Una vez convencidos de la utilidad de la mediación como método de solucionar conflictos entre franquiciador y franquiciado y tomada la decisión de incluir en los contratos una cláusula que la prevea, el último paso sería qué elementos debemos tener en cuenta a la hora de redactarla.
- La negociación previa. Parece recomendable que ambas partes se concedan la posibilidad de intentar resolver el problema con una negociación formal previa. La mediación no excluye el intento previo llevado a cabo por los interesados o sus abogados, no obstante, parece recomendable que se prevea contractualmente un plazo adecuado a las circunstancias. La experiencia demuestra que alargar demasiado esta fase puede producir como resultado que el conflicto se vaya agravando y resulte más complicado incluso acercarse a la mediación.
- La cláusula puede igualmente prever el lugar en el que la mediación se llevará a cabo. De nuevo en este punto las partes son libres. Es conveniente que éste sea preciso indicando la ciudad.
- El idioma en el que va a desarrollarse la mediación es facultad de las partes. No habrá dificultad en mediaciones en las que ambas partes usen el mismo idioma, pero es muy conveniente en contratos con partes que los tengan diferentes, o que pertenezcan a regiones o países con diferentes lenguas cooficiales. La redacción o firma del contrato en un idioma concreto no presupone que ese haya de ser el idioma de la mediación. Es un elemento a tener muy en cuenta también a la hora de solicitar un mediador que pueda usar dicho idioma en la institución de mediación elegida.
- El procedimiento puede decidirse igualmente por las partes. En particular, el número de sesiones, la duración máxima prevista, la participación de asesores, etc. Téngase en cuenta que la mayor o menor regulación permitirá evitar futuros conflictos al respecto, aunque también supondrá enmarcar más la libertad de las partes que, no obstante, permanecerán libres para modificar de común acuerdo lo pactado.
- El plazo de duración de la mediación puede igualmente contemplarse. Ello permitiría, por ejemplo, evitar que la mediación se alargue únicamente con fines estratégicos meramente procesales o para recabar información de la otra parte antes de iniciar un procedimiento, etc. Los mediadores profesionales, no obstante, son capaces de identificar estas maniobras teniendo la facultad también de poner ellos mismos fin a la mediación en caso de constatarlas.
- Elegir al mediador o a la institución de mediación es una elección importante. Las partes pueden ponerse de acuerdo sobre quién será su mediador, indicar en el contrato los elementos para elegirlo, o someterse directamente a una Institución de Mediación para que sea ésta quien lo designe conforme a sus propias reglas. Estas decisiones pueden ser alternativas (es decir, que las partes se pongan de acuerdo sobre el mediador y, en caso de falta de acuerdo, someterse a una institución que lo nombre), o pueden ser únicas. La designación de una Institución requiere que tenga la suficiente garantía de estabilidad (evitar designar instituciones de corta trayectoria o sin demasiada garantía de futuro), con un panel suficiente de mediadores en función de las características de la mediación (idioma, competencia, experiencia) y que permita la flexibilidad necesaria para su funcionamiento.
- Por último, es conveniente que la cláusula incluya una vía alternativa en caso de que la mediación no llegue a buen puerto bien porque las partes no llegan a un acuerdo, bien porque se retiran de la mediación. Recordemos que la mediación no cierra las puertas a que el conflicto sea resuelto mediante el recurso a la jurisdicción ordinaria o al arbitraje. Y en materia de arbitraje especializado en contratos de distribución el IDArb (https://www.idiproject.com/content/idarb-idi-arbitration-project) es una excelente opción.