Con la aprobación de la Ley de Presupuestos del Estado para el 2018 (Balance de previsión del Estado para el año 2018 y balance para el trienio 2018-2020, L. 27 diciembre 2017, n. 205 publicada en el Boletín Oficial del Estado n. 302 del 29/12/2017) la facturación electrónica es obligatoria a partir del 1° de enero de 2019 para todos los sujetos sometidos a IVA.
Se discute sin embargo la viabilidad de dicha operación o si es necesario posponer la entrada en vigor de la nueva normativa.
La obligación de la factura electrónica vale sea en caso de venta de bienes que de prestación de servicios efectuada entre operadores IVA (operaciones B2B – Business to Business) sea en el caso en que la venta/prestación sea efectuada da un operador IVA a un consumidor final (operaciones B2C – Business to Consumer).
La emisión de facturas con modalidades distintas de la electrónica será considerada nula.
Están exonerados de las mencionadas disposiciones sólo los sujetos que actúan en “regime di vantaggio” previsto por el artículo art. 27 apartado 3 del Decreto Ley n. 98/11 y los que aplican el “regime forfettario” previsto por la ley n. 190/14.
Después de una primera fase reservada solamente a la facturación hacia la Administración Pública, se convierte en obligatoria la facturación entre empresas y hacia privados.
La facturación electrónica prevé la emisión de facturas estructuradas según un lenguaje estándar denominado formato XML (extensible Markup Language) firmado digitalmente por quien la emite, transmitidas mediante Sdl (Servicio de intercambio de la Agencia Tributaria) y conservadas obligatoriamente a fines fiscales solo en digital.
La factura electrónica se diferencia por lo tanto de una factura en papel solo por dos aspectos:
Tiene que ser necesariamente redactada utilizando un pc, un tablet, o un smartphone.
Tiene que ser transmitida electrónicamente a través del denominado Sistema de Intercambio (SdI) en caso contrario se considerará no emitida.
Las reglas para redactar, transmitir, recibir y conservar las facturas electrónicas se definen en la resolución n. 89757, del 30 de abril de 2018 publicada en la página web de la Agencia Tributaria.
La facturación electrónica es un sistema completamente digital de emisión y conservación de las facturas que no necesita un suporte en papel y por lo tanto permite ahorrar todos los costes relativos a la impresión, envío y conservación.
El envío de la Factura electrónica puede tener lugar mediante Correo Electrónico Certificado (PEC), mediante intermediario o portales web.
El SdI lleva a cabo controles en relación a la factura electrónica:
- Verifica que existan las informaciones mínimas obligatorias previstas por la ley.
- Verifica que los datos del IVA de proveedor o el C.F. del cliente resulten en el Registro Tributario.
- Verifica que haya sido escrita la dirección telemática.
- Verifica que haya coherencia entre los importes del imponible, tipo impositivo e IVA.
Si uno de los controles no resulta positivo el SdI “descarta” la factura. El “recibo de descarte” se transmite por el SdI a la dirección de Correo Electrónico Certificado o al mismo canal telemático (FTP – Protocolo de Transmisión del File o web service) del que ha recibido la factura electrónica.
Si los controles son positivos, el Sdl entrega la factura electrónica a la dirección telemática que lee en la factura y envía al sujeto que ha transmitido el file un “recibo de entrega”.
En el caso en que la casilla de Correo Electrónico Certificado o el canal telemático FTP o Web Service donde SdI prueba a entregar el file de la factura no fuesen activos, el SdI mete a disposición el duplicado de la factura en un área reservada y envía al sujeto que ha transmitido el file un recibo de imposibilidad de entrega. La factura se considera emitida por el proveedor pero no todavía definitivamente recibida a fines fiscales por el cliente.
En este caso es conveniente advertir al cliente a través de otros medios de la emisión de la factura.
Sea quien emite que quien recibe la factura electrónica está obligado a conservarla electrónicamente. La conservación electrónica no es la simple memorización en el ordenador. El proceso de conservación electrónica es normalmente suministrado por operadores privados certificados aunque la Agencia Tributaria pone a disposición un servicio de conservación electrónica.
En caso de inobservancia de la obligación de la emisión de la factura electrónica encuentran aplicación las sanciones previstas por el artículo 6 del Decreto Legislativo n. 417/97 que disponen una sanción administrativa de entre noventa y ciento ochenta por ciento del impuesto relativo al imponible no correctamente documentado o registrado en el curso del ejercicio.
Para las operaciones “transfronterizas” (factura de y hacia el extranjero) no existe la obligación de factura electrónica sino que es necesario efectuar una transmisión mensual de datos a la Agencia Tributaria antes del último día del mes sucesivo al de la data del documento emitido o al de la data de recibo del documento relativo a la operación.
La obligación de facturación electrónica aumenta las actividades de prevención de la evasión fiscal. Una obligación que tiene otras ventajas. A través de las facturas emitidas y transmitidas en modalidad digital se reducen no solo los cumplimientos por parte de la Administración Tributaria (generando ahorro de recursos públicos) sino también los márgenes de error en el ciclo de vida de las facturas, con importantes ahorro de tiempo y costes en el medio y largo periodo para empresas y profesionales.
El autor de este artículo es Giovanni Izzo.