Contrattualistica internazionale e tutela dell’impresa

Nel corso di un webinar organizzato dalla Camera di Commercio di Treviso e Belluno, alla presenza di oltre 50 imprenditori e professionisti del nordest italiano, gli avvocati di Legalmondo, ho discusso insieme a Roberto Luzi Crivellini, Mattia dalla Costa e Ignacio Alonso una serie di tematiche legali centrali per chi lavora con l’estero.

Il focus è stato sui contratti: internazionali come redigerli, quando intervenire, quali rischi evitare.
Di seguito una sintesi dei principali temi emersi durante l’incontro.

È possibile (o consigliabile) lavorare senza un contratto scritto?

Molte PMI italiane ancora oggi scelgono di iniziare collaborazioni commerciali senza formalizzare accordi scritti, con l’idea di “restare liberi” o di “non irrigidire” i rapporti. Tuttavia, è emerso chiaramente che questa pratica è fortemente sconsigliata. Anche in assenza di un documento firmato, l’operazione commerciale è sempre un contratto dal punto di vista legale: lo si ricava  in modo implicito attraverso e-mail, appunti, comportamenti, messaggi e relazioni informali.

Questo “contratto diffuso” è molto più difficile da provare, e in caso di contenzioso può diventare una trappola. Non vi è certezza sulle condizioni pattuite, mancano riferimenti concreti sulla responsabilità, le garanzie, la qualità e le specifiche tecniche del prodotto o servizio. L’imprevedibilità è un nemico dell’impresa, soprattutto in ambito internazionale.

Ecco perché è sempre consigliabile regolare il rapporto commerciale con un buon contratto scritto.

Perché e quando coinvolgere un avvocato nella trattativa di un contratto internazionale?

Il coinvolgimento dell’avvocato è strategico, specialmente in due momenti fondamentali:

• all’inizio della trattativa, per impostare correttamente la strategia contrattuale, assumere informazioni sulla controparte e individuare i rischi principali;
• in seguito, per dare forma all’accordo commerciale, traducendo in linguaggio legale ciò che è stato discusso e concordato tra le parti.

Coinvolgere il legale solo alla fine, quando le trattative sono concluse, espone a errori difficilmente correggibili. Allo stesso tempo, anticiparne l’intervento troppo presto – quando le variabili sono ancora indefinite – può portare a una paralisi decisionale.

È fondamentale che l’avvocato sia specializzato sulla contrattualistica internazionale specifica e sia in grado di conoscere la normativa del paese straniero con cui si sta lavorando. Ad esempio, un contratto di distribuzione in Germania richiede competenze diverse da un contratto di fornitura in Cina o da una joint venture negli Stati Uniti.

Quali elementi non devono mancare in un contratto internazionale?

Il contratto internazionale non può essere un documento standard. Deve essere costruito su misura e contenere alcuni elementi imprescindibili, come ad esempio i seguenti:

• Clausole di responsabilità: chi risponde di cosa, con quali limiti?
• Gestione dei vizi e garanzie: quali sono le condizioni, le tempistiche e l’estensione della copertura?
• Specifiche tecniche: i documenti tecnici scambiati sono vincolanti o solo indicativi?
• Durata e risoluzione: come termina il contratto? Ci sono clausole di recesso? Spettano indennità (es. distributori integrati in Germania)?
• Modifica degli accordi: da concordare per iscritto e sottoscrivere da parte di chi ha poteri di firma.

È importante prevedere anche l’obbligo di aggiornamento del contratto nel tempo. Le relazioni cambiano, le prassi evolvono e gli adattamenti informali devono essere riflessi nel testo contrattuale, pena la perdita di coerenza tra forma e sostanza ed il rischio di non poter far valere i propri diritti quando necessario.

Quando costituire una società per entrare in un mercato estero?

Non è sempre indispensabile né sempre opportuno. La costituzione di una società è un passo che va compiuto solo quando:

• esiste un progetto imprenditoriale maturo;
• sono stati testati i distributori o sviluppate le vendite dirette con successo;
• c’è una visione strategica condivisa (es. con partner locali).
• è stato definito un business plan sostenibile.

In molti casi, è preferibile iniziare con modelli più flessibili: agenti, distributori, procacciatori. Solo in seguito, quando si desidera istituire una presenza stabile e controllata, si può valutare la creazione di una subsidiary o di una joint venture.

