa con la competitività, con la produttività o con l’organizzazione tecnica o del lavoro nell’impresa.

                Dall’altro lato, quando la modifica è collettiva, raggiungendosi le soglie menzionate, la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro deve essere preceduta da una negoziazione tra l’imprenditore e i rappresentanti dei lavoratori per raggiungere un accordo, altrimenti la modifica sarà nulla.

                In questo caso, il procedimento è il seguente: (i) partecipazione alla negoziazione con i rappresentanti dei lavoratori, che non potrà avere una durata superiore a 15 giorni; (ii) notifica ai lavoratori soggetti alla modifica, una volta terminato il periodo di negoziazione, con o senza accordo. Il contratto collettivo può stabilire requisiti addizionali.

                Terminato il periodo di negoziazione, con o senza accordo, l’imprenditore deve notificare ai lavoratori soggetti alla modifica la sua decisione che avrà carattere esecutivo una volta trascorso il periodo di preavviso, che è di 15 giorni del caso della modifica collettiva e di 7 giorni nel caso di modifica individuale.

                Una volta divenuta esecutiva la misura adottata, il lavoratore ha le seguenti possibilità: (i) accettare la modifica; (ii) impugnare la modifica dinanzi al tribunale del lavoro nel termine di 20 giorni feriali; (iii) rescindere il contratto e ricevere un indennizzo equivalente a 20 giorni per anno di lavoro; (iv) chiedere la risoluzione del contratto innanzi al tribunale del lavoro (entro il termine di un anno), nel caso in cui il giudice abbia considerato la misura ingiustificata e l’impresa non riconosca al lavoratore le condizioni di lavoro precedenti con un indennizzo equivalente a 33 giorni per anno lavorato (con il limite di 24 mensilità).

                É possibile un decremento della retribuzione rispetto alla misura stabilita nel contratto collettivo, seguendo il procedimento previsto dall’articolo 82.3 dello Statuto dei Lavoratori, che costituisce un’eccezione alla regola dell’efficacia generale e implica una deroga in peius delle condizioni stabilite dal contratto collettivo.

                Affinché l’imprenditore possa derogare in peius il contratto collettivo è necessario soddisfare i seguenti requisiti: (i) che si verifichi una causa economica, tecnica, organizzativa o di produzione; (ii) l’esistenza di un accordo tra l’impresa e i rappresentanti dei lavoratori.

                La normativa menzionata considera che si manifesti una causa economica nel caso in cui dal risultato economico della società si deduca una situazione economica negativa, per esempio, in caso tale come l’esistenza di perdite attuali o previste, o in caso di diminuzione persistente del livello di incassi ordinari o delle vendite.

                In ogni caso, si considera che la diminuzione è persistente se durante due trimestri consecutivi il livello di incassi ordinari o delle vendite di ogni trimestre sia inferiore al livello registrato nello stesso trimestre dell’anno precedente.

                Concorrono cause tecniche quando si manifestano cambi nei mezzi o negli strumenti di produzione; si parla di cause organizzative quando si manifestano cambi nell’ambito dei sistemi e dei metodi di lavoro del personale o nel modo di organizzare la produzione, e di cause produttive quando si producono cambi nella domanda di prodotti o servizi che l’impresa pretende collocare nel mercato.

                Tra il processo di modifica sostanziale delle condizioni di lavoro, previsto dall’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori, e il procedimento di deroga in peius del contratto collettivo, stabilito dall’articolo 82.3 dello Statuto dei Lavoratori, esistono alcune differenze.

                In primo luogo, bisogna evidenziare che solamente ai cambi che implicano una modifica sostanziale delle condizioni di lavoro stabilite nel contratto di lavoro si può applicare il procedimento previsto dall’articolo 41 dello Statuto dei lavoratori, mentre tutte le variazioni delle condizioni di lavoro disciplinate dal contratto collettivo sono soggette al procedimento di deroga in peius ex articolo 82.3 dello Statuto dei Lavoratori.

                Un’altra importante differenza è la durata della misura adottata, che, nel procedimento previsto dall’articolo 41 dello Statuto dei Lavoratori, ha carattere indefinito; dall’altro lato, nel caso della deroga in peius, l’alterazione non può avere una durata superiore alla vigenza del contratto collettivo, dato che l’oggetto della modifica sono le condizioni di lavoro previste dal contratto collettivo e non dal contratto di lavoro.

                In conclusione, mentre la modifica sostanziale delle condizioni di lavoro previste dal contratto di lavoro può realizzarsi senza che si sia raggiunto un accordo con i rappresentanti dei lavoratori, nel caso della deroga in peius del contratto collettivo, l’accordo con questi ultimi è conditio sine qua non affinché la misura adottata sia valida.

                Based on our experience in many years advising and representing companies in the commercial distribution (in Spanish jurisdiction but with foreign manufacturers or distributors), the following are the six key essential elements for manufacturers (suppliers) and retailers (distributors) when establishing a distribution relationship.

                These ideas are relevant when companies intend to start their commercial relationship but they should not be neglected and verified even when there are already existing contacts.

                The signature of the contract

                Although it could seem obvious, the signature of a distribution agreement is less common than it might seem. It often happens that along the extended relationship, the corporate structures change and what once was signed with an entity, has not been renewed, adapted, modified or replaced when the situation has been transformed. It is very convenient to have well documented the relationship at every moment of its existence and to be sure that what has been covered legally is also enforceable y the day-to-day commercial relationship. It is advisable this work to be carried out by legal specialists closely with the commercial department of the company. Perfectly drafted clauses from a legal standpoint will be useless if overtaken or not understood by the day-to-day activity. And, of course, no contract is signed as a “mere formality” and then modified by verbal agreements or practices.

