Per descrivere le trattative precontrattuali in Cina è necessario spendere qualche parola sulle differenze culturali, sulle abilità da utilizzare durante la fase negoziale e sulle tecniche di redazione dei contratti.
Tutti questi 3 punti sono importanti quando si avvia una negoziazione con una controparte straniera, ma lo sono ancor di più quando si contratta con una controparte cinese.
In primis è fondamentale fare conoscenza con la cultura cinese prima di cominciare le trattative, specialmente se l’altro contraente (come spesso accade) non è molto esperto nel commercio internazionale e solo in poche occasioni ha negoziato con uomini d’affari o consulenti stranieri.
È bene aver presente che un businessman cinese si siederà al tavolo delle trattative solo dopo aver instaurato un rapporto personale con l’altro contraente, basato sulla fiducia ed il rispetto reciproco.
Chi crede che si possa giungere alla stipula di un contratto importante con una semplice viaggio di un paio di giorni in Cina o, ancor peggio, a distanza, è molto distante dalla realtà. Serviranno diversi incontri, diversi pranzi di lavoro e qualche drink per rompere il ghiaccio e preparare il terreno per i discorsi d’affari. È probabile, perciò, che siano necessari diversi viaggi in Cina per concludere l’affare: la fretta è sempre una cattiva consigliera e i cinesi sono negoziatori molto pazienti.
Nell’era di Internet può accadere che gli accordi siano conclusi a distanza, tramite lo scambio digitale di proposta e accettazione: ciò è raro con una controparte cinese, e non è un caso che molto spesso gli accordi così conclusi siano quelli più insidiosi, che spesso nascondono vere e proprie truffe.
Meglio, allora, prepararsi a lunghi negoziati e, anche se il contratto è concluso, non sovrastimarne il valore. Se nei paesi occidentali l’accordo scritto è visto come il punto d’arrivo dei negoziati, come una sorta di Bibbia del rapporto d’affari, in Cina i contratti sono considerati come non più di una tappa – seppur importante – del rapporto: spesso, infatti, il contratto viene visto più come una mera lettera d’intenti orientativa che come un accordo vincolante.
Accade frequentemente che la controparte cinese richieda cambiamenti dopo la firma del contratto, o semplicemente disapplichi gli accordi presi con tanta fatica, accampando le motivazioni più varie: occorre essere consapevoli di questo atteggiamento e farsi trovare pronti a richieste di rinegoziare l’accordo o – soluzione preferibile – inserire sin dall’inizio clausole e procedure per adattare il testo contrattuale alle frequenti modifiche che potrebbero essere necessarie.
Prima di sedersi finalmente al tavolo delle trattative è meglio essere sicuri che sia presente un traduttore affidabile: spesso la vostra controparte non parlerà in inglese e si affiderà completamente al traduttore, che potrebbe rovinare lo svolgimento della discussione nel caso in cui non padroneggiasse correttamente la terminologia necessaria.
Inoltre è fondamentale essere pazienti e non perdere mai il controllo: non bisogna dimenticare che mentre la tradizione del mondo occidentale è quella di procedere in maniera lineare nelle trattative, passando ordinatamente da una clausola all’altra, in Cina si adotta spesso un approccio olistico, discutendo sempre il contratto nella sua integrità: può allora capitare di trovarsi a ridiscutere clausole su cui si era già trovato un accordo il giorno prima, senza alcuna motivazione specifica.
Occorre tenere a mente, infine, che i negoziatori cinesi non amano il confronto diretto e in caso di disaccordo difficilmente prendono posizioni nette sulle questioni oggetto di discussione: spesso un sì in realtà significa no, e “ci devo pensare” quasi sicuramente equivale ad un futuro diniego.
La linea di fondo non è diversa da quella che dovrebbe orientare tutte le negoziazioni contrattuali: trovare un accordo bilanciato, che soddisfi gli interessi di tutte le parti; iniziare le trattative con una bozza di contratto chiaramente sbilanciata a vostro favore non solo complicherà il negoziato, ma potrebbe addirittura comprometterlo sul nascere.