Attenzione anche ai rapporti tra soci: questi vanno regolati fin dall’inizio, per evitare conflitti o squilibri nella governance. Non basta costituire la società, ma serve decidere come funzionerà internamente per evitare futuri contenziosi e danni economici.

Come tutelarsi nella fase delle trattative precontrattuali?

La fase delle trattative preliminari è delicata e spesso trascurata ingiustamente in quanto può implicare responsabilità legali.

In questa fase è essenziale:

• utilizzare lettere di intenti (LOI) per cristallizzare principi guida e obiettivi comuni, senza creare obblighi contrattuali definitivi se non per aspetti limitati (esclusiva, legge, foro competente, riservatezza)
• firmare accordi di riservatezza (NDA) ben costruiti, che non solo tutelino la confidenzialità, ma impediscano usi impropri delle informazioni.

Molti errori derivano da LOI troppo vaghe (inutili) o troppo dettagliate (che creano vincoli inconsapevoli).

È utile inserire anche clausole di:

• non circonvenzione (non contattare clienti, fornitori, dipendenti dell’altra parte)
• divieto di uso alternativo delle informazioni (es. per sviluppare prodotti in autonomia o bypassare l’interlocutore).

Come verificare l’affidabilità delle controparti estere?

Soprattutto nei rapporti con paesi extra-UE come la Cina, è fondamentale effettuare due diligence approfondite, ad esempio:

• verificare l’esistenza e la registrazione della società (tramite registri ufficiali)
• controllare l’oggetto sociale: può realmente operare nel settore di interesse?
• identificare amministratori, soci e capitale sociale
• capire chi ha poteri di firma (amministratore singolo o congiunto).
• richiedere eventuali licenze (es. vendita di vino in Cina).
• verificare che i nomi “occidentalizzati” corrispondano a dati reali
• acquisire referenze commerciali.

Nei Paesi europei, seppure con alcune differenze, risulta più agevole acquisire informazioni tramite banche dati pubbliche.

È opportuno in ogni caso lavorare con agenti locali o consulenti esperti, per evitare di affidarsi a semplici apparenze o a informazioni ingannevoli (siti ben fatti, inglese fluente, ecc.).

Legge applicabile e risoluzione delle controversie

E’ sempre opportuno che il contratto internazionale contenga clausole di scelta della legge applicabile e dell’autorità competente a risolvere eventuali controversie.

Ad esempio, quando si lavora con agenti o distributori esteri, in mancanza di scelta diversa (o in mancanza di contratto) si applicheranno normalmente legge e foro del Paese della controparte, il che può comportare rischi e costi imprevisti.

La scelta più giusta non sempre e necessariamente coincide con legge e foro del proprio Paese ma dipende dalle circostanze del singolo caso. Normalmente non sono buone soluzioni la scelta di legge e foro di Paesi terzi rispetto alle parti, né la scelta dissociata (legge di un Paese e foro di un altro Paese).

L’arbitrato può essere consigliabile in alternativa al tribunale statale, soprattutto in alcune situazioni (v. ad es. contenzioso negli USA) e in casi dove non vi sono accordi sul riconoscimento reciproco delle sentenze.

I metodi di risoluzione alternativa delle controversie (come la mediazione) sono un utile strumento per risolvere le controversie in maniera veloce e poco costosa. Le parti mantengono il controllo della vertenza e possono raggiungere una definizione della disputa che consente loro di proseguire i loro rapporti commerciali.

Takeaways finali

• Il contratto scritto è uno strumento di tutela, non un vincolo: aiuta a gestire i rischi, chiarire le aspettative e prevenire contenziosi.Il momento del coinvolgimento dell’avvocato è cruciale: né troppo presto, né troppo tardi, ma strategicamente inserito nel processo di negoziazione.
• Ogni clausola ha un impatto reale: evitare modelli generici e scegliere soluzioni su misura, calibrate sul contesto.
• Le trattative informali devono essere protette con strumenti ad hoc (LOI, NDA) che limitino i rischi e tutelino le informazioni critiche.
• Costituire una società estera è una scelta strutturale, non un passo obbligato: va sostenuta da una reale visione di lungo termine.
• La verifica della controparte è un passaggio obbligato, soprattutto in contesti regolatori complessi e culturalmente distanti.
• Le scelte della legge applicabile al contratto e delle modalità di risoluzione delle controversie sono strategiche e vanno considerate in fase di trattativa con la dovuta attenzione e con l’assistenza di un legale esperto.