                The proper choice of contract

                If the signature of the distribution contract is important, the choice of the correct type is essential. Many of the conflicts that occur, especially in long-term relationships, begin with the interpretation of the type of relationship that has been signed. Even with a written text (and with an express title), the intention of the parties remains often unclear (and so the agreement). Is the “distributor” really so? Does he buy and resell or there are only sporadic supply relationships? Is there just a representative activity (ie, the distributor is actually an “agent“)? Is there a mixed relationship (sometimes represents, sometimes buys and resells)? The list could continue indefinitely. Even in many of the relationships that currently exist I am sure that the interpretation given by the Supplier and the Distributor could be different.

                Monitoring of legal and business relations

                If it is quite frequent not to have a clear written contract, it happens in almost all the distribution relationships than once the agreement has been signed, the day-to-day commercial activity modifies what has been agreed. Why commercial relations seem to neglect what has been written in an agreement? It is quite frequent contracts in which certain obligations for distributors are included (reporting on the market, customers, minimum purchases), but which in practice are not respected (it seems complicated, there is a good relationship between the parties, and nobody remembers what was agreed by people no longer working at the company…). However, it is also quite frequent to try to use these (real?) defaults later on when the relationship starts having problems. At that moment, parties try to hide behind these violations to terminate the contracts although these practices were, in a sort of way, accepted as a new procedure. Of course no agreement can last forever and for that reason is highly recommendable a joint and periodical monitoring between the legal adviser (preferably an independent one with the support of the general managers) and the commercial department to take into account new practices and to have a provision in the contractual documents.

                Evidences about customers

                In distribution contracts, evidences about customers will be essential in case of termination. Parties (mainly the supplier) are quite interested in showing evidences on who (supplier or distributor) procured the customers. Are they a result of the distributor activity or are they obtained as a consequence of the reputation of the trademark? Evidences on customers could simplify or even avoid future conflicts. The importance of the clientele and its possible future activity will be a key element to define the compensation to which the distributor will pretend to be eligible.

                Evidences on purchases and sales

                Another essential element and quite often forgotten is the justification of purchases to the supplier and subsequent sales by distributors. In any distribution agreement distributors acquire the products and resell them to the final customers. A future compensation to the distributor will consider the difference between the purchase prices and resale prices (the margin). It is therefore advisable to be able to establish the correspondent evidence on such information in order to better prepare a possible claim.

                Damages in case of termination of contracts

                Similarly, it would be convenient to justify what damages have been suffered as a result of the termination of a contract: has the distributor made investments by indication of the supplier that are still to be amortized? Has the distributor hired new employees for a line of business that have to be dismissed because of the termination of the contract (costs of compensation)? Has the distributor rented new premises signing long-term contracts due to the expectations on the agreement? Please, take into account that the Distributor is an independent trader and, as such, he assumes the risks of his activity. But to the extent he is acting on a distribution network he shall be subject to the directions, suggestions and expectations created by the supplier. These may be relevant to later determine the damages caused by the termination of the contract.

                The change in ownership of a company, of a working place or of an autonomous production unit will not extinguish by itself the employment relationship, and the new employer will be subrogated in the labour rights and obligations and in the Social Security obligations from the previous employer.

                Company Succession shall be considered to exist when the transmission affect to the economic entity which maintains his identity, understood as an organized grouping of resources which has the objective of pursuing an economic activity, whether or not that activity is central or ancillary.

                The transferor and the transferee shall be jointly and severally liable during three years for the labour obligations born beforehand the transmission and which had not been satisfied.

                The transferor and the transferee have to report to the legal representatives of the affected employees by the change in the ownership about the following:

                • Expected time of the transmission.
                • Reasons for the transmission.
                • Legal, economic and social consequences of the transmission to the employees.
                • Measures envisaged in relation to the employees.

                If there are no legal representatives of the employees the transferor and the transferee shall provide that information directly to the affected employees.

                Occupational risk prevention

                The law 31/1995 of Prevention of risks at the workplace has the objective of promote the security and the health of the employees’ through the application of measures and the development of the necessary activities to the prevention of risks derived from work.

                For that purpose, the Law establishes the general principles concerning the prevention of professional risks for the protection of the life and health.

                Under Spanish law a labour contract may be suspended by the following causes:

                • Mutual agreement of the Parties.
                • The legitimate causes consigned in the contract.
                • Temporary incapacity of the employee.
                • Maternity, paternity, risk during pregnancy, risk during breastfeeding, and adoption or family placement.
                • Military service.
                • Holding a representative public charge.
                • Deprivation of the liberty of the employee, as long as a condemnatory sentence does not exists.
                • Suspension from duties without pay for disciplinary reasons.
                • Temporary force majeure.
                • For economic, technical, organizational or production causes.
                • Forced leave of absence.
                • For exercising the right to strike.
                • Legal closing of the company.
                • For decision of the employee as a consequence of gender-based violence.

                The suspension of the contract exonerates the reciprocal obligations of working and remunerating the work.

                Leaves

                The leave can be voluntary or forced. The forced leave will give the right to return to the same workplace and to the computation of the seniority, this leave will be given cause by the designation or the election for a public charge which makes impossible to assist to the work. The readmission has to be applied on the following month since the cessation in the public charge.

                The employee with seniority in the company of one year has the right to ask and have the opportunity of having the voluntary leave for a period of time between four months and five years. This right is only possible if four years since the last leave have passed.

                The employees will have the right for a leave period for no more than three years to attend the care of every son.

                The employee in leave will keep only a preferential right to re-entry in a vacant in the same or similar category in relation with his position.

                Javier Gaspar

                Aree di attività

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